Trích xuất camera khi có tranh chấp: cung cấp dữ liệu thế nào?

Khi xảy ra mất tài sản, tai nạn tại nơi làm việc hoặc tranh chấp với khách hàng, hình ảnh camera thường là tài liệu đầu tiên doanh nghiệp kiểm tra. Tuy nhiên, bản ghi có thể chứa hình ảnh của nhân viên, khách hàng và những người không liên quan. Doanh nghiệp cần xác định người yêu cầu có quyền nhận dữ liệu hay không, đoạn hình ảnh nào cần cung cấp và cách lưu lại việc trích xuất.

Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, việc cung cấp, chuyển giao và lưu trữ dữ liệu cá nhân phải có căn cứ phù hợp. Đối với hình ảnh camera dùng làm tài liệu trong vụ án dân sự, doanh nghiệp còn cần quan tâm đến nguồn gốc bản ghi và việc bảo quản dữ liệu gốc.

1. Những trường hợp doanh nghiệp thường phải trích xuất camera

Yêu cầu trích xuất camera có thể phát sinh từ hoạt động quản lý nội bộ hoặc từ người bên ngoài. Trước khi cho phép tải tệp, người quản lý cần làm rõ mục đích và tư cách của người yêu cầu.

Bảng trên là trình tự rà soát nội bộ do Justix đề xuất. Quyền nhận bản ghi trong từng vụ việc phải được đánh giá theo quy định pháp luật và thông tin cụ thể của người yêu cầu.

2. Doanh nghiệp được cung cấp hình ảnh camera cho ai?

Cung cấp cho người có hình ảnh trong bản ghi

Điểm a khoản 2 Điều 15 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định việc cung cấp dữ liệu cho chính chủ thể dữ liệu theo yêu cầu phù hợp với pháp luật và thỏa thuận, đồng thời đặt ra giới hạn khi việc cung cấp có thể xâm phạm quyền, lợi ích của người khác theo các trường hợp luật định.

Vì vậy, khi một khách hàng đề nghị nhận video tại quầy giao dịch, doanh nghiệp nên yêu cầu họ xác định ngày, giờ, vị trí và sự việc liên quan. Nếu bản ghi xuất hiện nhiều khách hàng khác, có thể xem xét cung cấp đoạn đã che thông tin nhận dạng của người không liên quan, cung cấp ảnh chụp phạm vi hẹp hoặc bố trí xem tại chỗ. Phương án cụ thể phụ thuộc vào quyền của người yêu cầu và nội dung hình ảnh.

Trước khi cung cấp, cần xác minh danh tính người yêu cầu bằng phương thức phù hợp. Không nên yêu cầu khách gửi ảnh căn cước qua kênh công khai nếu có thể xác minh bằng cách ít thu thập dữ liệu hơn.

Cung cấp theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền

Điểm b khoản 2 Điều 15 và điểm đ khoản 1 Điều 17 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân cho phép các trường hợp cung cấp, chuyển giao theo quy định pháp luật, trong đó có chuyển giao theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Doanh nghiệp cần kiểm tra cơ quan yêu cầu, cán bộ tiếp nhận, căn cứ, phạm vi hình ảnh và hình thức bàn giao.

Trường hợp cơ quan có thẩm quyền đề nghị cung cấp gấp để giải quyết sự việc, nhân sự tiếp nhận nên báo ngay người được doanh nghiệp phân quyền, bảo quản bản ghi và phối hợp thực hiện theo yêu cầu hợp pháp. Nếu việc giao nhận diễn ra trực tiếp, cần lập biên bản ghi rõ dữ liệu đã bàn giao. Không tự tạo thêm điều kiện trái với yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.

Cung cấp cho bên còn lại trong tranh chấp

Việc một người tuyên bố đang tranh chấp với doanh nghiệp hoặc với nhân viên của doanh nghiệp chưa đủ để xác định họ được quyền nhận toàn bộ dữ liệu camera. Điều 15 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu xem xét căn cứ cung cấp cho tổ chức, cá nhân khác; Điều 19 quy định các trường hợp xử lý không cần sự đồng ý, nhưng việc áp dụng phải phù hợp với điều kiện cụ thể.

Ví dụ, nếu hai khách hàng tranh chấp về va chạm ở bãi xe, doanh nghiệp có thể chủ động giữ lại đoạn hình ảnh liên quan, xác minh yêu cầu và đề nghị các bên cung cấp văn bản từ cơ quan giải quyết tranh chấp khi cần. Tránh gửi nguyên tệp ghi hình của cả ca làm việc cho một bên chỉ vì người đó yêu cầu qua điện thoại.

