Luật sư
Trần Việt Tùng
Luật sư điều hành
Dân sự & Doanh nghiệp
10 năm kinh nghiệm
Hợp đồng
Dịch vụ chuẩn hóa hệ thống hợp đồng cho doanh nghiệp
Justix rà soát và xây dựng bộ hợp đồng mẫu, phụ lục, chứng từ cùng hướng dẫn sử dụng cho doanh nghiệp.
Dịch vụ này dành cho
- Doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng có nội dung lặp lại với khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Doanh nghiệp có nhiều nhân viên, phòng ban hoặc chi nhánh cùng sử dụng mẫu.
- Doanh nghiệp thường gặp vướng mắc về thanh toán, nghiệm thu, thay đổi công việc hoặc trách nhiệm.
- Doanh nghiệp đang mở rộng hoạt động và muốn thống nhất hồ sơ trước khi áp dụng rộng.
Justix làm gì cho bạn
- 01
Khảo sát cách giao dịch đang thực hiện: Làm việc với các bộ phận liên quan để hiểu cách báo giá, chốt đơn, ký, cung cấp dịch vụ, thu tiền và lưu hồ sơ. Các lỗi hoặc vướng mắc đã xảy ra được tổng hợp để lựa chọn việc cần xử lý trước.
- 02
Rà soát bộ tài liệu hiện có: Kiểm tra mẫu đang dùng và một số hợp đồng thực tế trong phạm vi. Xác định nội dung có thể giữ, điều khoản cần sửa, mẫu còn thiếu và điểm không thống nhất giữa các tài liệu.
- 03
Xây dựng danh mục và bộ mẫu: Thống nhất mẫu theo từng loại giao dịch, vai trò và điều kiện áp dụng. Soạn hoặc sửa hợp đồng, phụ lục, báo giá, xác nhận đặt hàng, nghiệm thu, thay đổi và đối chiếu công nợ theo danh mục dự án.
- 04
Hướng dẫn lựa chọn và chỉnh sửa mẫu: Chỉ rõ thông tin phải điền, điều khoản cần phê duyệt và trường hợp cần xin ý kiến pháp lý. Doanh nghiệp có căn cứ để phân quyền sử dụng, thay vì để mỗi người tự quyết định.
- 05
Hoàn thiện quy trình quản lý hợp đồng: Xác định bước đề nghị, góp ý, phê duyệt, ký và lưu phiên bản. Hướng dẫn các giấy tờ cần tạo trong quá trình thực hiện để hồ sơ được theo dõi từ đầu.
- 06
Hướng dẫn sử dụng và hoàn thiện khi áp dụng thử: Tổ chức bàn giao, giải thích cách dùng cho nhân sự liên quan và tiếp nhận phản hồi trong phạm vi dự án. Các tình huống chưa phù hợp được trao đổi để điều chỉnh trước khi chốt bộ tài liệu.
Bạn nhận được gì
- Báo cáo rà soát và danh sách vấn đề cần ưu tiên xử lý.
- Danh mục bộ mẫu, mục đích và điều kiện sử dụng từng tài liệu.
- Hợp đồng, phụ lục và chứng từ đã hoàn thiện trong phạm vi dự án.
- Hướng dẫn điền thông tin, chỉnh sửa điều khoản và xin phê duyệt.
- Quy trình phối hợp, quản lý phiên bản và lưu hồ sơ hợp đồng.
- Buổi hoặc tài liệu hướng dẫn sử dụng theo kế hoạch bàn giao.
Quy trình làm việc
- 1
Khảo sát và xác định vấn đề
Doanh nghiệp cung cấp mẫu hiện có và tình huống thường gặp. Justix trao đổi với đầu mối và các bộ phận được chọn để xác định nhu cầu chuẩn hóa.
- 2
Chốt danh mục và kế hoạch
Hai bên thống nhất nhóm giao dịch, tài liệu bàn giao, thứ tự ưu tiên, người góp ý, người phê duyệt và lịch thực hiện.
