Mẫu hợp đồng dịch vụ

Justix chia sẻ mẫu hợp đồng dịch vụ bằng file Word (.docx) dành cho doanh nghiệp, tổ chức thuê đơn vị khác thực hiện công việc có trả phí. Mẫu gồm 14 điều, có thể điều chỉnh theo dịch vụ cụ thể và phương thức phối hợp của các bên. Người sử dụng cần điền các nội dung để trống, lựa chọn phương án điều khoản và rà soát lại toàn bộ hợp đồng trước khi ký.

Mẫu hợp đồng dịch vụ này phù hợp với trường hợp nào?

Mẫu được xây dựng cho quan hệ cung ứng dịch vụ thông thường giữa các doanh nghiệp hoặc tổ chức, chẳng hạn dịch vụ tư vấn quản trị, nghiên cứu, thiết kế, vận hành hoặc hỗ trợ chuyên môn. Theo Điều 513 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là thỏa thuận theo đó một bên thực hiện công việc và bên sử dụng dịch vụ trả tiền.

Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ mang tính thương mại, cần đối chiếu thêm Luật Thương mại và quy định riêng của ngành. Mẫu này chưa được thiết kế thành hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ pháp lý, hợp đồng xây dựng hay mẫu hợp đồng bắt buộc đối với một ngành kinh doanh có điều kiện.

Cách điền mẫu hợp đồng dịch vụ

1. Thông tin các bên và thẩm quyền ký kết

Điền đầy đủ tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện, chức vụ, thông tin liên hệ và tài khoản thanh toán của từng bên. Đối chiếu người ký với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ hoặc văn bản ủy quyền. Nếu người ký theo ủy quyền, cần xác định rõ thời hạn và phạm vi ủy quyền.

2. Phạm vi công việc và kết quả phải bàn giao (Điều 1 và Điều 2)

Đây là phần cần hoàn thiện trước khi thống nhất giá. Mô tả tên dịch vụ, từng hạng mục, khối lượng, tiêu chuẩn chất lượng và kết quả phải bàn giao. Nếu công việc gồm nhiều giai đoạn, có thể đưa danh mục chi tiết vào phụ lục hoặc đơn đặt hàng dẫn chiếu đến hợp đồng.

Ví dụ giả định: doanh nghiệp thuê bên cung cấp xây dựng 04 quy trình vận hành. Phụ lục nên ghi tên từng quy trình, nội dung tối thiểu, định dạng file bàn giao, số vòng góp ý và tiêu chí xác định đã hoàn thành. Cụm từ chung như “tư vấn và hỗ trợ theo nhu cầu” khó làm căn cứ xác định khối lượng công việc phát sinh.

3. Thời hạn thực hiện, bàn giao và nghiệm thu (Điều 3)

Điền ngày bắt đầu, mốc hoàn thành từng giai đoạn, thời hạn bên thuê cung cấp thông tin và kênh bàn giao. Khoản 3.5 của mẫu dự kiến thời gian kiểm tra, phản hồi là 05 ngày làm việc. Đây là thời hạn được đặt trong mẫu để các bên lựa chọn, không phải thời hạn nghiệm thu mặc định cho mọi loại dịch vụ theo pháp luật.

Các bên cần thống nhất ai có quyền xác nhận nghiệm thu, tiêu chí từ chối nghiệm thu, thời hạn khắc phục, cách xử lý lỗi chỉ phát hiện sau khi nghiệm thu và chứng cứ điện tử dùng để xác nhận bàn giao.

4. Phí dịch vụ, chi phí phát sinh và thanh toán (Điều 4)

Ghi tổng phí bằng số và bằng chữ; xác định phí đã gồm hay chưa gồm thuế giá trị gia tăng. Nếu thanh toán nhiều đợt, nêu rõ số tiền hoặc tỷ lệ từng đợt, mốc phát sinh nghĩa vụ thanh toán, thời hạn chuyển khoản và hồ sơ kèm theo như hóa đơn, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành công việc.

