Đi làm muộn có bị phạt tiền hoặc trừ lương không?

Đi làm muộn công ty có được phạt tiền hoặc trừ lương nhân viên không?

Căn cứ theo quy định Điều 95, Điều 96 và khoản 2 Điều 127 Bộ luât Lao động, Công ty không được phạt tiền hoặc cắt lương để xử lý việc đi làm muộn. Việc xác định tiền lương tương ứng thời gian thực tế làm việc phải căn cứ hình thức trả lương và thỏa thuận hợp pháp. Doanh nghiệp không được phép thay đổi tên gọi (ví dụ như đổi hình thức xử phạt thành việc điều chỉnh giờ công) để áp dụng chế tài xử lý đối với người lao động. 

Phân biệt giữa nguyên tắc trả lương theo giờ làm việc và phạt tiền.

Việc trừ một khoản tiền cố định (ví dụ: trừ 200.000 đồng khi đi muộn 10 phút) theo bảng nội quy/bảng phạt nhằm răn đe người lao động có bản chất xử lý vi phạm. Việc người lao động đã ký đồng thuận vào nội quy công ty cũng không làm cho hình thức phạt tiền trở nên hợp pháp, bởi pháp luật lao động không cho phép doanh nghiệp dùng hình thức phạt tiền hay cắt lương để xử lý vi phạm. Trường hợp này hoàn toàn khác với việc tính toán tiền lương theo thời gian làm việc thực tế.

Doanh nghiệp trả lương tháng cần kiểm tra hợp đồng, lịch làm việc và phương pháp quy đổi trước khi tính phần thời gian không làm việc. Doanh nghiệp không được mặc nhiên làm tròn thời gian đi muộn (ví dụ: làm tròn 1 phút đi muộn thành nửa ngày nghỉ). Cách tính làm tròn gây mất tiền của người lao động đối với cả khoảng thời gian họ đã thực tế làm việc là không có cơ sở giải trình theo đúng nguyên tắc trả lương tại Điều 95 Bộ luật Lao động.

Vi phạm giờ làm vẫn có thể được xử lý

Doanh nghiệp có quyền quản lý thời gian làm việc, yêu cầu chấm công và xử lý hành vi vi phạm theo nội quy hợp pháp. Tuy nhiên, hình thức xử lý kỷ luật phải thuộc các trường hợp quy định tại Điều 124 Bộ luật Lao động. Việc xác định lỗi, thành phần tham gia và quyền tự bảo vệ của người lao động phải đáp ứng Điều 122 Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý việc người lao động đi muộn nhiều lần không tự động trở thành căn cứ sa thải. 

Với người lao động thường xuyên không tuân thủ quy định về giờ làm việc, doanh nghiệp nên lưu bảng chấm công, giải trình, thông báo nhắc việc và nội quy áp dụng. Cần phân biệt lỗi chấm công với việc có mặt muộn thật sự; đồng thời kiểm tra ca làm, việc đi công tác hoặc thỏa thuận làm linh hoạt. Một báo cáo từ phần mềm chưa thể thay thế cho toàn bộ quá trình xác minh thực tế công việc của người lao động.

Doanh nghiệp cần sửa quy chế thế nào để có thể sử dụng được trong thực tế?

Ví dụ giả định: Công ty đang trừ 100.000 đồng mỗi lần đi muộn và gọi đây là “đóng quỹ”. Người sử dụng lao động nên dừng cơ chế thu bắt buộc này, tiến hành đối chiếu khoản đã thu, điểu chỉnh quy định giờ làm và xây dựng cách ghi nhận thời gian có thể kiểm tra. Nếu cần xử lý vi phạm, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự, thủ tục do pháp luật quy định, tuyệt đối không dùng quy định nội bộ thay cho căn cứ pháp luật.

Khoản thưởng chuyên cần chỉ hợp pháp khi có điều kiện hưởng được công bố công khai, rõ ràng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần rà soát kỹ để đảm bảo khoản tiền này thực sự là tiền thưởng chứ không phải là một phần tiền lương cố định đã được cam kết ban đầu. Việc tự ý chuyển một phần tiền lương cố định sang tên gọi "chuyên cần" rồi cắt giảm khi người lao động đi muộn sẽ dễ phát sinh tranh chấp lao động.

Theo quy định tại khoản 3 Điều 95 Bộ luật Lao động, trong mỗi kỳ trả lương, doanh nghiệp phải thông báo bảng kê trả lương cho người lao động, trong đó thể hiện rõ các khoản và nội dung khấu trừ (nếu có).

Câu hỏi thường gặp:

1. Nhân viên đồng ý nộp phạt thì có được thu không? 

Việc người lao động đồng ý hoặc ký cam kết nộp phạt không làm mất đi hiệu lực của quy định cấm phạt tiền hoặc cắt lương để xử lý vi phạm kỷ luật. Doanh nghiệp cần nhìn nhận lại bản chất pháp lý của khoản thu này thay vì dựa vào sự đồng ý của nhân viên.

2. Có được trừ tối đa 30% lương vì đi muộn không?

Giới hạn khấu trừ tối đa 30% tiền lương tháng quy định tại Điều 102 Bộ luật Lao động chỉ áp dụng đối với việc bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản của doanh nghiệp theo đúng điều kiện luật định. Đây hoàn toàn không phải là hạn mức cho phép áp dụng đối với các khoản phạt tiền do đi làm muộn.

Doanh nghiệp có thể liên hệ Justix để rà soát quy chế chấm công, tiền lương và trình tự xử lý vi phạm trước khi áp dụng đồng loạt. Liên hệ Justix