Dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân thường xuyên và hỗ trợ DPO

1. Vì sao doanh nghiệp cần tư vấn bảo vệ dữ liệu thường xuyên?

Hoàn thành hồ sơ đánh giá tác động hay ban hành chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân không có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn tất mọi nghĩa vụ về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Justix nhận thấy trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp liên tục phát sinh những thay đổi ví dụ như:

• Ký hợp đồng với nhà cung cấp phần mềm mới.
• Triển khai hệ thống CRM, quản trị nhân sự hoặc nền tảng AI.
• Thu thập thêm dữ liệu khách hàng cho sản phẩm mới.
• Chia sẻ dữ liệu với công ty mẹ hoặc đối tác ở nước ngoài.
• Thay đổi quy trình tuyển dụng, chấm công, lưu trữ thông tin.
• Tiếp nhận yêu cầu xóa, chỉnh sửa hoặc cung cấp dữ liệu.
• Phát sinh khiếu nại, yêu cầu giải trình hoặc vấn đề liên quan đến vi phạm dữ liệu cá nhân.

Mỗi thay đổi có thể làm phát sinh nghĩa vụ pháp lý mới hoặc yêu cầu cập nhật tài liệu đã xây dựng.

Trong khi đó, không phải doanh nghiệp nào cũng có một bộ phận pháp chế chuyên sâu về dữ liệu cá nhân.

Dịch vụ tư vấn thường xuyên của Justix giúp doanh nghiệp có một bộ phận chuyên nghiệp hỗ trợ chuyên môn trong quá trình vận hành, thay vì việc doanh nghiệp chỉ tìm đến luật sư khi cần lập hồ sơ hoặc khi đã phát sinh vấn đề.

2. Dịch vụ này dành cho ai?

Doanh nghiệp đã hoàn thiện hồ sơ tuân thủ ban đầu

Doanh nghiệp đã lập hồ sơ đánh giá tác động, chính sách và quy trình nhưng cần người hỗ trợ rà soát, cập nhật và duy trì hệ thống.

Doanh nghiệp có bộ phận DPO hoặc nhân sự bảo vệ dữ liệu nội bộ

Doanh nghiệp cần luật sư hỗ trợ những vấn đề chuyên môn phức tạp, rà soát hợp đồng, giải thích quy định và đưa ra ý kiến pháp lý.

Doanh nghiệp công nghệ và cung cấp phần mềm

Các đơn vị thường xuyên triển khai tính năng, thay đổi hệ thống, xử lý dữ liệu khách hàng hoặc ký hợp đồng với nhiều đối tác.

Doanh nghiệp FDI và công ty thành viên của tập đoàn

Các đơn vị có yêu cầu phối hợp giữa pháp luật Việt Nam, quy định của công ty mẹ và những quy trình quản trị dữ liệu nội bộ.

Doanh nghiệp chưa có đủ nguồn lực tổ chức bộ phận chuyên trách

Justix có thể tư vấn phương án tổ chức nhân sự, xác định nhiệm vụ và hỗ trợ chuyên môn. Trường hợp khách hàng muốn thuê nhân sự hoặc tổ chức thực hiện chức năng bảo vệ dữ liệu cá nhân, điều kiện pháp định và trách nhiệm từng bên phải được kiểm tra trước khi ký hợp đồng.

3. Phạm vi công việc Justix thực hiện

3.1. Tư vấn pháp luật và nghĩa vụ tuân thủ thường xuyên

• Giải đáp những vấn đề pháp lý phát sinh trong hoạt động xử lý dữ liệu.
• Đánh giá yêu cầu pháp luật đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc hoạt động mới.
• Tư vấn căn cứ xử lý dữ liệu, trách nhiệm của các bên và điều kiện chia sẻ dữ liệu.
• Thông báo những thay đổi pháp luật có liên quan trực tiếp đến phạm vi hoạt động của khách hàng.

3.2. Hỗ trợ bộ phận DPO và nhân sự phụ trách

• Tư vấn xây dựng kế hoạch tuân thủ.
• Hỗ trợ phân công trách nhiệm giữa các bộ phận.
• Hỗ trợ xây dựng biểu mẫu và quy trình thực hiện nghĩa vụ.
• Tư vấn xử lý những yêu cầu phức tạp của chủ thể dữ liệu.
• Tham gia các cuộc họp chuyên môn theo phạm vi và số giờ thỏa thuận.

3.3. Rà soát hợp đồng và nhà cung cấp

• Rà soát điều khoản bảo vệ dữ liệu trong hợp đồng dịch vụ.
• Kiểm tra phạm vi chia sẻ dữ liệu với nhà cung cấp.
• Đánh giá những điều khoản có thể phát sinh rủi ro pháp lý.
• Đề xuất nội dung sửa đổi hoặc bổ sung phụ lục bảo vệ dữ liệu.