Đối với chi phí ngoài phí dịch vụ như đi lại, lưu trú, bản quyền, nền tảng hoặc khoản trả cho bên thứ ba, cần quy định loại chi phí nào đã gồm trong giá và khoản nào phải được phê duyệt trước. Tỷ lệ các đợt thanh toán phải thống nhất với tổng giá trị hợp đồng.

5. Trách nhiệm phối hợp và sử dụng nhà thầu phụ (Điều 5 đến Điều 7)

Bên thuê nên chỉ định người có thẩm quyền phản hồi và phê duyệt yêu cầu. Bên cung cấp cần có trách nhiệm báo cáo tiến độ, bảo quản hồ sơ, cảnh báo sớm các vướng mắc và chỉ giao phần việc trọng yếu cho bên thứ ba theo điều kiện đã thỏa thuận. Nếu dịch vụ yêu cầu nhân sự chủ chốt, nên xác định chức danh hoặc tiêu chí năng lực trong phụ lục.

6. Bảo mật, dữ liệu cá nhân và quyền đối với kết quả công việc (Điều 8 và Điều 9)

Nếu bên cung cấp tiếp cận thông tin mật, hồ sơ khách hàng hoặc dữ liệu nhân sự, hai bên cần thống nhất quyền truy cập, mục đích sử dụng, biện pháp bảo vệ, cơ chế thông báo sự cố và việc hoàn trả hoặc xử lý tài liệu sau khi kết thúc. Khi một bên thực hiện hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân cho bên kia, có thể cần phụ lục xử lý dữ liệu với nội dung phù hợp vai trò và hoạt động thực tế theo pháp luật đang áp dụng.

Điều 9 của mẫu có hai phương án về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng kết quả đầu ra. Các bên phải lựa chọn phương án áp dụng, ghi rõ phạm vi chuyển giao hoặc giấy phép sử dụng, đồng thời phân biệt tài sản trí tuệ có sẵn của bên cung cấp với sản phẩm được tạo riêng theo hợp đồng.

7. Vi phạm, chấm dứt và giải quyết tranh chấp (Điều 10 đến Điều 14)

Trước khi ký, cần kiểm tra mức phạt vi phạm, căn cứ yêu cầu bồi thường, giới hạn trách nhiệm, thời hạn khắc phục, trường hợp được tạm ngừng hoặc chấm dứt và công việc phải bàn giao khi hợp đồng kết thúc. Các tỷ lệ, thời hạn đặt trong dấu ngoặc vuông của mẫu là nội dung để đàm phán.

Điều 14.3 đưa ra hai phương án giải quyết tranh chấp: Tòa án có thẩm quyền hoặc trọng tài tại VIAC. Khi ký, các bên cần xác định cơ chế phù hợp và xóa phương án không được lựa chọn. Nếu có yếu tố nước ngoài, cần rà soát thêm thẩm quyền, ngôn ngữ hợp đồng, luật áp dụng và khả năng thi hành.

Hồ sơ nên lưu kèm hợp đồng

• Báo giá, đề nghị dịch vụ hoặc đơn đặt hàng đã được xác nhận.
• Phụ lục mô tả công việc, tiêu chuẩn đầu ra, tiến độ và đầu mối phụ trách.
• Email hoặc văn bản phê duyệt thay đổi phạm vi, giá hoặc thời hạn.
• Biên bản bàn giao, nghiệm thu, tài liệu đề nghị thanh toán và hóa đơn.
• Văn bản ủy quyền của người ký hoặc người phê duyệt nếu có.

Rà soát và chuẩn hóa hợp đồng dịch vụ tại Justix

Đối với doanh nghiệp sử dụng hợp đồng thường xuyên, Justix có thể rà soát bộ mẫu hiện có, xác định điều khoản chưa phù hợp với cách cung ứng dịch vụ, sửa hợp đồng và phụ lục, xây dựng biểu mẫu nghiệm thu và hướng dẫn nhân sự sử dụng theo từng nhóm giao dịch. Phạm vi công việc được xác định trong dịch vụ chuẩn hóa hệ thống hợp đồng cho doanh nghiệp.