Mẫu thông báo camera: cần viết gì và đặt ở đâu?

Doanh nghiệp có thể dùng biển thông báo tại lối vào kết hợp văn bản gửi nhân viên để thông tin về hệ thống camera. Nội dung cần giúp người bị ghi hình biết nơi có thiết bị, mục đích sử dụng hình ảnh, đơn vị phụ trách và cách gửi yêu cầu. Khoản 3 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 yêu cầu người lao động biết rõ biện pháp công nghệ, kỹ thuật được sử dụng trong quản lý. Với hoạt động ghi hình thuộc Điều 32, luật còn quy định nghĩa vụ thông báo hoặc cung cấp thông tin bằng hình thức khác, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hai mẫu dưới đây do Justix biên soạn để tham khảo; doanh nghiệp cần sửa theo hệ thống thực tế trước khi ban hành.

Thông báo camera cần có những thông tin nào?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị một bản mô tả đầy đủ để người lao động và các bộ phận liên quan biết phạm vi sử dụng camera. Với khách đến giao dịch, nội dung ngắn đặt tại lối vào giúp họ nhận biết khu vực đang được ghi hình. Những thông tin chính gồm:

1. Đơn vị quản lý: tên doanh nghiệp hoặc đơn vị chịu trách nhiệm vận hành và xử lý yêu cầu liên quan đến bản ghi.
2. Khu vực ghi hình: sảnh, cửa ra vào, lối đi, kho, quầy giao nhận hoặc khu vực cụ thể được xác định trong danh sách thiết bị.
3. Mục đích: kiểm soát ra vào, bảo vệ tài sản, xác minh sự việc; nếu phục vụ quản lý lao động, cần nêu đúng hoạt động đó.
4. Phạm vi thu thập: ghi hình liên tục hay theo chuyển động; có ghi âm hoặc nhận diện tự động hay không.
5. Người được tiếp cận: bộ phận bảo vệ, hành chính, người phê duyệt trích xuất và nhà cung cấp có quyền truy cập theo hợp đồng.
6. Thời gian lưu: thời hạn hoặc cách xác định thời hạn đang được doanh nghiệp áp dụng, trường hợp giữ đoạn ghi để xử lý sự việc và cách xóa dữ liệu.
7. Đầu mối liên hệ: email, điện thoại hoặc bộ phận tiếp nhận yêu cầu kiểm tra dữ liệu camera.

Đây là danh mục nội dung đề xuất để soạn một thông báo sử dụng được. Pháp luật cần được đối chiếu theo loại khu vực và mục đích xử lý; không nên ghi đây là một biểu mẫu bắt buộc có số hiệu do cơ quan nhà nước ban hành.

Mẫu biển thông báo camera tại cửa ra vào

Mẫu tham khảo 1 - dùng tại lối vào hoặc khu vực tiếp khách:

THÔNG BÁO KHU VỰC CÓ CAMERA GHI HÌNH

[Tên doanh nghiệp] sử dụng camera tại khu vực này để kiểm soát người ra vào, bảo vệ tài sản và xác minh sự việc khi cần thiết.

Hệ thống ghi nhận hình ảnh, thời gian và vị trí ghi hình; không ghi âm. Hình ảnh được tiếp cận bởi nhân sự có thẩm quyền và lưu theo thời hạn đã được doanh nghiệp công bố trong thông báo chi tiết.

Thông tin về việc sử dụng camera và yêu cầu liên quan đến dữ liệu ghi hình được tiếp nhận tại: [email hoặc số điện thoại phụ trách].

Hết mẫu.

Biển trên phù hợp với giả định thiết bị chỉ ghi hình và mục đích chính là an ninh tại khu vực đi vào. Nếu hệ thống có ghi âm, nhận diện khuôn mặt hoặc dùng bản ghi để đánh giá hoạt động của nhân viên, doanh nghiệp phải sửa lại nội dung và đánh giá căn cứ xử lý tương ứng. Không nên treo biển ghi “camera an ninh” khi thực tế dữ liệu còn được dùng cho mục đích khác.

Vị trí đặt biển nên cho phép người đi vào đọc được trước khi bước vào khu vực ghi hình. Ở tòa nhà có nhiều lối vào, cần kiểm tra từng lối đi thực tế. Với khu vực chỉ dành cho người lao động, nên kết hợp biển tại vị trí thích hợp và thông báo gửi qua kênh nội bộ có thể lưu bằng chứng phổ biến.

Mẫu thông báo đầy đủ dành cho người lao động

Mẫu tham khảo 2 - gửi nhân viên trước khi sử dụng hoặc thay đổi hệ thống camera:

THÔNG BÁO VỀ VIỆC SỬ DỤNG CAMERA TẠI NƠI LÀM VIỆC

1. Đơn vị quản lý hệ thống

[Tên doanh nghiệp] là đơn vị tổ chức việc ghi hình tại văn phòng và chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu theo phạm vi hoạt động của mình. Bộ phận hành chính phụ trách vận hành hằng ngày; bộ phận công nghệ thông tin quản trị thiết bị và tài khoản theo phân công.

