Dịch vụ DPO thuê ngoài – Cung cấp nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp

Dịch vụ DPO thuê ngoài – Cung cấp nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp

Giải pháp bố trí nhân sự chuyên môn phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân mà không cần xây dựng toàn bộ bộ phận chuyên trách nội bộ. Justix hướng tới cung cấp dịch vụ DPO thuê ngoài kết hợp chuyên môn pháp lý, hiểu biết công nghệ và phương pháp quản trị tuân thủ, với nhân sự và phạm vi nhiệm vụ được xác định rõ trong hợp đồng.

1. Doanh nghiệp cần nhân sự bảo vệ dữ liệu cá nhân, nhưng có nhất thiết phải tự tuyển dụng?

Bảo vệ dữ liệu cá nhân là hoạt động cần được duy trì thường xuyên, không chỉ thực hiện một lần khi lập hồ sơ đánh giá tác động.

Doanh nghiệp cần có người theo dõi nghĩa vụ pháp lý, rà soát các hoạt động xử lý mới, phối hợp với bộ phận công nghệ, tiếp nhận yêu cầu từ chủ thể dữ liệu và tham gia xử lý những vấn đề phát sinh.

Tuy nhiên, việc xây dựng bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ có thể gặp nhiều khó khăn:

• Khó tuyển dụng nhân sự có kinh nghiệm đồng thời về pháp luật, công nghệ và quản trị tuân thủ.
• Phải duy trì chi phí tuyển dụng, đào tạo, tiền lương và quản lý nhân sự.
• Khối lượng công việc chưa đủ để cần một chuyên gia toàn thời gian.
• Nhân sự pháp chế hiện tại đang đảm nhận nhiều mảng công việc khác.
• Doanh nghiệp cần chuyên môn phù hợp trong giai đoạn đầu nhưng chưa có kế hoạch xây dựng bộ phận riêng.

Giải pháp DPO thuê ngoài cho phép doanh nghiệp sử dụng nguồn lực chuyên môn bên ngoài để thực hiện những nhiệm vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân theo thỏa thuận, mà không nhất thiết phải tuyển dụng toàn bộ đội ngũ nội bộ.

Theo khoản 2 Điều 33 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, cơ quan, tổ chức có thể chỉ định nhân sự, bộ phận đủ điều kiện hoặc thuê tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Tuy nhiên, cần xác định nghĩa vụ thực tế đối với từng doanh nghiệp, bao gồm những trường hợp được áp dụng cơ chế miễn trừ theo Điều 38 của Luật.

2. Phạm vi công việc của nhân sự DPO do Justix cung cấp

Phạm vi nhiệm vụ được thiết kế dựa trên Điều 14 và Điều 16 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, điều kiện năng lực của bên cung cấp dịch vụ và thỏa thuận cụ thể với khách hàng.

2.1. Thực hiện vai trò đầu mối bảo vệ dữ liệu cá nhân

• Tiếp nhận, điều phối các vấn đề liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Phối hợp với ban lãnh đạo, pháp chế, nhân sự, công nghệ và bộ phận kinh doanh.
• Theo dõi các nghĩa vụ pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động.
• Tham gia các cuộc họp và đưa ra kiến nghị thuộc phạm vi công việc được giao.

2.2. Quản lý và theo dõi chương trình tuân thủ

• Rà soát tình trạng áp dụng chính sách và quy trình bảo vệ dữ liệu.
• Theo dõi danh mục hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Kiểm tra các vấn đề mới phát sinh liên quan đến mục đích xử lý, hệ thống và nhà cung cấp.
• Đề xuất biện pháp phòng ngừa và khắc phục rủi ro.

2.3. Quản lý hồ sơ đánh giá tác động

• Theo dõi tình trạng hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Theo dõi hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới.
• Nhận diện những thay đổi có thể phát sinh nghĩa vụ lập hoặc cập nhật hồ sơ.
• Phối hợp thu thập thông tin và thực hiện công việc hồ sơ theo phạm vi được giao.

2.4. Hỗ trợ thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu

• Tiếp nhận hoặc phối hợp tiếp nhận yêu cầu từ chủ thể dữ liệu.
• Phân loại yêu cầu và xác định nghĩa vụ pháp lý.
• Phối hợp với bộ phận có liên quan để xử lý.
• Theo dõi thời hạn, tiến độ và lưu giữ bằng chứng giải quyết yêu cầu.

2.5. Kiểm tra nhà cung cấp và hợp đồng liên quan

• Rà soát những vấn đề bảo vệ dữ liệu trong hợp đồng mới.
• Đánh giá nghĩa vụ của bên kiểm soát, bên xử lý dữ liệu và bên thứ ba.
• Đề xuất bổ sung điều khoản hoặc phụ lục bảo vệ dữ liệu.
• Theo dõi những nghĩa vụ liên quan đến việc chia sẻ và chuyển dữ liệu.

2.6. Phối hợp xử lý vi phạm và sự cố dữ liệu

• Tiếp nhận thông tin về dấu hiệu vi phạm.
• Đánh giá nghĩa vụ pháp lý và thời hạn cần thực hiện.
• Phối hợp với nhân sự kỹ thuật, pháp chế và người quản lý sự cố.
• Tham gia chuẩn bị biên bản, báo cáo hoặc thông báo theo quy định trong phạm vi được giao.
• Theo dõi việc khắc phục các vấn đề pháp lý sau sự cố.