- 3
Xây dựng bộ mẫu và hướng dẫn
Justix soạn hoặc sửa tài liệu, đối chiếu nội dung giữa hợp đồng, chứng từ và cách thực hiện. Doanh nghiệp phản hồi thông tin thương mại và vận hành.
- 4
Hướng dẫn và áp dụng thử
Nhân sự được hướng dẫn chọn mẫu, điền thông tin và xử lý ngoại lệ. Hai bên tổng hợp phản hồi từ các giao dịch được chọn để hoàn thiện.
- 5
Bàn giao và quản lý phiên bản
Chốt bộ tài liệu, xác định người giữ bản gốc và nguyên tắc cập nhật. Phạm vi hỗ trợ sau bàn giao được ghi rõ trong thỏa thuận.
Bạn cần chuẩn bị
- Bộ hợp đồng, phụ lục, báo giá và biểu mẫu đang sử dụng trong nhóm giao dịch cần chuẩn hóa.
- Một số hợp đồng đã ký và hồ sơ thực hiện để đối chiếu cách dùng thực tế.
- Mô tả sản phẩm, dịch vụ, khách hàng, nhà cung cấp và cách thanh toán.
- Những lỗi, khiếu nại hoặc vướng mắc thường gặp khi ký và thực hiện hợp đồng.
- Quy định hiện có về người ký, người phê duyệt, người quản lý và nơi lưu hồ sơ.
Thời gian
Tiến độ phụ thuộc số nhóm giao dịch, danh mục tài liệu và thời gian các bộ phận góp ý. Justix lập kế hoạch riêng cho việc khảo sát, xây dựng, phản hồi, áp dụng thử và bàn giao.
Chi phí
Từ 20.000.000 đồng cho một dự án chuẩn hóa. Báo giá cụ thể phụ thuộc nhóm giao dịch, số mẫu, tình trạng tài liệu, ngôn ngữ và phạm vi hướng dẫn. Hai bên chốt danh mục bàn giao, số vòng góp ý, thời gian áp dụng thử và hỗ trợ sau dự án trước khi triển khai.
Cách Justix tính phíCó bộ mẫu phù hợp và biết cách sử dụng
Khi nhiều nhân viên cùng làm hợp đồng, một mẫu tốt vẫn cần hướng dẫn áp dụng. Nếu mỗi người giữ một bản, tự sửa điều khoản hoặc chỉ quan tâm đến lúc ký, doanh nghiệp dễ phải xử lý lại cùng một vấn đề trong nhiều giao dịch.
Dịch vụ chuẩn hóa hệ thống hợp đồng giúp doanh nghiệp thống nhất tài liệu và cách sử dụng theo từng nhóm giao dịch. Justix xem cả hợp đồng, báo giá, phụ lục, biên bản và quy trình phê duyệt. Bộ tài liệu được thiết kế theo cách doanh nghiệp bán hàng, cung cấp dịch vụ, nghiệm thu và thu tiền.
Sau khi hoàn thiện, người dùng cần biết chọn mẫu phù hợp, điền thông tin, nhận diện trường hợp phải xin ý kiến và lưu đúng phiên bản. Đây là phần việc được xác định ngay trong kế hoạch chuẩn hóa.
Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp
Việc chuẩn hóa thường cần thiết khi sai sót lặp lại ở nhiều hợp đồng hoặc các phòng ban chưa có cách sử dụng tài liệu thống nhất.
Mỗi nhân viên giữ một mẫu khác nhau
Mẫu mới đã sửa nhưng chi nhánh hoặc nhân viên vẫn dùng bản cũ. Người quản lý khó xác định doanh nghiệp đang cam kết theo điều kiện nào và bản nào được phép sử dụng.
Giao dịch giống nhau nhưng lần nào cũng sửa từ đầu
Kinh doanh và Ban giám đốc phải xem lại những điều khoản quen thuộc. Những trường hợp có thể xử lý bằng mẫu chưa được phân biệt với giao dịch cần luật sư xem riêng.
