Hồ sơ ứng viên và nhân viên nghỉ việc được phép lưu bao lâu?

Hồ sơ ứng viên và nhân viên nghỉ việc được phép lưu trong bao lâu?

Không có một thời hạn chung áp dụng cho toàn bộ hồ sơ ứng viên và nhân viên nghỉ việc. Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân yêu cầu xóa, hủy thông tin người dự tuyển không được tuyển dụng, trừ khi có thỏa thuận khác; dữ liệu người lao động khi chấm dứt hợp đồng cũng phải được xóa, hủy, trừ thỏa thuận hoặc quy định pháp luật khác. Vì vậy, cần phân loại từng tài liệu trước khi quyết định giữ thêm 5 năm, 10 năm hay xóa.

Ứng viên không trúng tuyển có phải được xóa hồ sơ không?

Có, trừ trường hợp có thỏa thuận khác theo điểm c khoản 1 Điều 25 Luật 91/2025/QH15. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả hồ sơ trên nền tảng tuyển dụng, email, thư mục dùng chung và bản tải xuống của người phỏng vấn.

Điểm a, b cùng khoản yêu cầu chỉ thu thập thông tin phục vụ tuyển dụng phù hợp pháp luật; việc xử lý phải hợp pháp và có sự đồng ý của người dự tuyển. Một hồ sơ đã gửi cho vị trí cụ thể không tự trở thành nguồn dữ liệu được giữ và sử dụng cho mọi nhu cầu sau này.

Nên thiết lập thao tác kết thúc đợt tuyển dụng: xác nhận kết quả, kiểm tra thỏa thuận lưu tiếp, lập danh sách cần xóa và giao người thực hiện.

Muốn giữ CV cho đợt tuyển dụng sau thì làm thế nào?

Doanh nghiệp cần có thỏa thuận khác với ứng viên về việc tiếp tục lưu, sử dụng hồ sơ. Thỏa thuận nên nêu mục đích, loại thông tin, khoảng thời gian, người được tiếp cận và cách thực hiện quyền. Nếu dựa vào sự đồng ý, phải đáp ứng Điều 9 Luật 91/2025/QH15 và Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP về tính tự nguyện, nội dung rõ ràng, khả năng kiểm chứng và lưu bằng chứng.

Ví dụ minh họa: doanh nghiệp muốn giữ CV và thông tin liên hệ trong 12 tháng để liên hệ về vị trí tương tự. Mốc 12 tháng là phương án để thỏa thuận trong ví dụ, không phải thời hạn luật định. Doanh nghiệp cần ghi rõ thời điểm bắt đầu tính, mục đích và kênh gửi yêu cầu; không mặc định rằng ứng viên đã đồng ý chỉ vì không phản hồi email thông báo.

Hết thời hạn đã thống nhất, cần kiểm tra căn cứ tiếp tục lưu.

Nhân viên nghỉ việc có phải xóa toàn bộ hồ sơ ngay không?

Điểm b, c khoản 2 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu lưu theo thời hạn pháp luật hoặc thỏa thuận và xóa, hủy khi chấm dứt hợp đồng, trừ thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định khác. Vì vậy, doanh nghiệp phải tách dữ liệu đã hết căn cứ sử dụng khỏi tài liệu vẫn thuộc nghĩa vụ lưu giữ.

Chẳng hạn, dữ liệu nhận diện để ra vào văn phòng cần được xem xét riêng với chứng từ tiền lương phục vụ kế toán. Việc một nhóm chứng từ phải lưu không có nghĩa mọi ảnh, bản sao giấy tờ và dữ liệu sinh trắc học của người đó đều được giữ cùng thời hạn.

Đối với tài liệu được tiếp tục lưu hợp pháp, nên chuyển sang chế độ hạn chế truy cập, xác định người quản lý và mục đích được dùng. Nhân viên đã nghỉ không nên tiếp tục nằm trong danh sách xuất dữ liệu cho hoạt động hằng ngày khi không còn nhu cầu hợp pháp.

Hồ sơ tiền lương có bắt buộc lưu 10 năm không?