2. Vị trí và mục đích ghi hình

Hệ thống được lắp tại cửa ra vào, sảnh tiếp khách, hành lang dẫn tới kho và khu giao nhận hàng hóa. Mục đích sử dụng là kiểm soát việc ra vào, bảo vệ tài sản và kiểm tra diễn biến khi phát sinh sự việc tại các khu vực này. Camera không được sử dụng để thu thập hình ảnh trong nhà vệ sinh, phòng thay đồ hoặc khu vực sinh hoạt riêng tư của nhân viên.

3. Dữ liệu được ghi nhận

Hệ thống thu hình ảnh, thời điểm ghi hình và mã vị trí camera. Trong phạm vi thông báo này, hệ thống không thu âm và không sử dụng chức năng tự động nhận diện khuôn mặt. Nếu bổ sung những chức năng đó, doanh nghiệp sẽ kiểm tra lại căn cứ xử lý và cập nhật thông báo trước khi áp dụng.

4. Quyền tiếp cận và việc cung cấp hình ảnh

Nhân sự bảo vệ được quan sát hình ảnh trực tiếp tại điểm trực trong phạm vi nhiệm vụ. Việc xem lại hoặc xuất bản ghi phải có lý do nghiệp vụ, được người có thẩm quyền phê duyệt và lưu thông tin về lần truy cập, trích xuất. Hình ảnh có thể được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền hoặc chủ thể được nhận theo căn cứ pháp luật, sau khi kiểm tra phạm vi yêu cầu và bảo vệ dữ liệu của người có liên quan.

5. Lưu trữ và xóa dữ liệu

Hình ảnh được lưu trong hệ thống do doanh nghiệp quản lý trong thời hạn [thời hạn đã được phê duyệt cho từng khu vực]. Khi hết thời hạn, bản ghi được xóa hoặc ghi đè theo cấu hình đã kiểm tra. Đối với đoạn ghi cần phục vụ xác minh sự việc hoặc giải quyết yêu cầu hợp lệ, doanh nghiệp ghi nhận lý do, người phụ trách và thời điểm xem xét việc lưu tiếp.

6. Nhà cung cấp dịch vụ

Đơn vị lắp đặt hoặc bảo trì chỉ được tiếp cận dữ liệu khi có yêu cầu công việc, trong phạm vi quyền được cấp và theo thỏa thuận với doanh nghiệp. Quyền truy cập từ xa, nếu có, phải được quản lý và thu hồi khi hoàn thành công việc.

7. Yêu cầu liên quan đến dữ liệu camera

Nhân viên có thể gửi yêu cầu về thông tin ghi hình, phạm vi sử dụng dữ liệu hoặc việc thực hiện quyền đối với dữ liệu cá nhân qua [email/bộ phận tiếp nhận]. Doanh nghiệp sẽ xác minh yêu cầu, kiểm tra dữ liệu liên quan và xử lý theo quy định áp dụng; trường hợp đoạn ghi có hình ảnh của nhiều người, việc cung cấp phải được xem xét để bảo vệ thông tin của người khác.

8. Thời điểm áp dụng

Thông báo áp dụng từ [ngày/tháng/năm] và được phổ biến tới người lao động trước khi hệ thống hoạt động theo phạm vi nêu trên. Thay đổi về vị trí, mục đích, chức năng hoặc bên có quyền truy cập sẽ được rà soát và cập nhật vào tài liệu quản lý hệ thống.

Hết mẫu.

Mẫu này cần được điều chỉnh khi doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài quản lý dữ liệu, dùng nền tảng lưu trữ trực tuyến hoặc có mục đích giám sát lao động riêng. Các bước phê duyệt và lưu nhật ký trích xuất là đề xuất quản trị thực tế; nếu muốn ghi chúng là nghĩa vụ luật định cụ thể, phải viện dẫn đúng điều khoản áp dụng.

Cách điền thời gian lưu và người được truy cập

Không nên giữ nguyên các trường trong ngoặc vuông khi đưa thông báo vào sử dụng. Phần cần hoàn thiện phải dựa trên cấu hình thiết bị, nội dung được phê duyệt và quy trình của doanh nghiệp.

Lưu ý: Con số 14 ngày trong bảng là lựa chọn minh họa của Công ty M, không phải thời hạn bắt buộc đối với mọi camera. Khoản 4 Điều 32 Luật 91/2025/QH15 quy định về thời gian lưu cần thiết đối với dữ liệu ghi hình tại nơi công cộng, hoạt động công cộng, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Những camera ở khu vực khác phải được đánh giá theo hoạt động và căn cứ xử lý tương ứng.

