Chuẩn hóa pháp lý dữ liệu nhân sự

Vì sao dữ liệu nhân sự cần được chuẩn hóa riêng

Bộ phận nhân sự quản lý nhiều thông tin có thể ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động: hồ sơ định danh, tài khoản ngân hàng, thông tin sức khỏe, kết quả đánh giá và dữ liệu chấm công. Những nhóm thông tin này có mục đích sử dụng, người được tiếp cận và yêu cầu bảo vệ khác nhau.

Nếu dùng một cách quản lý chung cho mọi hồ sơ, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin không cần thiết, chia sẻ rộng hơn nhu cầu hoặc chưa xác định được thời điểm phải xử lý dữ liệu. Chuẩn hóa riêng giúp bộ phận nhân sự biết cách áp dụng theo từng giai đoạn tuyển dụng, làm việc và nghỉ việc.

Giải quyết việc lưu giữ hồ sơ và nghĩa vụ xóa dữ liệu

Pháp luật có yêu cầu về xóa thông tin của ứng viên không được tuyển và dữ liệu của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, đồng thời có ngoại lệ theo thỏa thuận hoặc quy định pháp luật tương ứng. Doanh nghiệp cần đối chiếu từng nhóm hồ sơ với nghĩa vụ lưu giữ về lao động, kế toán, thuế và căn cứ sử dụng khác.

Quy định rõ thời hạn và căn cứ lưu giữ giúp doanh nghiệp tránh cả việc giữ thông tin không có cơ sở lẫn xóa nhầm tài liệu cần phục vụ nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết tranh chấp.

Những hoạt động cần được đánh giá trước khi triển khai

Chấm công bằng vân tay, nhận diện khuôn mặt, camera và phần mềm quản lý nhân viên cần được xem xét theo mục đích, phạm vi theo dõi, loại dữ liệu và cách thông báo. Doanh nghiệp cũng cần làm rõ những bên được truy cập thông tin khi thuê dịch vụ tuyển dụng, trả lương hoặc lưu trữ hồ sơ.

Đánh giá trước giúp doanh nghiệp biết nội dung phải thống nhất với người lao động và nhà cung cấp, đồng thời xác định yêu cầu cần giao cho bộ phận kỹ thuật khi cài đặt hệ thống.

Rủi ro khi hồ sơ nhân sự bị sử dụng hoặc chia sẻ không phù hợp

Việc gửi bảng lương cho quá nhiều người, lưu hồ sơ sức khỏe trong thư mục dùng chung hoặc dùng thông tin ứng viên cho mục đích khác có thể phát sinh phản ánh, khiếu nại. Nếu chưa có quy định và bằng chứng thực hiện, doanh nghiệp sẽ khó xác minh ai đã được tiếp cận, vì sao được sử dụng và cần khắc phục ở khâu nào.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ

Nên chuẩn hóa khi xây dựng lại hồ sơ nhân sự, mở thêm địa điểm làm việc, thay đổi cách chấm công hoặc đưa phần mềm mới vào sử dụng. Dịch vụ cũng phù hợp khi doanh nghiệp cần thống nhất cách xử lý thông tin giữa nhân sự, kế toán và quản lý, đặc biệt trong quá trình bàn giao khi nhân viên nghỉ việc.

Giá trị của việc kết hợp pháp luật lao động và bảo vệ dữ liệu

Tư vấn cần xử lý đồng thời căn cứ thu thập, quyền tiếp cận, thời hạn lưu và yêu cầu chứng minh trong quan hệ lao động. Justix đối chiếu những yêu cầu này để doanh nghiệp có tài liệu phù hợp với nghiệp vụ nhân sự, tránh phải sửa rời rạc từng biểu mẫu khi phát sinh tình huống.

Nhận đề xuất cho dữ liệu nhân sự

Gửi quy mô nhân sự, các công cụ chấm công, camera, phần mềm đang sử dụng và tài liệu cần rà soát. Justix sẽ đề xuất phạm vi cùng danh mục tài liệu bàn giao.

Công ty Luật TNHH Justix | 0372 717 888 | 0878 853 686 | info@justix.vn