Chia sẻ tệp khách hàng lên nền tảng quảng cáo: cần kiểm tra gì?

Khi doanh nghiệp tải danh sách email hoặc số điện thoại từ hệ thống quản lý khách hàng lên nền tảng quảng cáo để tìm người dùng tương ứng và hiển thị quảng cáo, dữ liệu cá nhân đang được xử lý cho một mục đích tiếp thị cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định thông tin đó được thu thập hợp pháp, người dùng đã được thông tin và có căn cứ để sử dụng, chia sẻ theo mục đích quảng cáo. Theo Điều 17 và Điều 28 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, việc chuyển giao dữ liệu, quảng cáo theo đối tượng cụ thể và quyền của chủ thể dữ liệu phải được đánh giá theo hoạt động thực tế, kể cả khi tệp được chuyển dưới dạng giá trị băm (hash).

Nền tảng quảng cáo sử dụng danh sách khách hàng như thế nào?

Một số nền tảng cho phép doanh nghiệp sử dụng thông tin khách hàng sẵn có để tạo nhóm người xem quảng cáo. Trong Google Ads, tính năng Customer Match sử dụng thông tin do doanh nghiệp cung cấp để tìm tài khoản tương ứng. Tài liệu Google Ads nêu những trường dữ liệu có thể dùng để đối sánh, chẳng hạn email, số điện thoại, tên; thông tin có thể được biến đổi bằng phương pháp SHA-256 theo quy trình của nền tảng.

Trên Meta, doanh nghiệp cũng có thể tạo nhóm đối tượng tùy chỉnh dựa trên thông tin khách hàng theo tính năng và điều khoản áp dụng cho tài khoản quảng cáo. Phạm vi trường dữ liệu, tính năng, bên tiếp nhận và chính sách sử dụng có thể thay đổi; người phụ trách phải kiểm tra tài liệu hiện hành của nền tảng và cấu hình đang dùng trước khi triển khai.

Hoạt động thường có các bước: chọn nguồn CRM; xác định nhóm khách được phép dùng cho chiến dịch; chuẩn hóa những trường dữ liệu cần thiết; chuyển thông tin hoặc giá trị băm cho nền tảng; nền tảng thực hiện đối sánh; tạo nhóm đối tượng; phục vụ quảng cáo; cập nhật danh sách khi khách thay đổi lựa chọn; và xóa hoặc ngừng sử dụng khi không còn mục đích. Doanh nghiệp cần biết ai thực hiện từng bước và lưu được kết quả kiểm tra.

Dữ liệu nào được đưa vào tệp đối sánh?

Không nên xuất toàn bộ CRM để tạo nhóm quảng cáo. Doanh nghiệp cần xác định trường nào thực sự cần cho tính năng của nền tảng và mục đích quảng cáo. Email, số điện thoại, họ tên, địa chỉ hoặc thông tin định danh khác phải được đánh giá theo Điều 2, Điều 3 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.

Thông tin về bệnh, tình trạng sức khỏe, giao dịch tài chính hoặc các trường dữ liệu thuộc danh mục dữ liệu nhạy cảm theo Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP cần được xem xét riêng. Việc lựa chọn nhóm quảng cáo cũng có thể tiết lộ điều nhạy cảm về người dùng thông qua cách phân loại. Bộ phận marketing nên giới hạn tệp trong các định danh thực sự cần thiết và kiểm tra yêu cầu cụ thể của nền tảng đối với nhóm quảng cáo.

Căn cứ pháp lý khi dùng dữ liệu khách hàng để quảng cáo

Điều 9 Luật 91/2025/QH15 quy định điều kiện của sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân: chủ thể phải tự nguyện, biết loại dữ liệu, mục đích và bên kiểm soát; sự đồng ý phải rõ ràng, có thể kiểm chứng và dành cho từng mục đích. Khoản 1 Điều 11 đặt nguyên tắc thu thập dữ liệu cá nhân cần có sự đồng ý trước khi thu thập, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.

Với hoạt động chuyển thông tin từ doanh nghiệp sang nền tảng quảng cáo hoặc đơn vị vận hành quảng cáo, Điều 17 Luật 91/2025/QH15 quy định các trường hợp được chuyển giao dữ liệu cá nhân. Người phụ trách phải xác định quan hệ giữa các bên, căn cứ chuyển và phạm vi bên nhận được xử lý. Điều 7 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định nội dung thỏa thuận chuyển giao đối với các trường hợp thuộc phạm vi điều khoản này.