3.4. Theo dõi hồ sơ và thay đổi hoạt động xử lý

• Rà soát những thay đổi ảnh hưởng đến hồ sơ đánh giá tác động.
• Tư vấn trường hợp cần cập nhật hồ sơ.
• Theo dõi danh mục hoạt động xử lý và các vấn đề pháp lý đang tồn đọng.
• Hướng dẫn đầu mối doanh nghiệp chuẩn bị thông tin phục vụ việc cập nhật.

3.5. Tư vấn pháp lý khi phát sinh yêu cầu hoặc sự cố

• Hướng dẫn tiếp nhận và phân loại yêu cầu của chủ thể dữ liệu.
• Tư vấn nghĩa vụ khi phát hiện dấu hiệu vi phạm.
• Đề xuất phương án phối hợp giữa pháp chế, công nghệ và người quản lý.
• Tư vấn bước xử lý tiếp theo hoặc đề xuất dự án chuyên biệt khi vượt quá phạm vi gói thường xuyên.

3.6. Báo cáo tuân thủ định kỳ

Tổng hợp các vấn đề đã tư vấn, công việc còn tồn đọng, thay đổi pháp lý đáng chú ý và những nội dung doanh nghiệp cần ưu tiên giải quyết.

Phạm vi không bao gồm: Đại diện giải quyết tranh chấp tại tòa án, kiểm thử an ninh mạng, trực xử lý sự cố 24/7, thực hiện toàn bộ hồ sơ đánh giá tác động mới hoặc các cuộc kiểm tra toàn hệ thống. Những hạng mục này được thỏa thuận riêng.

4. Khách hàng thường gặp vấn đề gì?

Đã lập hồ sơ nhưng không biết có phải cập nhật hay không.

Doanh nghiệp bổ sung phần mềm mới và thay đổi cách lưu trữ dữ liệu. Justix giúp đánh giá những thay đổi và xác định nghĩa vụ cập nhật tương ứng.

Pháp chế nội bộ không có chuyên môn sâu về dữ liệu cá nhân.

Nhân sự pháp chế có thể xử lý hợp đồng thương mại nhưng gặp khó khăn khi xác định vai trò kiểm soát, xử lý dữ liệu hoặc đánh giá điều khoản của nhà cung cấp công nghệ.

Công ty mẹ yêu cầu giải trình về tuân thủ.

Doanh nghiệp FDI cần giải thích chính sách nội bộ, hồ sơ, các biện pháp kiểm soát và sự phù hợp với pháp luật Việt Nam.

Các phòng ban triển khai hoạt động mới mà chưa hỏi pháp chế.

Bộ phận marketing sử dụng nền tảng quảng cáo hoặc nhân sự triển khai phần mềm quản lý mới. Justix hỗ trợ đánh giá vấn đề pháp lý trước khi hoạt động được đưa vào sử dụng.

5. Năng lực của Justix trong dịch vụ

Tư vấn pháp luật doanh nghiệp gắn với vận hành thực tế

Justix cung cấp các dịch vụ tư vấn hợp đồng, pháp chế doanh nghiệp và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Việc kết hợp những lĩnh vực này giúp Justix tiếp cận vấn đề dữ liệu trong bối cảnh giao dịch, hoạt động kinh doanh và trách nhiệm quản trị của doanh nghiệp.

Có kinh nghiệm tư vấn hợp đồng và chính sách dữ liệu cho nhiều doanh nghiệp

Justix đã tham gia tư vấn về hợp đồng và tài liệu bảo vệ dữ liệu cá nhân cho nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực như Công nghệ, Giáo dục, Logistics. Đây là kinh nghiệm phù hợp để phát triển hoạt động tư vấn về vai trò xử lý dữ liệu, trách nhiệm của nhà cung cấp và quản trị tài liệu pháp lý.

Kết hợp chuyên môn pháp lý và cố vấn công nghệ

Đội ngũ của Justix có sự tham gia của cố vấn chuyên môn về công nghệ thông tin và quản trị dữ liệu, hỗ trợ làm rõ các vấn đề liên quan đến hệ thống và hoạt động xử lý dữ liệu trong phạm vi công việc.

Phạm vi dịch vụ minh bạch

Khách hàng được xác định rõ số giờ, danh mục công việc, nhân sự phụ trách và sản phẩm bàn giao. Những công việc ngoài phạm vi phải được thống nhất trước khi triển khai.

6. Cam kết của Justix

Justix cam kết:

• Bảo mật thông tin và tài liệu khách hàng theo hợp đồng và quy định pháp luật.
• Phân công Luật sư/chuyên gia phụ trách, xác định rõ phạm vi trách nhiệm.
• Tư vấn trên cơ sở quy định pháp luật có hiệu lực và thông tin thực tế của doanh nghiệp.
• Nêu rõ những vấn đề chưa đủ cơ sở kết luận và tài liệu cần bổ sung.
• Báo cáo khối lượng công việc và kết quả thực hiện theo kỳ đã thỏa thuận.
• Thông báo trước những công việc vượt phạm vi và chi phí dự kiến.
• Hướng dẫn doanh nghiệp lưu giữ, cập nhật và kiểm soát các tài liệu pháp lý liên quan.