Không ký hợp đồng dịch vụ nhưng đã hoàn thành công việc, có đòi được tiền không?

Không ký hợp đồng dịch vụ bằng văn bản vẫn có thể yêu cầu khách hàng thanh toán, nếu giao dịch được xác lập hợp pháp và bên cung cấp chứng minh được công việc đã thực hiện cùng nghĩa vụ trả tiền của khách hàng. Theo Điều 74 Luật Thương mại năm 2005, hợp đồng dịch vụ thương mại có thể được xác lập bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu hình thức riêng.

Tuy nhiên, khi không có hợp đồng ký tên, việc đòi tiền thường phức tạp hơn do các bên có thể tranh cãi về phạm vi công việc, mức phí, người có quyền đặt dịch vụ hoặc thời điểm phải thanh toán. Doanh nghiệp cần tập hợp chứng cứ theo trình tự giao dịch thay vì chỉ dựa vào hóa đơn hoặc các tin nhắn yêu cầu trả tiền.

1. Không ký hợp đồng dịch vụ có làm mất quyền yêu cầu thanh toán?

Điều 385 Bộ luật Dân sự năm 2015 xác định hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Theo Điều 119 của Bộ luật này, giao dịch dân sự có thể được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể; giao dịch qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ thương mại, khoản 1 Điều 74 Luật Thương mại năm 2005 cũng thừa nhận ba hình thức xác lập hợp đồng nêu trên.

Như vậy, bản hợp đồng giấy có chữ ký của hai bên không phải điều kiện bắt buộc đối với mọi giao dịch dịch vụ.

Một doanh nghiệp có thể tiếp nhận yêu cầu của khách hàng qua email, gửi báo giá, nhận xác nhận triển khai, hoàn thành công việc và bàn giao kết quả mà không ký một văn bản có tên là “Hợp đồng dịch vụ”. Những tài liệu và hành vi này có thể được xem xét để xác định liệu các bên đã đạt được thỏa thuận có hiệu lực hay chưa.

Tuy nhiên, khoản 2 Điều 74 Luật Thương mại quy định trường hợp pháp luật yêu cầu hợp đồng dịch vụ phải lập thành văn bản thì phải tuân thủ yêu cầu đó. Chẳng hạn, hợp đồng dịch vụ pháp lý của luật sư có quy định riêng về hình thức tại Điều 26 Luật Luật sư.

Vì vậy, trước khi yêu cầu thanh toán, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất dịch vụ và quy định áp dụng, không mặc nhiên kết luận mọi thỏa thuận miệng đều có hiệu lực.

2. Làm thế nào chứng minh hai bên đã giao kết hợp đồng?

Khi khách hàng phủ nhận việc thuê dịch vụ, vấn đề đầu tiên không phải là chứng minh đã bỏ ra bao nhiêu công sức, mà là chứng minh khách hàng đã đề nghị hoặc chấp thuận việc cung cấp dịch vụ.

Có thể kiểm tra giao dịch thông qua ba giai đoạn.

Giai đoạn đề nghị cung cấp dịch vụ

Những tài liệu thường có giá trị là thư yêu cầu báo giá, tài liệu mô tả công việc, yêu cầu tư vấn, tin nhắn giao việc hoặc email mời triển khai dự án.

Ví dụ, doanh nghiệp A gửi email cho đơn vị B yêu cầu xây dựng bộ tài liệu nhận diện thương hiệu và đề nghị báo phí. Email này có thể là căn cứ về nhu cầu sử dụng dịch vụ, nhưng chưa đủ để kết luận A đã chấp thuận một mức giá cụ thể.

Giai đoạn chấp thuận giao dịch

Doanh nghiệp cần tìm tài liệu thể hiện việc khách hàng chấp thuận báo giá, đồng ý phạm vi công việc hoặc yêu cầu triển khai theo các điều kiện đã trao đổi.

Sự chấp thuận có thể thể hiện qua email, tin nhắn hoặc hành vi thực tế. Tuy nhiên, một thông báo mang tính thăm dò hoặc đề nghị chỉnh sửa báo giá không nhất thiết là sự chấp thuận giao kết hợp đồng.

Theo Điều 400 Bộ luật Dân sự năm 2015, thời điểm giao kết hợp đồng được xác định theo phương thức giao kết và các điều kiện pháp luật quy định. Việc xác định thời điểm này có ý nghĩa đối với phạm vi nghĩa vụ, điều kiện thanh toán và thời hiệu giải quyết tranh chấp.