Điều 28 Luật 91/2025/QH15 quy định riêng về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong kinh doanh dịch vụ quảng cáo. Khoản 3 yêu cầu sự đồng ý của khách hàng đối với việc xử lý dữ liệu phục vụ kinh doanh dịch vụ quảng cáo trong phạm vi điều chỉnh của khoản này, trên cơ sở khách biết nội dung, phương thức, hình thức, tần suất giới thiệu sản phẩm và cách từ chối. Khoản 5 yêu cầu cung cấp cơ chế ngừng nhận quảng cáo theo yêu cầu. Khoản 8 đặt yêu cầu đối với quảng cáo theo hành vi, theo mục tiêu cụ thể hoặc cá nhân hóa, trong đó có sự đồng ý đối với dữ liệu thu qua theo dõi website hoặc ứng dụng và cơ chế từ chối chia sẻ dữ liệu.

Doanh nghiệp cần phân loại đúng hoạt động: tải danh sách do khách trực tiếp cung cấp, dùng dữ liệu theo dõi website, thuê agency thực hiện quảng cáo hoặc kết hợp nhiều nguồn. Việc phân loại sẽ quyết định những điều kiện bổ sung cần kiểm tra; không sử dụng một câu chấp thuận chung cho tất cả các hình thức thu thập và tiếp thị.

Giá trị băm của email, số điện thoại có còn là dữ liệu cá nhân không?

Điều 12 Luật 91/2025/QH15 quy định dữ liệu đã mã hóa vẫn là dữ liệu cá nhân. Đối với giá trị băm dùng để đối sánh, cần xem xét cách hệ thống nhận và so khớp thông tin: nếu giá trị đó được sử dụng để tìm tài khoản tương ứng hoặc giúp xác định người dùng trong quá trình quảng cáo, hoạt động vẫn liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân theo định nghĩa tại Điều 2.

Tài liệu Google về Customer Match mô tả việc sử dụng SHA-256 để chuyển đổi dữ liệu phục vụ đối sánh. Đây là một biện pháp xử lý về kỹ thuật. Nó không thay cho việc kiểm tra căn cứ thu thập, chia sẻ, mục đích quảng cáo và quyền của người có thông tin.

Trước khi xuất tệp, người phụ trách kỹ thuật nên xác nhận các trường cần dùng, phương pháp truyền được nền tảng hỗ trợ, phạm vi tài khoản có quyền truy cập, nhật ký tạo nhóm đối tượng và thời hạn cập nhật. Không chia sẻ tệp qua email cá nhân hoặc kho lưu trữ không được phê duyệt chỉ để thuận tiện cho việc tải lên.

Chính sách của Google và Meta cần được kiểm tra riêng

Theo Chính sách Customer Match của Google, nhà quảng cáo chỉ được tải thông tin khách hàng thu thập trực tiếp trong quan hệ với mình theo điều kiện của chính sách. Google cũng yêu cầu chính sách quyền riêng tư phản ánh việc chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba để cung cấp dịch vụ và phải có sự đồng ý khi pháp luật hoặc chính sách áp dụng yêu cầu. Điều kiện sử dụng tính năng còn phụ thuộc tình trạng và quyền truy cập của tài khoản quảng cáo.

Với Meta, cần kiểm tra điều khoản Custom Audience dành cho danh sách khách hàng, quyền của chủ tài khoản quảng cáo và phạm vi dữ liệu được phép đưa lên. Nếu agency sử dụng tài khoản quảng cáo chung của nhiều khách hàng, hợp đồng phải xác định rõ danh sách thuộc doanh nghiệp nào, tài khoản nào được dùng và việc chuyển sang khách hàng khác có được phép hay không.

Chính sách của nền tảng là một lớp điều kiện bổ sung. Doanh nghiệp phải tuân thủ cả pháp luật Việt Nam và điều khoản nền tảng áp dụng cho giao dịch của mình. Không dùng kết quả “tải thành công” để kết luận mọi yêu cầu pháp lý đã được đáp ứng.

Sơ đồ công việc khi sử dụng dữ liệu khách hàng để tạo nhóm quảng cáo

Cách dùng: Bảng này là quy trình quản trị đề xuất, không phải thủ tục nộp cho cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp điền thêm tên hệ thống CRM, tên tài khoản quảng cáo, người phê duyệt, vị trí lưu nhật ký và thời điểm kiểm tra cho từng chiến dịch.

Mẫu nội dung giải thích việc sử dụng dữ liệu cho quảng cáo theo đối tượng

Mẫu tham khảo cho doanh nghiệp có tính năng tạo nhóm khách hàng trên nền tảng quảng cáo. Phải chỉnh sửa theo công cụ và các bên thực tế; không dùng nguyên mẫu nếu công ty chưa xác định luồng dữ liệu.