3. Trích xuất hình ảnh để làm chứng cứ cần lưu ý gì?

Khoản 2 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự (văn bản hợp nhất được công bố năm 2024) quy định điều kiện về tài liệu kèm theo để xác định chứng cứ đối với tài liệu nghe được, nhìn được, trong đó có văn bản trình bày hoặc xác nhận về xuất xứ tài liệu theo trường hợp tương ứng. Khi dự kiến dùng video trong vụ kiện dân sự, doanh nghiệp nên chuẩn bị được thông tin nguồn gốc, quá trình trích xuất và người quản lý bản ghi.

Về nghiệp vụ, bộ phận kỹ thuật cần giữ nguyên tệp gốc trong hệ thống khi có thể, tạo bản sao phục vụ việc bàn giao, ghi đúng mốc thời gian hiển thị và tên camera. Nếu đồng hồ hệ thống sai, phải ghi rõ sai lệch đã phát hiện. Không chỉnh sửa nội dung bản gốc, cắt ghép làm thay đổi diễn biến hoặc xóa đoạn liên quan.

Việc làm mờ hình ảnh người không liên quan chỉ nên thực hiện trên một bản sao riêng. Biên bản phải ghi rõ đây là bản đã xử lý để giới hạn thông tin được cung cấp; bản gốc cần được quản lý theo chế độ bảo vệ dữ liệu và yêu cầu lưu giữ áp dụng.

4. Quy trình tiếp nhận, trích xuất và bàn giao

1. Tiếp nhận yêu cầu: lưu tên người yêu cầu, đơn vị, cách liên hệ, thời gian và mục đích đề nghị. Với yêu cầu từ cơ quan nhà nước, lưu số, ngày và bản yêu cầu nếu có.
2. Giữ lại dữ liệu liên quan: xác định camera, khung giờ và tình trạng lưu trữ. Nếu bản ghi có nguy cơ bị ghi đè theo chu kỳ, yêu cầu nhân sự kỹ thuật bảo quản ngay đoạn liên quan.
3. Kiểm tra căn cứ: người phụ trách pháp chế hoặc người được phân quyền quyết định phạm vi tiếp cận và hình thức cung cấp. Nếu liên quan đến tranh chấp hoặc hành vi vi phạm, xem xét đồng thời nghĩa vụ bảo toàn chứng cứ.
4. Trích xuất: sao chép đúng khung giờ được duyệt; ghi thiết bị, mã camera, thời gian trích xuất, tên tệp và dung lượng. Khi phù hợp với hệ thống, ghi thêm mã kiểm tra tính toàn vẹn của tệp.
5. Bàn giao: xác nhận bên nhận, mục đích, số lượng tệp và phương thức chuyển. Hạn chế gửi video qua tài khoản cá nhân hoặc nhóm trò chuyện có nhiều thành viên không liên quan.
6. Lưu hồ sơ: lưu yêu cầu, quyết định chấp thuận, biên bản và tệp bàn giao hoặc thông tin định danh của tệp. Phân quyền người được xem và kiểm tra lại thời hạn lưu theo quy định, nhu cầu giải quyết vụ việc.

Căn cứ cho việc kiểm soát truy cập và bảo vệ dữ liệu trong quá trình lưu trữ được thể hiện tại Điều 18 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp nên đưa quy trình trên vào quy định sử dụng camera, thay vì chờ có tranh chấp mới phân công người xử lý.

5. Mẫu biên bản trích xuất và bàn giao dữ liệu camera

Mẫu dưới đây do Justix biên soạn để doanh nghiệp tham khảo. Đây là biên bản quản lý nội bộ, không phải mẫu bắt buộc do cơ quan nhà nước ban hành. Khi cơ quan tiếp nhận có yêu cầu về biểu mẫu hoặc thủ tục riêng, doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu hợp pháp đó.

BIÊN BẢN TRÍCH XUẤT VÀ BÀN GIAO DỮ LIỆU CAMERA

1. Thông tin buổi làm việc: Thời gian .... giờ .... ngày .... / .... / ....; địa điểm ....; đơn vị quản lý hệ thống camera ....

2. Người tham gia: Người thực hiện trích xuất .... (chức vụ, bộ phận); người phê duyệt ....; người tiếp nhận .... (đơn vị, thông tin xác minh tư cách).

3. Căn cứ trích xuất: Yêu cầu số .... ngày .... của .... / phiếu đề nghị nội bộ số ....; mục đích ....; sự việc cần xác minh ....

4. Phạm vi dữ liệu: Vị trí camera ....; mã thiết bị ....; khung giờ ghi hình từ .... đến .... ngày ....; thời điểm xuất tệp ....; tên tệp ....; định dạng ....; dung lượng ....; số lượng tệp ....

5. Tình trạng và cách xử lý tệp: Bản gốc được bảo quản tại ....; bản bàn giao là bản gốc sao chép / bản sao đã che thông tin người không liên quan; sai lệch thời gian hệ thống (nếu có) ....; mã kiểm tra tính toàn vẹn (nếu sử dụng) ....