Giai đoạn thực hiện thỏa thuận

Các tài liệu như biên bản họp triển khai, xác nhận tiến độ, yêu cầu chỉnh sửa sản phẩm hoặc việc khách hàng sử dụng kết quả công việc có thể củng cố chứng cứ về quan hệ dịch vụ.

Chẳng hạn, nếu khách hàng yêu cầu đơn vị thiết kế chỉnh sửa mẫu quảng cáo nhiều lần, sau đó đưa mẫu đã hoàn thiện vào sử dụng, các email trao đổi và tài liệu sử dụng thực tế có thể giúp chứng minh giao dịch.

Dù vậy, hành vi sử dụng kết quả không đương nhiên chứng minh khách hàng đã đồng ý với mọi khoản phí mà bên cung cấp yêu cầu.

3. Đã hoàn thành công việc nhưng khách hàng không xác nhận nghiệm thu thì sao?

Một tình huống phổ biến là doanh nghiệp đã bàn giao kết quả, nhưng khách hàng không ký biên bản nghiệm thu hoặc cho rằng công việc chưa hoàn thành.

Cần kiểm tra hợp đồng hoặc thỏa thuận thực tế để xác định việc nghiệm thu có phải điều kiện phát sinh nghĩa vụ thanh toán hay không.

Nếu các bên đã thỏa thuận thanh toán sau khi khách hàng xác nhận hoàn thành công việc, nhà cung cấp phải chứng minh điều kiện đó đã được đáp ứng hoặc xác định căn cứ pháp lý để xử lý khi khách hàng không hợp tác.

Đối với dịch vụ thương mại, Điều 85 Luật Thương mại quy định nghĩa vụ thanh toán của khách hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng. Điều 87 quy định trường hợp không có thỏa thuận và không có thói quen thanh toán giữa các bên thì thời hạn thanh toán là thời điểm việc cung ứng dịch vụ hoàn thành.

Quy định này đặc biệt đáng lưu ý khi hai bên đã thống nhất dịch vụ và mức phí nhưng chưa quy định rõ ngày thanh toán.

Tuy nhiên, không nên áp dụng Điều 87 để bỏ qua những điều kiện nghiệm thu hoặc thanh toán mà các bên thực sự đã thỏa thuận.

Doanh nghiệp cần phân biệt:

Nếu khách hàng không ký nghiệm thu, doanh nghiệp nên gửi văn bản tổng hợp công việc đã hoàn thành, kết quả đã bàn giao và đề nghị xác nhận hoặc nêu rõ nội dung chưa đạt yêu cầu.

Việc khách hàng không phản hồi có thể là một tình tiết cần đánh giá, nhưng không mặc nhiên đồng nghĩa với việc đã nghiệm thu, trừ khi có căn cứ theo thỏa thuận và pháp luật áp dụng.

4. Những chứng cứ nào cần chuẩn bị để đòi tiền khi không có hợp đồng?

Theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015, bên yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền lợi phải cung cấp chứng cứ chứng minh yêu cầu của mình có căn cứ, trừ những trường hợp pháp luật quy định khác.

Trong tranh chấp phí dịch vụ không có hợp đồng ký tên, doanh nghiệp nên lập hồ sơ theo năm nhóm chứng cứ.

Giá trị chứng minh không nằm ở số lượng tài liệu đơn thuần. Quan trọng hơn là khả năng liên kết các tài liệu để làm rõ ai đã giao việc, giao việc gì, giá bao nhiêu, bên cung cấp đã thực hiện đến đâu và phần tiền nào chưa được thanh toán.

Email và tin nhắn Zalo có được sử dụng làm chứng cứ không?

Có thể, nếu đáp ứng các điều kiện pháp luật về chứng cứ.

Điều 8 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Điều 9 quy định điều kiện để thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản; Điều 11 quy định việc sử dụng thông điệp dữ liệu làm chứng cứ.

Bên cạnh đó, Điều 94 và Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 quy định về nguồn chứng cứ và việc xác định chứng cứ, trong đó có dữ liệu điện tử.

Doanh nghiệp nên lưu giữ email gốc, tệp đính kèm, lịch sử trao đổi, thời điểm gửi nhận và thông tin nhận diện người tham gia. Đối với tin nhắn trên ứng dụng, cần lưu cả bối cảnh cuộc trò chuyện thay vì chỉ chụp một câu xác nhận riêng lẻ.

