与越南客户未签书面服务合同，完成工作后如何追讨费用？

已经向越南客户提供服务，但没有签署正式书面合同，并不当然意味着无法追讨服务费。 根据越南现行商事法律，一般商业服务合同可以通过口头、书面或者具体行为成立，但法律对特定服务另有形式要求的除外。

发生付款纠纷时，服务提供方需要证明的不只是“工作已经完成”，还包括客户是否同意购买服务、双方约定了哪些内容、收费标准如何确定，以及付款义务是否已经到期。

对于使用中文沟通的企业，还应特别注意合同主体、经办人员授权、微信及邮件记录的保存，以及跨境交易中的法律适用问题。

一、没有签署书面合同，越南客户是否仍需支付服务费？

越南《2005年商法》第74条规定，服务合同可以采取口头形式、书面形式或者通过具体行为成立。法律要求某类服务合同必须采用书面形式的，应遵守相应规定。

越南《2015年民法典》第119条也承认口头、书面和具体行为等民事交易形式，并规定符合法律要求的电子数据交易可以视为书面交易。

因此，对于一般商业服务，不能仅因为没有双方签字盖章的合同，就认定双方不存在合同关系。

例如，某企业通过邮件向越南客户提交咨询服务报价。客户回复同意服务内容和费用，并要求立即开展工作。服务提供方按要求完成报告，客户收到后提出修改意见，最终使用了报告。