Thông tin tại biểu mẫu đăng ký: “Công ty [tên doanh nghiệp] thu thập [email/số điện thoại] để [trả lời yêu cầu tư vấn/cung cấp dịch vụ]. Nếu quý khách lựa chọn nhận thông tin quảng cáo, Công ty dự kiến sử dụng các thông tin này để tạo nhóm người xem quảng cáo phù hợp trên [tên nền tảng]. Việc sử dụng có thể cần chia sẻ các thông tin định danh hoặc giá trị được chuyển đổi từ thông tin định danh với bên vận hành nền tảng theo cơ chế kỹ thuật đã công bố. Quý khách có thể từ chối hoặc thay đổi lựa chọn qua [kênh cụ thể]. Chính sách quyền riêng tư tại [URL chính sách] giải thích bên nhận, thời gian lưu và cách thực hiện quyền.”

Lựa chọn riêng:

• [ ] Tôi đồng ý để [tên doanh nghiệp] sử dụng [email/số điện thoại đã cung cấp] cho việc tạo nhóm đối tượng quảng cáo trên [tên nền tảng], theo nội dung đã thông báo.
• [ ] Tôi đồng ý nhận email, tin nhắn hoặc cuộc gọi quảng cáo theo phương thức và tần suất nêu tại [nội dung cụ thể]; đây là lựa chọn khác với quảng cáo hiển thị trên nền tảng.

Lưu ý: Các ô phải để trống khi mở biểu mẫu. Doanh nghiệp lưu nội dung thông báo, phiên bản biểu mẫu, thời điểm, người thực hiện lựa chọn và phạm vi đồng ý. Nếu hoạt động dựa trên căn cứ xử lý khác được pháp luật cho phép, phải xác định và chứng minh căn cứ đó; không thêm ô đồng ý hình thức để thay bước phân tích pháp lý. Chi tiết về form đăng ký đã được Justix phân tích tại bài Thu thập thông tin qua form quảng cáo có phải xin đồng ý không?.

Tình huống: sử dụng danh sách khách đã mua tour để chạy quảng cáo

Tình huống giả định: Công ty N kinh doanh du lịch có 8.000 khách từng đặt tour. Hệ thống CRM ghi email, điện thoại, lịch sử chuyến đi và trạng thái liên hệ. Marketing đề xuất đưa toàn bộ danh sách lên nền tảng để quảng cáo tour mới. Trong đó có khách chỉ đồng ý cung cấp thông tin để nhận xác nhận đặt tour, khách đăng ký nhận ưu đãi và khách đã yêu cầu ngừng quảng cáo.

Công ty N cần kiểm tra từng nhóm thay vì xuất tất cả. Người từng đặt tour có thể được xử lý dữ liệu để thực hiện giao dịch theo căn cứ phù hợp; việc sử dụng thông tin cho chiến dịch quảng cáo mới phải được đối chiếu riêng với mục đích đã thông báo, căn cứ pháp lý và yêu cầu của Điều 28 Luật 91/2025/QH15. Những người đã từ chối quảng cáo cần được xử lý theo yêu cầu đã tiếp nhận. Trước khi triển khai, công ty còn phải đánh giá điều khoản của nền tảng, phân quyền agency và xác định có phát sinh việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới hay không theo Điều 20 của Luật.

Hồ sơ cần lưu gồm danh mục nguồn, kết quả lọc, căn cứ xử lý theo từng nhóm, tài khoản thực hiện, nhóm đối tượng được tạo, thời hạn sử dụng và quy trình xử lý yêu cầu phát sinh. Điều này giúp doanh nghiệp giải thích được vì sao một khách cụ thể xuất hiện trong danh sách chiến dịch.

Thuê agency chạy quảng cáo bằng danh sách của doanh nghiệp

Hợp đồng với agency cần quy định rõ mục đích giao dữ liệu, loại dữ liệu, tài khoản quảng cáo sử dụng, người được xem và tải danh sách, thời hạn truy cập, việc dùng nhà cung cấp phụ và trách nhiệm khi kết thúc hợp đồng. Đặc biệt, cần có điều khoản cấm sử dụng danh sách khách của doanh nghiệp cho chiến dịch của khách hàng khác khi không có căn cứ và thỏa thuận hợp pháp.

Trước khi cấp quyền, doanh nghiệp cần rà soát vai trò của agency trong hoạt động xử lý dữ liệu và lập thỏa thuận phù hợp Điều 17 Luật 91/2025/QH15, Điều 7 Nghị định 356/2025/NĐ-CP nếu thuộc trường hợp áp dụng. Khi phát sinh nhà cung cấp hoặc hệ thống ở ngoài Việt Nam, đánh giá luồng chuyển thực tế và nghĩa vụ liên quan theo Điều 20 Luật 91/2025/QH15; không xác định nghĩa vụ chỉ dựa trên tên thương hiệu công nghệ.