6. Phương thức bàn giao: Thiết bị lưu trữ / hệ thống chuyển tệp bảo mật / hình thức khác ....; người nhận xác nhận số lượng tệp và khả năng mở tệp ....

7. Giới hạn sử dụng và ghi nhận khác: Nội dung đã trao đổi về phạm vi, mục đích nhận dữ liệu ....; ghi chú khác ....

8. Xác nhận: Người trích xuất ....; người phê duyệt ....; người nhận .... (chữ ký hoặc hình thức xác nhận hợp lệ).

Doanh nghiệp cần điền đủ các trường liên quan và lưu biên bản cùng hồ sơ vụ việc. Không đưa dữ liệu thật vào mẫu minh họa đăng công khai trên website.

6. Tình huống: khách đề nghị nhận video tại bãi đỗ xe

Tình huống giả định: Một khách hàng cho biết xe của mình bị va quệt tại bãi xe của tòa nhà vào khoảng 14 giờ 20 phút. Người này yêu cầu ban quản lý gửi toàn bộ dữ liệu từ 13 giờ đến 16 giờ của bốn camera. Khung hình còn có nhiều xe và người ra vào khác.

Ban quản lý cần xác minh sự việc, xác định camera và khoảng thời gian có khả năng ghi lại va chạm. Có thể khoanh vùng đoạn ngắn hơn, bảo quản bản gốc, kiểm tra tư cách người yêu cầu và cân nhắc phương thức cung cấp bảo vệ thông tin của những người còn lại. Nếu vụ việc đã được cơ quan có thẩm quyền giải quyết, việc giao nộp được thực hiện theo yêu cầu và thủ tục tương ứng.

Việc xử lý như trên giúp doanh nghiệp có tài liệu xác minh sự việc, đồng thời có hồ sơ giải thích vì sao chỉ cung cấp một phần hình ảnh thay vì toàn bộ bản ghi theo đề nghị ban đầu.

7. Một số câu hỏi thường gặp

Nhân viên có quyền xin xem camera ghi hình mình không?

Nhân viên có thể gửi yêu cầu về dữ liệu cá nhân của mình. Doanh nghiệp cần tiếp nhận, xác minh và giải quyết theo Điều 15 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP; cách cung cấp phải xét đến hình ảnh của người khác và điều kiện của yêu cầu.

Có thể gửi video camera qua Zalo cho khách hàng không?

Pháp luật không quy định mọi video camera chỉ được chuyển bằng một loại phần mềm. Doanh nghiệp cần đánh giá căn cứ cung cấp, bên nhận, khả năng chuyển tiếp, quyền truy cập và bảo mật của kênh sử dụng. Với dữ liệu liên quan đến tranh chấp, nên chọn phương thức có thể xác nhận việc gửi, nhận và quản lý người tiếp cận.

Video đã cắt ngắn có dùng làm tài liệu trong vụ kiện không?

Giá trị chứng cứ do cơ quan giải quyết tranh chấp đánh giá theo quy định tố tụng. Doanh nghiệp nên giữ bản gốc, trình bày rõ việc trích xuất, thời điểm và nguồn gốc, tránh làm thay đổi nội dung sự việc.

Khi bản ghi sắp bị hệ thống tự động xóa thì cần làm gì?

Ngay khi nhận yêu cầu có căn cứ liên quan đến vụ việc, bộ phận phụ trách nên kiểm tra khả năng bảo quản và sao lưu phần dữ liệu cần thiết, ghi nhận lý do và người cho phép. Thời gian giữ tiếp phải phù hợp với mục đích xử lý, yêu cầu pháp luật và tình trạng giải quyết vụ việc.

8. Justix hỗ trợ rà soát việc sử dụng và bàn giao dữ liệu camera

Khi doanh nghiệp có nhiều điểm lắp camera, thường xuyên tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng hoặc cần bàn giao hình ảnh cho đối tác và cơ quan giải quyết tranh chấp, Justix có thể rà soát quy định nội bộ, mẫu yêu cầu trích xuất, biên bản bàn giao và điều khoản bảo vệ dữ liệu với đơn vị quản lý hệ thống.

Đối với nhà cung cấp lắp đặt, lưu trữ hoặc bảo trì camera có quyền truy cập dữ liệu, Justix hỗ trợ xác định vai trò, phạm vi truy cập, thời gian lưu, trách nhiệm phối hợp và nội dung cần bổ sung vào hợp đồng. Tham khảo dịch vụ soạn hợp đồng và phụ lục bảo vệ dữ liệu cá nhân của Justix. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sơ đồ hệ thống camera, quy định sử dụng hiện có, hợp đồng với nhà cung cấp và mẫu yêu cầu đã từng tiếp nhận; tài liệu có hình ảnh cá nhân cần được cung cấp qua kênh phù hợp sau khi thống nhất phạm vi làm việc.