Dữ liệu chấm công sinh trắc học được lưu trong bao lâu?

Pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân không quy định một thời hạn lưu cố định áp dụng cho mọi mẫu khuôn mặt và vân tay dùng để chấm công. Doanh nghiệp phải xác định thời gian cần thiết cho việc nhận diện, căn cứ lưu và trường hợp phải xóa dữ liệu. Khi người lao động nghỉ việc, khoản 2 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đặt ra yêu cầu xóa, hủy dữ liệu, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác. Việc lưu bảng chấm công để tính lương, giải quyết công nợ lao động được xem xét theo tài liệu và nghĩa vụ cụ thể, tách khỏi mẫu sinh trắc học dùng đăng nhập thiết bị.

Cần phân biệt mẫu sinh trắc học với kết quả chấm công

Theo khoản 2 Điều 31 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, dữ liệu sinh trắc học được xác định dựa trên đặc điểm vật lý, sinh học cá biệt và ổn định của con người để nhận diện người đó. Điểm đ khoản 1 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP xác định đây là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Trong một lần chấm công bằng khuôn mặt, hệ thống có thể tạo ra nhiều nhóm dữ liệu: ảnh dùng đăng ký, mẫu đặc trưng khuôn mặt, kết quả xác thực, giờ vào và ra, nhật ký quản trị, bản sao dự phòng. Những dữ liệu này có mục đích và nhu cầu lưu khác nhau. Doanh nghiệp cần lập danh mục riêng để xác định thời điểm xóa cho từng nhóm.

Căn cứ xác định thời gian lưu

Khoản 3 Điều 3 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu dữ liệu cá nhân được lưu trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Điểm b khoản 2 Điều 25 quy định dữ liệu người lao động phải được lưu trữ trong thời hạn theo pháp luật hoặc theo thỏa thuận. Điểm c cùng khoản quy định việc xóa, hủy dữ liệu cá nhân khi chấm dứt hợp đồng lao động, với ngoại lệ theo thỏa thuận hoặc pháp luật.

Từ các quy định này, thời gian lưu phải được xác định theo ít nhất ba yếu tố: mục đích thực sự cần dùng; quy định chuyên ngành hoặc thỏa thuận có liên quan; sự kiện kết thúc mục đích, như ngừng dùng thiết bị, thay công nghệ hoặc chấm dứt quan hệ lao động. Không nên ghi chung “lưu theo quy định pháp luật” khi chưa xác định quy định áp dụng cho từng loại tài liệu.

Hướng dẫn xác định thời gian lưu theo từng loại dữ liệu

Đây là bảng lập lịch lưu nội bộ, không phải danh mục thời hạn bắt buộc do cơ quan nhà nước ban hành. Doanh nghiệp cần bổ sung cột “thời hạn áp dụng”, “người phê duyệt” và “ngày kiểm tra lại” sau khi đã đối chiếu hợp đồng, quy trình tính lương và phần mềm thực tế.

Có được giữ mẫu khuôn mặt cùng thời gian với hồ sơ tiền lương không?

Dữ liệu tổng hợp ngày công có thể là cơ sở kiểm tra việc trả lương, tính công, giải quyết kiến nghị hoặc nghĩa vụ lưu chứng từ theo quy định liên quan. Tuy nhiên, phải xác định chính xác tài liệu nào được sử dụng làm chứng từ hoặc hồ sơ bắt buộc lưu. Không nên suy luận rằng vì bảng chấm công cần lưu nên doanh nghiệp có quyền giữ mẫu khuôn mặt hoặc vân tay trong cùng thời gian.

Trong nhiều hệ thống, sau khi xác thực thành công, phần mềm đã tạo kết quả chấm công gắn với mã nhân viên và thời điểm. Bộ phận nhân sự cần kiểm tra kết quả này có đủ phục vụ việc trả lương và đối soát hay không. Nếu đủ, việc giữ lại mẫu đặc trưng sinh trắc học sau khi kết thúc mục đích cần được xem xét riêng, có ghi nhận căn cứ rõ ràng.

Xử lý dữ liệu khi người lao động nghỉ việc

Điểm c khoản 2 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu xóa, hủy dữ liệu cá nhân của người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ trường hợp theo thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Doanh nghiệp phải rà soát các dữ liệu còn lưu để xác định phần phải xóa và phần có căn cứ tiếp tục giữ. Chỉ khóa tài khoản mà chưa kiểm tra mẫu nhận diện còn ở máy hoặc máy chủ sẽ chưa giải quyết hết công việc.

Quy trình nên giao rõ hai đầu mối: nhân sự xác nhận ngày chấm dứt và những tài liệu vẫn cần lưu; công nghệ hoặc nhà cung cấp thực hiện thu hồi quyền và xử lý dữ liệu theo danh sách. Kết quả cần có xác nhận kỹ thuật, ngày thực hiện và người kiểm tra. Nếu hệ thống lưu nhiều bản sao hoặc có hạn chế kỹ thuật trong việc xóa, doanh nghiệp phải làm rõ cơ chế xử lý, ngăn sử dụng tiếp và thời điểm hoàn tất, thay vì tự coi bản sao dự phòng là ngoại lệ cho việc tiếp tục lưu.