Nếu dữ liệu điện tử bị tranh chấp về tính xác thực, có thể cần thực hiện các biện pháp xác minh phù hợp. Ảnh chụp màn hình hoặc bản in email không đương nhiên được công nhận là chứng cứ quyết định trong mọi vụ việc.

Hóa đơn có đủ để chứng minh khách hàng nợ tiền không?

Hóa đơn là tài liệu quan trọng nhưng không nên được xem là chứng cứ duy nhất.

Nếu chỉ có hóa đơn do bên cung cấp tự phát hành, trong khi khách hàng phủ nhận đã đặt dịch vụ hoặc cho rằng công việc chưa được hoàn thành, doanh nghiệp vẫn cần chứng cứ bổ sung.

Hóa đơn sẽ có giá trị hỗ trợ rõ hơn khi được đối chiếu với báo giá, email chấp thuận, sản phẩm bàn giao, các lần thanh toán trước đó và nội dung khách hàng xác nhận.

5. Không có thỏa thuận rõ về giá dịch vụ thì xác định khoản tiền phải trả thế nào?

Việc không ký hợp đồng thường dẫn đến tranh cãi về giá.

Nếu hai bên có báo giá đã được chấp thuận hoặc lịch sử giao dịch thể hiện đơn giá, doanh nghiệp cần ưu tiên kiểm tra những tài liệu đó.

Trường hợp không có thỏa thuận về giá, phương pháp xác định giá hoặc chỉ dẫn khác, Điều 86 Luật Thương mại quy định giá dịch vụ được xác định theo giá của loại dịch vụ đó trong điều kiện tương tự, xét đến phương thức cung ứng, thời điểm, thị trường địa lý, phương thức thanh toán và các điều kiện liên quan.

Quy định này không có nghĩa doanh nghiệp được tự lựa chọn mức giá cao nhất trên thị trường.

Ví dụ giả định: Công ty A yêu cầu Công ty B thiết kế 10 mẫu quảng cáo nhưng không ký báo giá cuối cùng. B đã hoàn thành công việc, A tiếp nhận và sử dụng 8 mẫu. Khi tranh chấp phát sinh, B cần chứng minh phạm vi công việc được A chấp thuận, số mẫu đã bàn giao, mức giá đã trao đổi và giá trị phần dịch vụ thực tế.

Nếu hai bên chưa thống nhất được giá, có thể phải xem xét giá của dịch vụ tương tự trong điều kiện tương ứng. Việc A sử dụng 8 mẫu không tự động chứng minh nghĩa vụ thanh toán cho cả 10 mẫu với đơn giá do B đơn phương xác định.

Doanh nghiệp cũng cần tách bạch khoản phí dịch vụ, chi phí phát sinh, lãi chậm thanh toán và khoản bồi thường thiệt hại. Mỗi khoản có điều kiện yêu cầu và chứng cứ khác nhau.

6. Cách yêu cầu thanh toán khi khách hàng phủ nhận hợp đồng

Doanh nghiệp không nên bắt đầu bằng việc gửi ngay một thư đòi nợ chỉ ghi tổng số tiền. Cần chuẩn bị hồ sơ đủ rõ để bên nhận có thể xác định giao dịch và nghĩa vụ.

Bước 1. Lập bảng tổng hợp giao dịch

Tập hợp toàn bộ yêu cầu công việc, báo giá, thư xác nhận, kết quả thực hiện và số tiền khách hàng đã thanh toán.

Nếu đã hợp tác nhiều dự án, nên tách từng dự án để tránh nhầm lẫn giữa khoản còn nợ và khoản đang được quyết toán.

Bước 2. Xác định chính xác bên có nghĩa vụ trả tiền

Doanh nghiệp cần kiểm tra người giao việc thuộc pháp nhân nào, họ có thẩm quyền giao kết hoặc đại diện hay không và khách hàng thực tế là doanh nghiệp hay cá nhân.

Một nhân viên sử dụng email doanh nghiệp để trao đổi công việc không đương nhiên có quyền ràng buộc doanh nghiệp đối với mọi giao dịch. Ngược lại, việc giao dịch qua nhân viên cũng không tự động loại trừ trách nhiệm của doanh nghiệp.

Cần xem xét thẩm quyền đại diện, quá trình doanh nghiệp xác nhận hoặc thực hiện giao dịch và các tình tiết khác theo Bộ luật Dân sự.

Bước 3. Gửi văn bản xác nhận công việc và đối chiếu công nợ

Văn bản nên trình bày rõ phạm vi công việc, kết quả đã bàn giao, căn cứ xác định phí, các khoản đã thanh toán và khoản còn lại.