Việc ứng cứu an ninh mạng, điều tra số và khôi phục hệ thống không mặc nhiên thuộc phạm vi của nhân sự DPO.

2.7. Đào tạo và hướng dẫn nhân viên

• Xác định nhu cầu đào tạo theo phòng ban.
• Tham gia xây dựng kế hoạch đào tạo.
• Phổ biến những yêu cầu pháp luật và quy trình nội bộ.
• Hỗ trợ giải đáp các tình huống liên quan đến dữ liệu trong công việc.

2.8. Báo cáo định kỳ cho ban lãnh đạo

• Tổng hợp hoạt động bảo vệ dữ liệu cá nhân trong kỳ.
• Thống kê các vấn đề đã tiếp nhận và xử lý.
• Theo dõi những nghĩa vụ chưa hoàn thành.
• Xác định vấn đề cần ban lãnh đạo phê duyệt hoặc chỉ đạo.
• Đề xuất kế hoạch công việc cho kỳ tiếp theo.

3. Những vấn đề khách hàng thường gặp

Không tuyển được nhân sự có chuyên môn phù hợp

Doanh nghiệp có nhu cầu bố trí nhân sự phụ trách nhưng tuyển dụng khó khăn hoặc chưa đủ nguồn lực duy trì một vị trí toàn thời gian.

Giải pháp: Xem xét sử dụng dịch vụ DPO thuê ngoài với nhân sự đáp ứng điều kiện và lịch làm việc phù hợp với nhu cầu.

Có DPO nội bộ nhưng người phụ trách quá nhiều công việc

Nhân sự pháp chế hoặc công nghệ đang kiêm nhiệm, khiến những công việc về hồ sơ, hợp đồng và rà soát hoạt động mới dễ bị tồn đọng.

Giải pháp: Sử dụng dịch vụ thuê ngoài để thực hiện một số nhiệm vụ được phân công, có cơ chế phối hợp và báo cáo rõ ràng.

Doanh nghiệp FDI cần đầu mối chuyên môn tại Việt Nam

Công ty mẹ có chính sách dữ liệu chung nhưng bộ phận tại Việt Nam cần giải thích và áp dụng yêu cầu pháp luật trong nước.

Giải pháp: Bố trí nhân sự chuyên môn phụ trách pháp luật Việt Nam, phối hợp với các đầu mối quản trị dữ liệu của tập đoàn.

Không có người theo dõi nghĩa vụ sau khi lập hồ sơ

Doanh nghiệp đã hoàn thiện hồ sơ nhưng liên tục thay đổi hệ thống, nhà cung cấp và hoạt động kinh doanh.

Giải pháp: Thiết lập lịch rà soát, danh mục công việc và cơ chế báo cáo định kỳ.

4. Năng lực của Justix

Nền tảng chuyên môn pháp lý doanh nghiệp

Justix hoạt động trong lĩnh vực tư vấn pháp lý doanh nghiệp, hợp đồng, tuân thủ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Các công việc này có liên hệ trực tiếp với những nhiệm vụ về rà soát hợp đồng, chính sách, trách nhiệm pháp lý và quản lý nghĩa vụ dữ liệu trong doanh nghiệp.

Có kinh nghiệm thực hiện công việc về dữ liệu cá nhân hệ

Justix đã thực hiện công việc tư vấn liên quan đến hợp đồng và chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam.

Kết hợp góc nhìn pháp lý và công nghệ

Justix có sự tham gia cố vấn chuyên môn về công nghệ thông tin và quản trị dữ liệu, phục vụ việc làm rõ những vấn đề liên quan đến hệ thống, luồng dữ liệu và trách nhiệm xử lý trong phạm vi chuyên môn.

Cung cấp dịch vụ trên cơ sở năng lực được thẩm định

Đối với dịch vụ DPO thuê ngoài, hồ sơ năng lực tổ chức và cá nhân được xác minh theo các điều kiện pháp luật áp dụng trước khi tiếp nhận nhiệm vụ.

Việc cung cấp nhân sự, phân công và cam kết thời lượng làm việc chỉ được thực hiện trong phạm vi nhân sự thực tế đáp ứng điều kiện và nguồn lực có thể bố trí.

5. Cam kết của Justix

• Cung cấp hồ sơ năng lực và thông tin nhân sự để khách hàng xem xét trước khi ký hợp đồng.
• Phân công rõ nhiệm vụ, phạm vi quyền hạn và đầu mối phối hợp.
• Thực hiện công việc theo kế hoạch, thời lượng và sản phẩm đã thỏa thuận.
• Bảo mật dữ liệu cá nhân, thông tin nội bộ và bí mật kinh doanh của khách hàng.
• Không sử dụng dữ liệu của khách hàng ngoài mục đích và phạm vi được phép.
• Theo dõi, ghi nhận và báo cáo những vấn đề tuân thủ thuộc phạm vi phụ trách.
• Thông báo và thống nhất phương án khi cần thay đổi nhân sự hoặc phạm vi dịch vụ.
• Bàn giao đầy đủ các công việc, tài liệu liên quan khi kết thúc hợp đồng.
• Thực hiện nghĩa vụ hoàn trả, xóa hoặc hủy dữ liệu theo quy định pháp luật và thỏa thuận.