Nhận diện khuôn mặt để kiểm soát ra vào: cần rà soát nghĩa vụ gì?

Doanh nghiệp dùng nhận diện khuôn mặt để kiểm soát cửa ra vào phải xác định hệ thống đang thu thập những thông tin nào, thông tin được lưu ở đâu và ai có quyền sử dụng. Nếu hệ thống tạo mẫu đặc trưng khuôn mặt để nhận diện từng người, hoạt động này liên quan đến dữ liệu sinh trắc học và phải đáp ứng yêu cầu bảo vệ dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Việc áp dụng đối với người lao động còn phải tuân thủ quy định về sử dụng công nghệ trong quản lý nhân sự. Doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung này trước khi đưa thiết bị vào sử dụng.

Thiết bị kiểm soát ra vào đang xử lý dữ liệu gì?

Khoản 2 Điều 31 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 quy định về dữ liệu sinh trắc học dựa trên thuộc tính vật lý, đặc điểm sinh học cá biệt và ổn định được dùng để xác định một người. Điểm đ khoản 1 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP xếp dữ liệu sinh trắc học vào danh mục dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Khi khảo sát hệ thống, cần hỏi nhà cung cấp về dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào tên thiết bị “camera AI” hoặc “máy nhận diện khuôn mặt”.

Một hệ thống có thể lưu cả ảnh khuôn mặt và mẫu đặc trưng. Nếu nhà cung cấp thông báo rằng thiết bị “không lưu ảnh gốc”, doanh nghiệp vẫn phải yêu cầu làm rõ mẫu nhận diện có được lưu, sao chép hoặc chuyển về máy chủ hay không.

Xác định mục đích sử dụng trước khi đăng ký khuôn mặt

Doanh nghiệp nên ghi rõ việc nhận diện được dùng để mở cửa văn phòng, kiểm soát khu vực có hạn chế tiếp cận hay ghi nhận thời gian làm việc. Đây là những mục đích có thể dẫn tới phạm vi sử dụng dữ liệu khác nhau. Ví dụ, một hệ thống được giới thiệu để kiểm soát cửa kho nhưng sau đó được dùng lập báo cáo đi muộn cần được rà soát lại mục đích xử lý và thông tin đã cung cấp cho người lao động.

Khoản 2, khoản 3 Điều 3 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu việc thu thập, xử lý phù hợp phạm vi, mục đích cụ thể và lưu giữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Doanh nghiệp cần lập danh sách mục đích và loại dữ liệu tương ứng, tránh thu thêm những thông tin không phục vụ kiểm soát ra vào.

Căn cứ xử lý và việc thông báo cho người lao động

Khoản 3 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 quy định việc xử lý dữ liệu người lao động bằng biện pháp công nghệ, kỹ thuật trong quản lý lao động phải phù hợp pháp luật, bảo đảm quyền và lợi ích của người lao động, trên cơ sở người lao động biết rõ biện pháp đó. Vì vậy, trước khi đăng ký khuôn mặt, bộ phận nhân sự cần cung cấp thông tin về thiết bị, mục đích nhận diện, dữ liệu được lưu, người có quyền truy cập và cách gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu.

Doanh nghiệp phải xác định căn cứ pháp lý cho từng hoạt động xử lý. Nếu dựa vào sự đồng ý, Điều 9 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu sự đồng ý tự nguyện, cụ thể, thể hiện theo từng mục đích và có thể kiểm chứng. Khoản 4 Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP còn yêu cầu thông báo rõ tính chất dữ liệu nhạy cảm khi xin đồng ý xử lý loại dữ liệu này. Các trường hợp xử lý không cần sự đồng ý phải được đối chiếu đúng điều kiện của Điều 19 Luật, không suy ra từ việc doanh nghiệp đã ký hợp đồng lao động.

Nếu người lao động không thể hoặc không muốn đăng ký khuôn mặt, doanh nghiệp cần xem xét phương án ra vào khác phù hợp với công việc và căn cứ xử lý đang áp dụng, chẳng hạn thẻ nhân viên có phân quyền. Đây là phương án quản trị được đề xuất để hạn chế tranh chấp về sự tự nguyện và mức độ cần thiết, không phải yêu cầu bắt buộc đối với mọi hệ thống.

Trường hợp khách đến văn phòng và nhân viên của nhà thầu

Người đến giao hàng, khách đến họp hoặc nhân viên bảo trì thường chỉ ra vào trong thời gian ngắn. Doanh nghiệp cần xác định có thực sự cần đăng ký mẫu khuôn mặt cho những người này hay có thể sử dụng sổ đăng ký, thẻ khách hoặc xác nhận của lễ tân. Nếu vẫn dùng nhận diện, thông tin và căn cứ xử lý phải phù hợp với từng nhóm người, không sử dụng mẫu thông báo dành riêng cho nhân viên làm tài liệu duy nhất.

Đối với tòa nhà có nhiều đơn vị thuê, cần làm rõ bên quản lý tòa nhà hay doanh nghiệp thuê văn phòng quyết định danh sách ra vào, mục đích và cách lưu dữ liệu. Hợp đồng quản lý tòa nhà và mô tả vận hành là tài liệu cần đối chiếu trước khi phân định trách nhiệm.

