Tình huống minh họa: quản lý dữ liệu nhân sự từ tuyển dụng đến nghỉ việc

Để quản lý dữ liệu người lao động, doanh nghiệp cần xác định từng loại thông tin được thu thập khi nào, sử dụng vào việc gì, giao cho bộ phận nào và xử lý ra sao sau khi hết nhu cầu. Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 quy định riêng việc xử lý thông tin trong tuyển dụng và quản lý người lao động, trong đó có yêu cầu đối với hồ sơ ứng viên không trúng tuyển và dữ liệu của người đã nghỉ việc. Doanh nghiệp phải đối chiếu thêm pháp luật lao động, bảo hiểm, kế toán và các thỏa thuận còn hiệu lực để xác định cách xử lý từng tài liệu.

Tình huống giả định tại doanh nghiệp có 48 người lao động

Công ty M có 48 nhân viên, sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự và thuê ngoài dịch vụ tính lương. Phòng nhân sự tiếp nhận hồ sơ ứng viên qua email tuyển dụng; trưởng bộ phận tham gia phỏng vấn; kế toán xử lý bảng lương; nhà cung cấp phần mềm duy trì hệ thống; bộ phận công nghệ thông tin cấp và thu hồi tài khoản.

Tháng 3/2026, ứng viên A gửi hồ sơ cho vị trí chăm sóc khách hàng, được nhận vào làm việc và ký hợp đồng lao động. Sau tám tháng, A chấm dứt hợp đồng. Cùng đợt tuyển dụng, ứng viên B không trúng tuyển. Đây là tình huống giả định để minh họa cách tổ chức hồ sơ; các tên, mốc và hoạt động không phải vụ việc thực tế của Justix.

Trong tình huống này, có hai hồ sơ phải được xử lý khác nhau: hồ sơ của A chuyển từ mục đích tuyển dụng sang quản lý quan hệ lao động; hồ sơ của B kết thúc ở giai đoạn tuyển dụng. Ngoài ra, quyền tiếp cận thông tin của từng bộ phận thay đổi theo tiến trình công việc.

Giai đoạn nhận hồ sơ ứng tuyển

Để đánh giá A và B, công ty cần thông tin liên hệ, kinh nghiệm làm việc và năng lực phù hợp với vị trí tuyển dụng. Công ty chưa có lý do rõ ràng để yêu cầu cả hai nộp bản chụp căn cước, số tài khoản ngân hàng hoặc thông tin người thân ngay khi gửi hồ sơ.

Điểm a và b khoản 1 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng phải phù hợp với quy định pháp luật, được sử dụng đúng mục đích và việc xử lý phải có sự đồng ý của người dự tuyển. Khi nhận CV qua biểu mẫu hoặc email, công ty nên cung cấp thông tin về mục đích sử dụng, bộ phận tiếp nhận, cách lưu hồ sơ và đầu mối giải quyết yêu cầu. Nếu dựa vào sự đồng ý, cách ghi nhận phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 9 của Luật.

Trưởng bộ phận chỉ cần xem hồ sơ liên quan đến việc đánh giá chuyên môn. Bộ phận nhân sự quản lý bản hồ sơ đầy đủ hơn và ghi nhận kết quả tuyển dụng. Việc chuyển CV qua nhóm chat cá nhân của toàn bộ nhân viên không phục vụ mục đích này và cần được ngăn chặn.

Đối với B, điểm c khoản 1 Điều 25 yêu cầu xóa, hủy thông tin đã cung cấp nếu không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Nếu công ty muốn giữ CV cho vị trí tương lai, cần làm rõ thỏa thuận với B về mục đích, phạm vi và thời gian giữ. Khi kết thúc đợt tuyển dụng, nhân sự phải kiểm tra cả tệp đính kèm trong email, bản tải về của người phỏng vấn và dữ liệu trên nền tảng tuyển dụng.

Giai đoạn ký hợp đồng và tiếp nhận nhân viên

Khi A trúng tuyển, công ty bắt đầu thu thập các thông tin cần cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động, quản lý tiền lương, thuế và bảo hiểm. Nhân sự phải rà lại thông tin đã có trong CV, tránh yêu cầu cung cấp nhiều lần nếu chưa cần. Các giấy tờ bổ sung phải gắn với nghiệp vụ cụ thể.

Khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng và chứng chỉ của người lao động. Khi doanh nghiệp cần đối chiếu giấy tờ, nên xác định rõ ai kiểm tra, tài liệu nào cần lưu bản sao và căn cứ của việc lưu. Không lập bộ hồ sơ bản sao theo thói quen mà bỏ qua mục đích sử dụng.

Trong ngày tiếp nhận A, phòng nhân sự có thể lập một thông báo về xử lý dữ liệu trong quan hệ lao động, ghi các hoạt động sử dụng thông tin của A theo công việc thực tế: quản lý hợp đồng, chấm công, tính lương, bảo hiểm, bố trí công việc và xử lý yêu cầu của người lao động. Những mục đích phát sinh, chẳng hạn sử dụng ảnh nhân viên cho quảng cáo tuyển dụng, cần được đánh giá và thông tin riêng theo căn cứ áp dụng.

Giai đoạn làm việc: ai được sử dụng dữ liệu nào?

Công ty M không nên cấp cho tất cả quản lý quyền xem toàn bộ hồ sơ nhân viên. Người quản lý trực tiếp có thể cần lịch làm việc và thông tin liên hệ trong công việc; kế toán cần dữ liệu phục vụ thanh toán và kê khai; bộ phận nhân sự quản lý hồ sơ theo nhiệm vụ; công nghệ thông tin chỉ cần quyền kỹ thuật để duy trì hệ thống.

Điểm c khoản 1 Điều 37 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu bên kiểm soát thực hiện biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu. Khoản 3 Điều 25 cũng đặt điều kiện riêng đối với biện pháp công nghệ, kỹ thuật dùng để quản lý người lao động: người lao động phải biết rõ biện pháp được áp dụng và quyền, lợi ích của họ phải được bảo đảm.

Với dịch vụ tính lương thuê ngoài, cần kiểm tra hợp đồng và vai trò thực tế của nhà cung cấp. Khoản 2 Điều 37 của Luật yêu cầu bên xử lý tiếp nhận dữ liệu sau khi có thỏa thuận hoặc hợp đồng xử lý dữ liệu với bên kiểm soát hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu. Phụ lục cần xác định nhóm dữ liệu được giao, mục đích, người truy cập, nghĩa vụ bảo mật, xử lý sự cố và cách bàn giao hoặc xóa dữ liệu khi hết hợp đồng.

Bảng theo dõi dữ liệu nhân sự trong tình huống

Bảng sau là ví dụ tổ chức công việc cho Công ty M. Khi sử dụng, bộ phận nhân sự cần bổ sung tên hệ thống, loại tài liệu cụ thể và căn cứ lưu phù hợp với công ty.

Cách sử dụng: Từ mỗi dòng, doanh nghiệp xác định nơi đang lưu dữ liệu (email, phần mềm, máy tính nhân sự, đơn vị cung cấp dịch vụ), ghi tên người có quyền truy cập và kiểm tra tài liệu tương ứng. Với hồ sơ có dữ liệu nhạy cảm như thông tin sức khỏe, cần áp dụng thêm yêu cầu về giới hạn truy cập và biện pháp bảo mật tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Khi A nghỉ việc, công ty cần xử lý những dữ liệu nào?

Ngày A nghỉ việc, công nghệ thông tin phải thu hồi tài khoản công việc và quyền truy cập vào các hệ thống; phòng nhân sự thu hồi hồ sơ đang được chia sẻ cho các bộ phận; kế toán xác định tài liệu cần giữ để thực hiện nghĩa vụ còn tồn tại. Nếu sử dụng đơn vị cung cấp dịch vụ nhân sự, công ty cần gửi yêu cầu cập nhật danh sách người lao động và phạm vi dữ liệu mà bên đó tiếp tục được xử lý.

