Xây dựng quy chế quy trình và văn bản quản trị nội bộ

Justix xây dựng quy chế, quy trình, quyết định và văn bản ủy quyền để doanh nghiệp làm rõ ai được quyết định, ai thực hiện và giấy tờ cần lưu. Các tài liệu được thiết kế theo cơ cấu tổ chức và những công việc đang cần phối hợp.

Làm rõ quyền quyết định và cách phối hợp giữa các bộ phận

Ai được duyệt giảm giá, gia hạn thanh toán hoặc hoàn tiền cho khách? Trưởng bộ phận được ký tài liệu nào? Khi có việc ngoài quy trình, nhân viên phải trình ai? Nếu chưa có câu trả lời rõ, nhiều việc thường quay về Ban giám đốc hoặc mỗi bộ phận xử lý theo một cách.

Justix hỗ trợ doanh nghiệp đưa những nội dung này thành quy chế, quy trình và văn bản phân công phù hợp. Chúng tôi xem cơ cấu tổ chức, điều lệ và cách làm hiện tại để xác định quyền hạn, bước phê duyệt, người phối hợp và tài liệu cần có.

Doanh nghiệp lựa chọn những công việc cần chuẩn hóa trước. Quy trình có thể ngắn, ít bước, nhưng người thực hiện phải hiểu mình được làm gì và khi nào cần xin quyết định thêm.

Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp

Các vướng mắc thường nằm ở quyền hạn chưa rõ, thông tin chuyển giữa các bộ phận chưa đủ và hồ sơ chưa được lưu thống nhất.

Ban giám đốc phải duyệt cả những việc lặp lại

Nhân viên chưa biết giới hạn được quyết định nên việc giảm giá, chi tiền hoặc phản hồi khách đều chờ ý kiến. Doanh nghiệp muốn phân quyền nhưng chưa có quy định và cách kiểm soát phù hợp.

Có người thực hiện nhưng chưa rõ người chịu trách nhiệm

Kinh doanh, kế toán và vận hành đều tham gia một giao dịch. Khi thiếu giấy tờ hoặc chậm xử lý, các bộ phận chưa thống nhất ai phải cung cấp thông tin và ai kiểm tra trước khi duyệt.

Nhân viên cam kết với khách ngoài quyền được giao

Việc hoàn tiền, kéo dài thanh toán hoặc nhận thêm trách nhiệm có thể được trao đổi trực tiếp với khách. Công ty cần làm rõ nội dung nhân viên được chấp thuận và trường hợp phải xin phê duyệt.

Có quy chế nhưng khó áp dụng

Văn bản nêu nhiều nguyên tắc nhưng chưa có bước xử lý, đầu mối hoặc biểu mẫu. Nhân viên vẫn phải hỏi lại hoặc tự bỏ bớt bước để giải quyết công việc.

Mở thêm bộ phận nhưng vẫn dùng cách quản lý cũ

Quy mô tăng, người ký và người phê duyệt thay đổi. Quyết định phân công, ủy quyền và cách lưu hồ sơ chưa được cập nhật tương ứng.

Justix chú trọng sự liên kết giữa văn bản và người sử dụng. Một quy trình hoàn tiền cần làm rõ căn cứ yêu cầu, người kiểm tra, người duyệt và giấy tờ kế toán cần nhận. Một văn bản ủy quyền cần giúp người được giao quyền hiểu đúng phạm vi để thực hiện. Khi làm việc với doanh nghiệp, chúng tôi khảo sát các tình huống tương tự để xây dựng tài liệu có thể dùng trong hoạt động hằng ngày.

Chọn những công việc cần làm rõ trước

Cho Justix biết công việc nào đang phải chờ duyệt, dễ thiếu giấy tờ hoặc chưa rõ ai chịu trách nhiệm. Chúng tôi sẽ trao đổi về danh mục văn bản, thứ tự ưu tiên và cách triển khai phù hợp với doanh nghiệp.

Hotline: 0372 717 888. Email: legal@justix.vn.