Yêu cầu bảo vệ dữ liệu với thiết bị và nhà cung cấp

Điểm a khoản 4 Điều 31 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu bên thu thập, xử lý dữ liệu sinh trắc học bảo đảm an toàn vật lý đối với thiết bị lưu trữ và truyền tải, hạn chế quyền truy cập và có hệ thống theo dõi để phòng ngừa, phát hiện hành vi xâm phạm. Khoản 2 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP cũng yêu cầu quy định phân quyền giới hạn truy cập, quy trình xử lý và biện pháp bảo mật đối với dữ liệu nhạy cảm.

Với thiết bị dùng tại văn phòng, những nội dung cần giao bộ phận kỹ thuật xác nhận gồm: tài khoản quản trị; khả năng tải ảnh hoặc mẫu khuôn mặt; nhật ký cấp quyền; cơ chế bảo vệ thiết bị; dữ liệu gửi cho máy chủ; phương án xóa khi nhân viên nghỉ việc; khả năng khôi phục từ bản sao dự phòng.

Nếu thuê nhà cung cấp lưu hoặc đối chiếu khuôn mặt, hợp đồng cần nêu vai trò từng bên, phạm vi xử lý, quyền truy cập khi hỗ trợ kỹ thuật, việc dùng nhà cung cấp phụ, xử lý sự cố và trả hoặc xóa dữ liệu khi chấm dứt dịch vụ. Trách nhiệm của các bên được xem xét theo Điều 37 Luật 91/2025/QH15. Trường hợp có máy chủ hoặc quyền xử lý từ nước ngoài, doanh nghiệp phải kiểm tra hoạt động chuyển dữ liệu theo Điều 20 Luật trên cơ sở luồng dữ liệu thực tế.

Danh sách kiểm tra trước khi đưa hệ thống vào sử dụng

Bảng này là danh sách kiểm tra nội bộ do Justix biên soạn, không phải biểu mẫu bắt buộc nộp cho cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp có thể dùng làm nội dung giao việc cho nhân sự, công nghệ và đơn vị cung cấp thiết bị.

Ví dụ minh họa: doanh nghiệp chuyển từ thẻ sang nhận diện khuôn mặt

Công ty A có 120 nhân viên, dự kiến thay thẻ ra vào bằng thiết bị nhận diện khuôn mặt tại cửa văn phòng và kho tài liệu. Nhà cung cấp đề xuất lưu mẫu nhận diện trên nền tảng điện toán đám mây. Công ty cần thu thập thông tin về vị trí lưu và quyền hỗ trợ từ xa, xác định căn cứ xử lý dữ liệu sinh trắc học, ban hành thông báo cho nhân viên và kiểm tra hợp đồng nhà cung cấp trước ngày vận hành.

Với khách đến họp, Công ty A có thể tiếp tục dùng thẻ khách thay vì yêu cầu đăng ký khuôn mặt. Khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận nhân sự gửi yêu cầu khóa quyền; bộ phận kỹ thuật xác nhận xử lý mẫu nhận diện tại thiết bị và nền tảng lưu trữ theo căn cứ, thời hạn áp dụng. Hồ sơ lưu gồm bản mô tả luồng dữ liệu, thông báo, bằng chứng căn cứ xử lý, hợp đồng, danh sách phân quyền và xác nhận xóa khi phát sinh.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ lưu mã đặc trưng khuôn mặt, không lưu ảnh, có cần bảo vệ như dữ liệu sinh trắc học không?

Cần kiểm tra mã đó có được tạo từ đặc điểm khuôn mặt để nhận diện một người hay không. Nếu có, phải xem xét quy định về dữ liệu sinh trắc học theo khoản 2 Điều 31 Luật 91/2025/QH15 và danh mục dữ liệu nhạy cảm của Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Người lao động đã đồng ý thì doanh nghiệp có được dùng dữ liệu cho mọi mục đích liên quan đến nhân sự?

Phạm vi sử dụng phải theo mục đích đã được thông tin và căn cứ xử lý phù hợp. Khi muốn dùng dữ liệu ra vào để đánh giá năng suất, kiểm tra kỷ luật hoặc mục đích khác, doanh nghiệp phải rà soát lại trước khi triển khai.

Hệ thống xử lý ngay trên thiết bị, không kết nối Internet thì có cần tài liệu pháp lý không?

Cần. Doanh nghiệp vẫn xử lý dữ liệu cá nhân tại thiết bị, phải xác định căn cứ, thông báo, phân quyền, lưu và xóa. Việc không có kết nối nước ngoài chỉ là một thông tin cần xét khi đánh giá luồng dữ liệu.

Justix hỗ trợ rà soát hệ thống kiểm soát ra vào

Trong phạm vi dịch vụ chuẩn hóa pháp lý dữ liệu nhân sự, Justix có thể rà soát mục đích sử dụng nhận diện khuôn mặt, nội dung thông báo, tài liệu đồng ý khi áp dụng, hợp đồng với nhà cung cấp và quy trình xử lý dữ liệu nhân viên nghỉ việc. Để xác định phạm vi công việc, doanh nghiệp nên chuẩn bị mô tả tính năng thiết bị, loại dữ liệu, vị trí lưu trữ, danh sách bên được truy cập và các biểu mẫu đang sử dụng. Có thể gửi mô tả đã loại bỏ dữ liệu định danh qua info@justix.vn hoặc liên hệ 037 27 17 888.