Nếu khách hàng không đồng ý, yêu cầu họ phản hồi cụ thể về hạng mục công việc, chất lượng hoặc số tiền đang tranh chấp.

Bước 4. Gửi yêu cầu thanh toán chính thức

Khi có đủ căn cứ xác định khoản tiền đến hạn, doanh nghiệp có thể gửi công văn yêu cầu thanh toán, kèm tài liệu chứng minh và thời hạn phản hồi hợp lý.

Nếu xác định được hành vi chậm thanh toán, có thể xem xét yêu cầu tiền lãi theo thỏa thuận và Điều 306 Luật Thương mại hoặc quy định khác phù hợp với quan hệ pháp luật.

Bước 5. Cân nhắc thương lượng hoặc khởi kiện

Khi khách hàng thừa nhận đã sử dụng dịch vụ nhưng tranh cãi về số tiền, thương lượng dựa trên bảng đối chiếu và hồ sơ thực hiện có thể là phương án phù hợp.

Trường hợp khách hàng phủ nhận hoàn toàn giao dịch hoặc không hợp tác, cần đánh giá chứng cứ, thời hiệu, thẩm quyền giải quyết và khả năng thu hồi trước khi khởi kiện.

Đặc biệt, không nên nhầm lẫn giữa điều kiện hiệu lực của hợp đồng dịch vụ và điều kiện tồn tại của thỏa thuận trọng tài. Theo Điều 16 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, thỏa thuận trọng tài phải được xác lập bằng văn bản hoặc hình thức tương đương được luật công nhận. Không thể mặc nhiên đưa tranh chấp ra trọng tài chỉ vì hai bên đã có quan hệ cung cấp dịch vụ.

7. Thời hiệu khởi kiện đòi phí dịch vụ là bao lâu?

Đối với tranh chấp thương mại thuộc phạm vi áp dụng của Luật Thương mại, Điều 319 quy định thời hiệu khởi kiện về nguyên tắc là hai năm kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ ngoại lệ luật định.

Đối với tranh chấp hợp đồng dân sự thuộc phạm vi áp dụng của Bộ luật Dân sự, Điều 429 quy định thời hiệu khởi kiện là ba năm kể từ ngày người có quyền biết hoặc phải biết quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị xâm phạm.

Doanh nghiệp cần xác định quan hệ pháp luật cụ thể trước khi áp dụng thời hiệu, nhất là khi giao dịch được thực hiện bởi cá nhân cung cấp dịch vụ độc lập hoặc các bên có yếu tố nước ngoài.

Ngoài ra, cần kiểm tra thời điểm phát sinh nghĩa vụ trả tiền, sự kiện bắt đầu lại thời hiệu và các tình tiết khác có ảnh hưởng đến việc tính thời hiệu. Không nên mặc nhiên cho rằng mọi email nhắc nợ đều làm thời hiệu bắt đầu lại.

8. Khi nào nên thuê luật sư để thu hồi phí dịch vụ?

Doanh nghiệp có thể tự gửi bảng đối chiếu và yêu cầu thanh toán khi khách hàng còn hợp tác, không tranh chấp về người giao việc, khối lượng hoặc mức phí.

Luật sư nên được tham gia khi thiếu tài liệu xác nhận giao kết, người giao việc bị phủ nhận thẩm quyền, khách hàng không xác nhận kết quả hoặc số tiền tranh chấp đáng kể so với chi phí giải quyết.

Đối với những trường hợp này, Công ty Luật TNHH Justix có thể rà soát hồ sơ giao dịch, đánh giá tính hợp pháp và giá trị chứng minh của tài liệu, xác định khoản phí có căn cứ yêu cầu và xây dựng phương án xử lý.

Tùy nhu cầu, kết quả công việc có thể là báo cáo đánh giá chứng cứ, bảng xác định khoản yêu cầu, văn bản yêu cầu thanh toán, phương án thương lượng hoặc hồ sơ khởi kiện.

Đối với giao dịch được thực hiện qua email, tin nhắn hoặc nhiều lần giao việc riêng lẻ, việc sắp xếp hồ sơ trước khi yêu cầu thanh toán có ý nghĩa quyết định. Doanh nghiệp cần chứng minh được sự thỏa thuận và quá trình thực hiện, thay vì chỉ chứng minh rằng mình đã bỏ thời gian hoặc chi phí để cung cấp dịch vụ.