在适用越南法律的情况下，这些邮件及履行行为可能构成认定合同关系的重要依据。

但以下问题仍需要核实：

• 客户是否明确接受服务及收费条件；
• 提出要求的人员是否有权代表客户；
• 服务是否达到双方约定的标准；
• 欠付金额及付款期限能否确定。

此外，部分专业服务有专门的书面合同要求，不能将一般服务合同的规则直接套用于所有行业。

二、首先确认：究竟是哪家公司欠款？

在跨境服务交易中，债务主体认定经常比合同是否盖章更加复杂。

有时，服务提供方与越南公司的采购人员沟通，但实际使用服务的是其关联公司；有时，项目经理使用集团邮箱安排工作，付款却由另一家公司处理。

出现争议后，企业应确认以下信息：

如果只有某位员工的聊天记录，尚不能当然证明其所在公司必须承担全部付款责任。

需要结合该员工的职务、授权范围、公司后续行为，以及有关代理制度的法律规定综合判断。

对于在越南设立公司的中文使用者，同样应核实合同交易主体，而不是仅以实际沟通人员的国籍或使用语言确定债务人。

三、没有合同签字，哪些证据可以证明服务已经完成？

服务费纠纷通常涉及三个相互关联的问题：是否接受委托、是否完成服务，以及是否已经达到付款条件。

1. 证明客户同意接受服务

应优先保存客户发出的需求说明、询价邮件、项目安排、报价确认和启动通知。

如果双方曾通过微信、企业微信、Zalo或电子邮件沟通，应保留能够反映完整协商过程的记录。

只有一份服务提供方单方面制作的报价单，通常不足以完整证明客户已经接受该报价。

2. 证明实际履行情况

根据服务内容，可以准备不同类型的材料。

咨询服务： 咨询报告、会议纪要、修改意见、交付邮件及客户使用报告的记录。

设计和广告服务： 设计稿、版本记录、客户确认信息、发布材料及执行报告。

软件和技术服务： 系统交付记录、测试报告、部署日志、用户访问记录及技术支持工单。

长期外包服务： 月度工作报告、任务记录、阶段成果和历史付款凭证。

这些材料需要相互印证，说明每项工作对应的客户要求及约定费用。

服务提供方不应仅凭内部工时表或员工报告，就认定客户已经接受全部工作及收费金额。

3. 证明付款义务已经到期

根据越南《2005年商法》第85条，客户原则上应按照合同约定支付服务费用。

该法第87条规定，如果双方没有约定付款期限，也不存在既有付款惯例，则付款时间为服务完成之时。

不过，如果双方已经约定验收后付款、分阶段付款或者其他付款条件，就需要核实相关条件是否满足。

客户没有签署验收文件，并不自动等于可以永久拒绝付款；同样，服务提供方声称已经完成工作，也不必然意味着全部款项立即到期。

四、微信、Zalo和电子邮件能否作为越南诉讼证据？

可以依法作为证据材料，但其证明力取决于真实性、来源、完整性及与争议事实的关联性。

越南《2023年电子交易法》第8条规定，不能仅因为信息以数据电文形式存在而否认其法律效力。第9至11条进一步规定了数据电文的书面效力、原件效力及证据价值。

越南《2015年民事诉讼法》第94条、第95条也规定了证据来源及认定要求，其中包括电子数据。

因此，企业应尽可能保存原始电子记录，而不是只保留几张截图。

需要重点保留：

如果聊天账号属于个人，还需要证明该人员与越南客户之间的关系，以及其在相关交易中的权限。

不建议在发生争议后重新拼接聊天截图、删改对话或制作不符合事实的确认文件。

对于重要电子证据，可以根据越南诉讼规则评估是否需要采取进一步的证据固定、核验或其他合法措施。

五、客户已经使用服务成果，却拒绝确认费用怎么办？

客户实际使用服务成果，可能成为证明接受服务的重要事实，但并不当然意味着其接受了服务提供方主张的全部收费标准。

例如，以下情况应当分别处理：

情况一：客户确认报价并使用成果。

如果服务范围、价格和交付条件均有明确记录，付款请求通常具有更清晰的依据。

情况二：客户使用成果，但双方从未明确最终价格。

需要确定是否有历史报价、类似交易、价格计算方式或者其他能够确定费用的资料。

在适用越南商法的情况下，第86条规定，在没有约定服务价格或其确定方式的条件下，可以参考类似服务在相应交易条件下的价格。

情况三：客户只接受部分成果。

应分别核对已经接受、尚待修改以及双方存在争议的工作内容，避免将全部项目费用作为毫无争议的债务。

情况四：客户认为服务存在质量问题。

应要求客户明确指出不符合约定的项目，并审查原有服务标准、交付记录和修改要求。

在这些情况下，先确定无争议款项与争议款项，通常比反复要求客户“立即付清全部费用”更有利于后续处理。

六、如何正式向越南客户追讨服务费？

第一步：整理交易及欠款明细

按照项目或服务阶段建立明细表，列出服务内容、约定价格、实际交付、已收金额和未付余额。

如果客户曾经支付部分款项，还应保存付款时间及交易说明，确认该款项对应的具体服务。

第二步：要求客户书面确认服务及欠款

可以向客户发送工作完成情况、费用计算表和对账文件，要求其对存在争议的项目作出具体说明。

如果客户承认部分欠款，可优先确认该部分金额及付款期限，避免所有争议混在一起。

第三步：发送正式催款函

催款函应准确写明债务人名称、交易背景、主要证据、应付金额和付款依据。

对于长期使用中文沟通的交易，企业可以视实际情况准备中文与越南文对照的文件，但不能仅凭中文表述就假定越南公司已经正式承认债务。

发送方式应便于证明客户已经收到文件。

第四步：评估协商或分期付款方案

如果客户承认欠款，但提出资金周转困难，可考虑以书面方式约定付款计划。

文件应明确欠款金额、付款日期、币种、收款账户和再次逾期时的处理方式，并由有权代表相关公司的人员确认。

如果客户要求减免金额，也应明确减免条件及其对剩余债权的影响。

第五步：评估诉讼或仲裁

如果客户拒绝付款且协商无法解决，需要确认有管辖权的法院或仲裁机构。

在越南法律框架下，《2010年商事仲裁法》第16条对仲裁协议的形式作出了要求。电子邮件等符合规定的书面形式可以构成仲裁协议，但不能仅因双方存在服务交易就认定已经同意仲裁。

涉及越南被告的跨境民商事案件，还应审查越南《民事诉讼法》第469条等有关国际民事管辖权的规定。

正式启动程序前，应同时考虑诉讼费用、翻译及文件手续，以及对方是否具有可供执行的财产。

七、中国公司与越南公司发生纠纷，一定适用越南法律吗？

不一定。

对于具有涉外因素的合同，越南《2015年民法典》第683条允许当事人在法律规定的范围内选择合同适用法律。

如果双方没有作出有效选择，需要依据最密切联系原则及相关规则判断。

根据第683条第2款b项，服务提供方的居住地或设立地法律通常是判断服务合同最密切联系的重要依据，但第683条还规定了其他需要考虑的情形。

因此，由中国企业向越南企业提供服务，并不意味着仅因客户位于越南就当然适用越南实体法。

同时，需要区分三个问题：

合同适用法律： 决定双方权利义务的法律。

争议解决机构： 决定由哪个法院或仲裁机构处理案件。

判决或裁决的执行： 决定取得有利结果后如何实际追回款项。

这三个问题并不必然由同一个国家的法律统一解决。

如果服务提供方是在越南设立的企业，则应结合其实际交易结构和合同主体重新判断，而不能因为股东或管理人员使用中文就将交易视为中国与越南之间的跨境合同。

八、追讨服务费有没有诉讼时效？

在适用越南商法的商事合同纠纷中，《2005年商法》第319条原则上规定两年的起诉时效，但法律另有规定的除外。

对于适用《2015年民法典》第429条的合同纠纷，该条规定三年的起诉时效。

涉及涉外因素的案件，还必须先确定适用法律及请求权性质，不能机械地选择其中一个期限。

企业应特别核实付款到期日、客户是否曾经承认债务，以及其他可能影响时效计算的法律事实。

多次发送催款消息不应被当然视为诉讼时效重新起算。

九、是否可以委托越南律师远程处理？

对于已经掌握交易资料的企业，初步法律审查、证据整理及催款方案可以通过远程方式开展。

但进入正式诉讼或仲裁程序时，可能需要根据适用规则提交授权文件、公司证明、翻译件及其他符合程序要求的材料。

涉及境外形成的文件，还需判断是否需要办理领事认证或是否存在适用的豁免规定。

Justix律师事务所 可根据具体委托范围，对服务交易资料进行审查，分析付款请求的法律依据，协助整理证据、拟定催款文件、制定协商方案，并处理适当的争议解决程序。

具体交付成果可以包括法律分析意见、证据清单、欠款计算表、正式催款函以及诉讼或仲裁文件。

对于没有正式签署合同的服务费纠纷，最重要的是把零散的邮件、聊天、交付文件和付款记录整理成能够相互印证的证据体系。是否能够追回费用，最终取决于交易事实、适用法律、证明情况及债务人的履行能力。