Có hợp đồng nhưng thiếu chứng từ khi thu tiền
Điều kiện thanh toán yêu cầu xác nhận hoàn thành, nghiệm thu hoặc đối chiếu. Nhân viên chưa có biểu mẫu, chưa biết ai ký và khi nào phải lập, nên kế toán phải đi bổ sung sau.
Nhân viên chưa rõ quyền được sửa điều khoản
Để chốt giao dịch, nhân viên có thể đồng ý thêm quyền lợi, kéo dài thanh toán hoặc thay trách nhiệm. Doanh nghiệp cần hướng dẫn phần nào được điều chỉnh và phần nào phải trình phê duyệt.
Bộ mẫu chưa theo kịp hoạt động mới
Doanh nghiệp mở chi nhánh, thêm sản phẩm, thay cách bán hoặc hợp tác với nhóm đối tác mới. Mẫu hiện có có thể chưa phản ánh đủ công việc và trách nhiệm phát sinh.
Bắt đầu từ bộ hợp đồng doanh nghiệp đang dùng
Gửi Justix các mẫu hiện có và những vấn đề thường khiến nhân viên phải hỏi lại, sửa lại hoặc bổ sung giấy tờ. Chúng tôi sẽ trao đổi để đề xuất danh mục cần chuẩn hóa, thứ tự ưu tiên, thời gian và phí dự án.
Hotline: 0372 717 888. Email: info@justix.vn.
Câu hỏi thường gặp
Đã có mẫu hợp đồng thì có phải làm lại toàn bộ không
Không nhất thiết. Justix rà soát để xác định phần giữ được, phần cần sửa và tài liệu còn thiếu. Danh mục được thống nhất sau khi xem bộ mẫu và cách sử dụng.
Dự án bao gồm bao nhiêu mẫu
Số lượng và tên từng tài liệu được ghi trong đề xuất và hợp đồng dịch vụ. Mức phí tham khảo không mặc định bao gồm số mẫu không giới hạn hoặc mọi loại giao dịch của doanh nghiệp.
Có thể dùng một mẫu cho mọi khách hàng không
Có thể dùng phần chung cho các giao dịch tương đồng. Những nhóm có phạm vi, cách thanh toán hoặc trách nhiệm khác nhau cần được xem xét để tách mẫu hoặc phụ lục. Hướng dẫn sẽ nêu trường hợp sử dụng.
Bộ tài liệu có gồm giấy tờ phục vụ thu tiền không
Có khi được đưa vào danh mục, như xác nhận hoàn thành, nghiệm thu, đối chiếu công nợ hoặc thông báo thanh toán. Nội dung được xây dựng phù hợp với điều kiện trong hợp đồng.
Nhân viên có được hướng dẫn sử dụng không
Có theo kế hoạch dự án. Nội dung tập trung vào chọn mẫu, điền thông tin, kiểm tra trước ký, xin phê duyệt và lưu hồ sơ. Số buổi, bộ phận tham gia và hình thức hướng dẫn được thống nhất trước.
Sau bàn giao Justix có cập nhật bộ mẫu không
Phạm vi cập nhật được xác định trong hợp đồng hoặc dịch vụ tiếp theo. Doanh nghiệp nên phân công người quản lý bản gốc và kiểm tra lại khi thay đổi sản phẩm, cách bán, điều kiện giao dịch hoặc quy định liên quan.
Đội ngũ phụ trách
Thạc sĩ Luật
Nguyễn Phúc Mạnh
Trưởng Phòng Pháp chế & Hợp đồng
Tư vấn doanh nghiệp, hợp đồng
10 năm kinh nghiệm
Luật gia
Trần Thanh Nhàn
Trưởng phòng Giấy phép & Thủ tục
Sở hữu trí tuệ & Doanh nghiệp
6 năm kinh nghiệm
Cần luật sư cho vấn đề của bạn?
Trao đổi với luật sư Justix để biết hướng giải quyết, thời gian và chi phí trước khi quyết định.