Lưu dữ liệu trên máy chấm công và phần mềm đám mây

Đối với máy chấm công nội bộ, cần kiểm tra dữ liệu trên máy chính, thiết bị dự phòng, máy tính xuất báo cáo và tệp được nhân sự tải về. Với phần mềm đám mây, cần hỏi nhà cung cấp hệ thống sao lưu bao lâu, có sao chép về thiết bị của nhân viên hỗ trợ hay không, việc xóa có áp dụng cho tất cả tài khoản và môi trường hay không.

Điểm a khoản 4 Điều 31 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu bảo mật vật lý đối với thiết bị lưu trữ, truyền tải dữ liệu sinh trắc học, giới hạn quyền truy cập và có hệ thống theo dõi phát hiện hành vi xâm phạm. Vì vậy, lịch lưu dữ liệu cần được thực hiện cùng với phân quyền, quản lý bản sao, nhật ký thao tác và điều khoản với bên cung cấp phần mềm.

Ví dụ lập lịch lưu cho một hệ thống chấm công

Tình huống giả định: Công ty B có 65 người lao động, dùng vân tay để xác thực và phần mềm để xuất bảng chấm công hằng tháng. Một nhân viên kết thúc hợp đồng ngày 31/10/2026. Bộ phận nhân sự xác nhận bảng chấm công của các kỳ còn phải lưu theo quy định và nhu cầu giải quyết công việc có căn cứ. Bộ phận công nghệ đồng thời xác định mẫu vân tay đang nằm ở hai máy chấm công và trên máy chủ của nhà cung cấp.

Công ty B lập phiếu xử lý theo tên hệ thống và mã nhân viên; khóa quyền sử dụng sau khi nghỉ việc, xác định căn cứ còn lưu đối với từng loại dữ liệu, yêu cầu xử lý mẫu vân tay và nhận kết quả xác nhận từ nhà cung cấp. Dữ liệu chấm công phục vụ lương được chuyển sang nơi lưu hồ sơ có phân quyền. Phiếu hoàn tất cần ghi nội dung đã xóa, nội dung tiếp tục lưu, căn cứ, đầu mối và thời điểm kiểm tra lại.

Doanh nghiệp cần tổ chức công việc thế nào?

1. Liệt kê toàn bộ nơi chứa dữ liệu sinh trắc học, từ thiết bị, phần mềm đến bản sao lưu.
2. Phân loại dữ liệu đăng ký nhận diện, mẫu sinh trắc học, kết quả chấm công và hồ sơ lương.
3. Kiểm tra quy định pháp luật, hợp đồng và mục đích đang áp dụng cho từng nhóm; ghi rõ thời điểm kết thúc lưu.
4. Ban hành quy trình xử lý khi nhân viên nghỉ việc, đổi thiết bị hoặc dừng sử dụng sinh trắc học.
5. Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận khả năng xóa và cách kiểm tra dữ liệu còn trên hệ thống.
6. Kiểm tra định kỳ quyền truy cập và chứng từ đã xóa, lưu hoặc chuyển kho.

Câu hỏi thường gặp

Có quy định phải lưu mẫu vân tay 30 ngày, 90 ngày hoặc một năm không?

Không có một mốc chung trong Luật 91/2025/QH15 áp dụng cho tất cả mẫu vân tay chấm công. Doanh nghiệp cần xác định thời gian theo mục đích sử dụng, quy định khác và thỏa thuận phù hợp với Điều 3, Điều 25 của Luật.

Nhân viên nghỉ việc nhưng công ty đang giải quyết tranh chấp tiền lương thì xử lý thế nào?

Cần xác định chính xác hồ sơ và dữ liệu có căn cứ tiếp tục lưu để giải quyết nghĩa vụ, tranh chấp. Doanh nghiệp nên lưu tài liệu chấm công cần thiết theo căn cứ áp dụng và xem xét riêng sự cần thiết của mẫu sinh trắc học; không mở rộng lưu giữ toàn bộ dữ liệu chỉ vì đang có tranh chấp.

Đã xóa thông tin trong phần mềm nhân sự thì có cần kiểm tra máy chấm công không?

Có. Nhiều thiết bị lưu mẫu nhận diện tại bộ nhớ máy, trong khi phần mềm nhân sự chỉ quản lý tên người dùng và kết quả chấm công. Cần kiểm tra các nơi lưu được xác nhận trong bản mô tả hệ thống.

Bản sao dự phòng có cần được đưa vào lịch xóa dữ liệu?

Có. Lịch lưu cần nêu bản sao được tạo ở đâu, ai có thể khôi phục, chu kỳ thay thế và phương án xử lý khi hết căn cứ lưu. Bộ phận kỹ thuật phải cung cấp thông tin này để xác định phương án thực hiện phù hợp.

Justix hỗ trợ rà soát việc lưu và xóa dữ liệu chấm công

Trong phạm vi dịch vụ chuẩn hóa pháp lý dữ liệu nhân sự, Justix có thể đối chiếu căn cứ lưu hồ sơ nhân sự, rà soát điều khoản với nhà cung cấp, soạn quy trình xử lý khi người lao động nghỉ việc và hướng dẫn phân công thực hiện. Doanh nghiệp nên chuẩn bị thông tin về loại máy, phần mềm, dữ liệu đang lưu, quy chế chấm công, hợp đồng nhà cung cấp và quy trình nghỉ việc. Có thể gửi tài liệu mẫu đã che thông tin cá nhân qua info@justix.vn hoặc liên hệ 037 27 17 888.