Điểm b, c khoản 2 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 quy định dữ liệu người lao động được lưu theo thời hạn do pháp luật hoặc thỏa thuận xác định và phải được xóa, hủy khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác. Do đó, công ty cần xét từng nhóm tài liệu. Chứng từ tiền lương, thuế, bảo hiểm đang thuộc nghĩa vụ lưu phải được xem xét riêng với ảnh nhân viên dùng cho hệ thống ra vào hoặc bản tải hồ sơ lưu trên máy cá nhân của người quản lý.

Với tài liệu có căn cứ giữ tiếp, công ty nên chuyển sang nơi lưu được kiểm soát, giới hạn người truy cập và ghi thời điểm phải xem xét lại. Những bản sao đã hết mục đích cần được xử lý theo lịch xóa. Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm bài Hồ sơ ứng viên và nhân viên nghỉ việc được phép lưu bao lâu? để rà soát cụ thể việc lưu trữ.

Các bước triển khai tại doanh nghiệp

1. Nhân sự: liệt kê điểm thu thập dữ liệu từ tuyển dụng đến nghỉ việc, phân loại tài liệu và mục đích sử dụng.
2. Pháp chế hoặc người được giao phụ trách dữ liệu: kiểm tra căn cứ xử lý, nội dung thông báo, thỏa thuận và tài liệu với bên nhận dữ liệu.
3. Kế toán: xác định các chứng từ phải lưu theo quy định chuyên ngành và người được tiếp cận.
4. Công nghệ thông tin: ghi nhận nơi lưu, tài khoản, quyền truy cập, bản sao và khả năng xóa dữ liệu theo yêu cầu hợp lệ.
5. Người quản lý: phê duyệt danh sách tài liệu, quy trình chuyển giao và thời điểm kiểm tra định kỳ.

Đầu ra nên là một danh sách thống nhất, trong đó mỗi loại dữ liệu có mục đích sử dụng, người quản lý, hệ thống lưu, căn cứ lưu giữ và phương án xử lý khi kết thúc công việc. Danh sách này có thể dùng để rà soát thực tế hằng năm và khi doanh nghiệp đổi phần mềm hoặc thuê nhà cung cấp mới.

Câu hỏi thường gặp

Ứng viên gửi CV qua email thì có cần thông tin về việc xử lý dữ liệu?

Có. Doanh nghiệp cần bảo đảm ứng viên biết rõ việc sử dụng thông tin phục vụ tuyển dụng và có sự đồng ý phù hợp theo khoản 1 Điều 25 và Điều 9 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân. Hình thức thể hiện và bằng chứng phải phù hợp kênh tiếp nhận thực tế.

Có thể để trưởng bộ phận giữ CV và hồ sơ nhân viên trên máy riêng không?

Chỉ nên cho phép trong phạm vi công việc được giao, có quy định về quyền truy cập, lưu trữ và xử lý sau khi công việc kết thúc. Công ty cần biết bản sao đó nằm ở đâu, ai được sử dụng và xử lý thế nào khi người quản lý thay đổi vị trí hoặc nghỉ việc.

Nhân viên đã nghỉ việc yêu cầu xóa toàn bộ hồ sơ thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp phải kiểm tra từng nhóm tài liệu theo Điều 25. Dữ liệu đã hết căn cứ cần được xử lý; tài liệu còn phải lưu theo pháp luật hoặc thỏa thuận hợp lệ cần được xác định rõ, hạn chế truy cập và phản hồi phù hợp với yêu cầu của người lao động.

Justix hỗ trợ doanh nghiệp

Trong dịch vụ chuẩn hóa pháp lý dữ liệu nhân sự, Justix rà soát biểu mẫu tuyển dụng, thông báo xử lý dữ liệu, hồ sơ người lao động, việc phân quyền và điều khoản với nhà cung cấp nhân sự. Trên cơ sở hoạt động thực tế, Justix soạn hoặc điều chỉnh các tài liệu và quy trình thuộc phạm vi đã thống nhất với doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị bộ mẫu tuyển dụng, hợp đồng lao động, mô tả phần mềm, danh sách nhà cung cấp và quy trình nghỉ việc hiện có. Khi trao đổi ban đầu, nên sử dụng mẫu đã che thông tin định danh. Email: info@justix.vn; điện thoại: 0372 717 888.