Cần xác định tài liệu có thuộc nhóm kế toán nào. Khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán, được hợp nhất tại Văn bản 41/VBHN-VPQH ngày 16/03/2026 quy định các thời hạn theo tính chất tài liệu. Hai mốc thường cần đối chiếu là tối thiểu 5 năm cho tài liệu kế toán phục vụ quản lý, điều hành không trực tiếp ghi sổ, lập báo cáo tài chính; tối thiểu 10 năm cho nhóm chứng từ dùng trực tiếp, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Điều 12–13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cụ thể hóa các nhóm này và yêu cầu áp dụng thời hạn dài hơn khi pháp luật khác quy định. Doanh nghiệp cần để bộ phận kế toán xác định chứng từ thực tế thuộc nhóm nào. Nhãn “hồ sơ nhân sự” hoặc “bảng lương” trên thư mục chưa đủ để kết luận.

Khoản 1 Điều 15 Nghị định quy định mốc tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm cho các nhóm tài liệu được liệt kê, trong đó có chứng từ thuộc khoản 1 Điều 13. Không mặc nhiên tính 10 năm từ ngày nhân viên nghỉ việc. Thời hạn tối thiểu cũng không tự tạo quyền lưu mọi dữ liệu vô thời hạn.

Lập bảng thời hạn lưu hồ sơ nhân sự như thế nào?

Bảng dưới đây là khung phân loại ban đầu. Khi áp dụng, cần bổ sung tên tài liệu, nơi lưu, căn cứ cụ thể, thời điểm bắt đầu tính, người phụ trách và cách xử lý khi hết hạn.

Nên giao nhân sự lập danh mục, kế toán xác nhận tài liệu kế toán, pháp chế kiểm tra căn cứ và công nghệ thông tin xác nhận nơi tồn tại bản sao.

Có được giữ hồ sơ vì lo sau này xảy ra tranh chấp không?

Lý do chung “để phòng tranh chấp” chưa đủ để quyết định giữ toàn bộ dữ liệu vô thời hạn. Cần xác định nghĩa vụ pháp luật, thỏa thuận hoặc căn cứ cụ thể cho việc tiếp tục xử lý, cùng phạm vi tài liệu cần thiết.

Theo Điều 14 Luật 91/2025/QH15, việc xóa có các trường hợp áp dụng và ngoại lệ; Điều 3 yêu cầu thời gian lưu phù hợp mục đích, trừ quy định pháp luật khác. Nếu có tranh chấp thực tế hoặc yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, nên rà soát căn cứ theo từng vụ việc, xác định tài liệu liên quan và thời điểm xem xét lại.

Thay tên nhân viên bằng mã số chưa chắc đã khử nhận dạng. Nếu vẫn có thể đối chiếu mã để xác định người đó, doanh nghiệp vẫn cần xem xét nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Xóa trên phần mềm đã đủ chưa?

Cần kiểm tra bản sao trong email, máy chấm công, máy tính, kho tài liệu và hệ thống nhà cung cấp. Điều 14 Luật yêu cầu việc xóa, hủy an toàn, ngăn khôi phục trái phép. Hợp đồng và quy trình nên làm rõ phạm vi xóa, xử lý bản sao lưu và cách xác nhận kết quả.

Nên lưu bằng chứng về nhóm dữ liệu đã xử lý, ngày thực hiện và người kiểm tra, tránh sao chép lại toàn bộ dữ liệu chỉ để chứng minh đã xóa. Với tài liệu kế toán, việc tiêu hủy còn phải tuân thủ Điều 16–17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Nếu có yêu cầu xóa từ cá nhân, cần tiếp nhận theo Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, không chờ đến đợt rà soát định kỳ.

Cần thống nhất thời hạn lưu giữa HR, kế toán và nhà cung cấp?

Justix hỗ trợ xây dựng bảng thời hạn lưu, rà soát thỏa thuận với ứng viên và quy trình dữ liệu khi nghỉ việc trong dịch vụ chuẩn hóa pháp lý dữ liệu nhân sự. Doanh nghiệp nên chuẩn bị danh mục hồ sơ, mẫu tuyển dụng, danh sách nơi lưu và hợp đồng phần mềm để trao đổi phạm vi qua 0372717888 / 0878853686.