Khi tuyển dụng công ty có được giữ bằng gốc căn cước hoặc yêu cầu đặt cọc không?

Doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động hoặc yêu cầu bảo đảm bằng tiền, tài sản để thực hiện hợp đồng lao động. Điều 17 Bộ luật Lao động quy định trực tiếp các hành vi bị cấm này. Không thể hợp thức hóa bằng tên “ký quỹ trách nhiệm” nếu bản chất vẫn là điều kiện để nhận hoặc tiếp tục việc làm. [L1]

Kiểm tra bản gốc khác với giữ bản gốc

HR có thể cần đối chiếu thông tin phù hợp yêu cầu công việc và hồ sơ tuyển dụng, nhưng việc xem để đối chiếu không phải quyền giữ vô thời hạn. Quy trình nên ghi rõ loại bản sao cần nộp, thời điểm kiểm tra và trả lại ngay giấy tờ gốc sau đối chiếu. Không nên yêu cầu nhân viên nộp bằng gốc đến khi nghỉ việc mới hoàn trả.

Ví dụ giả định: công ty tuyển kỹ thuật viên, yêu cầu nộp bằng đại học gốc “để tránh nghỉ ngang”. Mục đích giữ người này không làm thay đổi lệnh cấm tại Điều 17. Việc ký biên bản tự nguyện gửi giấy tờ cũng cần được xem theo hoàn cảnh và bản chất thực tế, không chỉ dựa vào từ “tự nguyện”.

Có tài sản giao cho nhân viên vẫn không được thu cọc tùy ý

Doanh nghiệp có thể lo nhân viên làm mất máy tính, dụng cụ hoặc tiền thu khách hàng. Cách quản lý phù hợp là xác định tài sản được giao, tình trạng, giá trị, quyền sử dụng, quy trình kiểm kê và trách nhiệm theo pháp luật. Điều 129, 130 điều chỉnh bồi thường khi có thiệt hại; không tạo quyền thu trước một khoản bảo đảm thực hiện hợp đồng lao động. [L1]

Tương tự, khấu trừ một phần lương mỗi tháng để lập quỹ bảo đảm nghỉ việc cũng phải được rà lại. Tiền lương phải được trả đầy đủ, đúng hạn; khấu trừ chỉ có căn cứ trong phạm vi luật định. Mẫu nội quy ghi sẵn chưa đủ để công ty giữ lại 10% lương của mọi nhân viên. [L1]

Khi tuyển dụng công ty có được giữ bằng gốc căn cước hoặc yêu cầu đặt cọc không?

Khắc phục hồ sơ đang giữ thế nào

Doanh nghiệp nên kiểm kê giấy tờ và khoản tiền đang giữ, xác định chủ thể, lập lịch trả cùng biên bản xác nhận. Nếu cần bản sao để hoàn thiện hồ sơ, thực hiện bằng cách phù hợp, không đặt việc trả giấy tờ phụ thuộc việc nhân viên chấp nhận một nghĩa vụ mới.

Nếu phát sinh tranh chấp tài sản thật sự, công ty cần lập yêu cầu riêng dựa trên giao nhận và thiệt hại. Người lao động cũng nên yêu cầu hoàn trả bằng văn bản, giữ chứng từ giao giấy tờ hoặc nộp tiền, và lựa chọn cơ chế giải quyết thích hợp nếu không được đáp ứng. Không cần chờ đến khi nghỉ việc mới phản ánh.

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên thu ngân có bắt buộc đặt cọc để chống thất thoát không? Không có ngoại lệ chung cho vị trí thu ngân đối với lệnh cấm bảo đảm thực hiện hợp đồng tại Điều 17.

Có được giữ giấy tờ đến khi bàn giao xong không? Doanh nghiệp cần yêu cầu bàn giao bằng quy trình hợp pháp, không dùng giấy tờ gốc làm công cụ ép thực hiện.

Justix hỗ trợ rà soát hồ sơ tuyển dụng, biên bản giao tài sản và phương án trả lại các khoản, giấy tờ đang được giữ không phù hợp. Liên hệ Justix