Xử lý yêu cầu không muốn xuất hiện trong nhóm quảng cáo

Điều 4 và Điều 10 Luật 91/2025/QH15 quy định các quyền của chủ thể dữ liệu, bao gồm quyền rút lại sự đồng ý và yêu cầu hạn chế xử lý theo điều kiện áp dụng. Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định quy trình tiếp nhận, phản hồi và thực hiện quyền theo từng yêu cầu. Doanh nghiệp nên thống nhất một đầu mối để tiếp nhận, phân loại và cập nhật trạng thái khách hàng trong CRM, đồng thời chuyển yêu cầu tới đơn vị xử lý dữ liệu liên quan khi cần.

Người quản lý quảng cáo cần kiểm tra cơ chế xóa hoặc loại một khách khỏi danh sách nguồn và nhóm đối tượng trên nền tảng tương ứng. Khi hệ thống đồng bộ tự động, yêu cầu phải được cập nhật vào nguồn dữ liệu để tránh khách lại xuất hiện trong lượt đồng bộ tiếp theo. Doanh nghiệp lưu lại thời điểm, kết quả và thông tin người chịu trách nhiệm xử lý yêu cầu.

Doanh nghiệp cần thực hiện trước mỗi chiến dịch

1. Xác định sản phẩm, mục đích quảng cáo và nhóm khách dự kiến tiếp cận; phân biệt chiến dịch đối sánh danh sách với theo dõi hành vi trên website.
2. Kiểm tra nguồn dữ liệu, biểu mẫu đăng ký, mục đích được thông báo và cơ sở cho việc chia sẻ với nền tảng quảng cáo.
3. Loại thông tin vượt nhu cầu chiến dịch, dữ liệu không xác định nguồn và khách có yêu cầu từ chối liên quan.
4. Kiểm tra điều khoản nhà cung cấp, hợp đồng agency, quyền truy cập tài khoản và việc lưu hoặc chuyển dữ liệu theo cấu hình thực tế.
5. Lưu nhật ký xuất và sử dụng tệp, mã nhóm quảng cáo, người phê duyệt, thời hạn dự kiến và kết quả xử lý sau chiến dịch.
6. Thường xuyên kiểm tra yêu cầu của chủ thể dữ liệu và việc đồng bộ thay đổi giữa CRM với nền tảng.

Câu hỏi thường gặp

Tệp đã được băm SHA-256 thì có cần xin đồng ý không?

Cần xác định căn cứ xử lý và phạm vi dữ liệu trước khi băm. Giá trị băm dùng để đối sánh có thể giúp nền tảng nhận diện tài khoản tương ứng, vì thế vẫn phải đánh giá hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân. Việc có cần xin đồng ý hay áp dụng căn cứ khác phụ thuộc quy định pháp luật cho mục đích cụ thể và quan hệ giữa các bên; Điều 9, Điều 17 và Điều 28 Luật 91/2025/QH15 là các điều khoản cần đối chiếu.

Có thể dùng danh sách số điện thoại mua từ bên ngoài để chạy Customer Match không?

Khoản 6 Điều 7 Luật 91/2025/QH15 cấm mua, bán dữ liệu cá nhân, trừ trường hợp luật có quy định khác. Ngoài ra, chính sách Customer Match của Google chỉ cho phép tải thông tin thu được trong quan hệ trực tiếp với khách hàng theo điều kiện của chính sách. Doanh nghiệp cần đánh giá nguồn dữ liệu trước khi thực hiện. Vấn đề mua bán danh sách liên hệ được phân tích riêng ở bài DL115 trong cùng bộ nội dung Justix; chỉ đặt liên kết khi bài đó đã xuất bản.

Khách mua hàng trước đây có thể được đưa vào tất cả chiến dịch quảng cáo không?

Phải xem khách đã được thông báo về mục đích gì, căn cứ xử lý cho quảng cáo hiện tại, dữ liệu có chuyển cho bên thứ ba hay không và khách đã có yêu cầu từ chối nào. Doanh nghiệp cần phân loại danh sách theo từng mục đích thay vì áp dụng một quyền sử dụng chung cho mọi người từng mua hàng.

Justix hỗ trợ doanh nghiệp những công việc gì?

Với dịch vụ bảo vệ dữ liệu khách hàng, website và marketing, Justix có thể rà soát biểu mẫu thu thập, mục đích sử dụng dữ liệu trong CRM, nội dung đồng ý, chính sách quyền riêng tư, thỏa thuận với agency và quy trình xử lý yêu cầu của khách hàng. Doanh nghiệp chuẩn bị danh sách trường dữ liệu đang lưu, ảnh chụp các màn hình đăng ký, mô tả chiến dịch, tên nền tảng, quyền tài khoản và hợp đồng liên quan. Từ các thông tin này, Justix xác định nội dung pháp lý cần điều chỉnh và tài liệu cần bổ sung trong phạm vi dịch vụ đã thống nhất.