Thông báo nên được đặt ở đâu?

Với cửa ra vào hoặc nơi tiếp khách, biển cần đặt trước khu vực ghi hình và ở độ cao dễ đọc. Tại cửa kho, biển nên ở hướng di chuyển mà nhân viên giao nhận có thể quan sát. Tại khu vực làm việc nội bộ, thông báo chi tiết nên được gửi cho người lao động qua email, hệ thống nhân sự hoặc văn bản nội bộ có thể truy xuất; biển tại khu vực camera là hình thức thông tin bổ sung hữu ích.

Khoản 2 Điều 32 quy định việc thông báo hoặc thông tin bằng hình thức khác đối với hoạt động ghi hình thuộc khoản 1 Điều này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Điều luật không phải căn cứ để khẳng định mọi nơi đều buộc treo một biển giống hệt nhau ở từng camera. Điều quan trọng là xác định đúng đối tượng được thông tin và bảo đảm thông tin đến họ theo cách phù hợp.

Đối với phòng họp, khu vực ghi hình có thể thay đổi theo hoạt động. Nếu doanh nghiệp dự định ghi hình một cuộc họp trực tuyến hoặc ghi âm cuộc trao đổi với khách hàng, cần đánh giá riêng người tham gia, mục đích và phương thức cung cấp thông tin trước khi bật chức năng ghi.

Cần kiểm tra những gì trước khi ban hành thông báo?

1. Đối chiếu danh sách camera với sơ đồ thực tế, kiểm tra từng góc quay và tính năng ghi âm, nhận diện tự động.
2. Xác định căn cứ pháp lý cho mục đích ghi hình, đặc biệt khi camera được dùng để giám sát người lao động theo khoản 3 Điều 25.
3. Kiểm tra hệ thống có nhận dữ liệu của khách và người giao nhận ở khu vực công cộng hay không, từ đó đánh giá trường hợp Điều 32.
4. Thống nhất thời gian lưu, người được xem hoặc xuất bản ghi, cơ chế phê duyệt và quy trình xóa.
5. Kiểm tra điều khoản hợp đồng và quyền truy cập của đơn vị lắp đặt, bảo trì hoặc lưu trữ camera.
6. Ban hành nội dung cuối cùng, treo biển tại các điểm phù hợp, phổ biến cho nhân viên và lưu bản thông báo đang sử dụng.

Nếu công ty đã lắp camera từ trước, cần kiểm tra lại thông báo hiện hành. Khi thay đổi mục đích ghi hình, thêm chức năng thu âm hoặc cấp quyền xem cho một đơn vị mới, nên cập nhật thông báo và các tài liệu liên quan trước khi vận hành theo phạm vi mới.

Câu hỏi thường gặp

Biển ghi “Khu vực có camera” đã đủ thông tin chưa?

Dòng chữ này chỉ cho biết có thiết bị ghi hình. Doanh nghiệp nên bổ sung mục đích, đơn vị quản lý và đầu mối liên hệ, đồng thời có thông báo chi tiết về cách sử dụng, lưu giữ và truy cập dữ liệu. Nội dung cụ thể phải phù hợp với căn cứ pháp luật áp dụng cho khu vực đó.

Có phải cho từng nhân viên ký nhận thông báo camera?

Luật không đặt ra một mẫu ký nhận chung cho mọi trường hợp camera. Doanh nghiệp cần chứng minh đã thực hiện việc thông tin theo quy định áp dụng. Xác nhận đã đọc có thể là cách lưu chứng cứ phổ biến nội bộ; trường hợp cần sự đồng ý theo Điều 9, phải kiểm tra riêng tính tự nguyện, nội dung và cách ghi nhận sự đồng ý.

Cần làm gì nếu camera được bổ sung chức năng ghi âm?

Phải cập nhật mô tả dữ liệu và mục đích, kiểm tra căn cứ xử lý và ảnh hưởng đối với người có liên quan; sửa biển và thông báo nếu nội dung cũ ghi hệ thống chỉ thu hình ảnh. Cần rà lại người được truy cập âm thanh và thời hạn lưu của bản ghi.

Doanh nghiệp có thể dùng một thông báo cho tất cả chi nhánh không?

Có thể sử dụng cấu trúc chung nếu thông tin chính xác tại từng cơ sở. Tuy nhiên, vị trí camera, người quản lý hệ thống, nơi lưu, thời gian giữ và bên có quyền truy cập cần được lập theo từng địa điểm. Nếu khác biệt lớn, nên có phụ lục hoặc thông báo riêng cho cơ sở đó.

Justix hỗ trợ doanh nghiệp

Justix rà soát quy định camera tại nơi làm việc, soạn thông báo cho người lao động và khách đến giao dịch, đối chiếu căn cứ xử lý, phân quyền truy cập và việc lưu hình ảnh trong phạm vi dịch vụ chuẩn hóa pháp lý dữ liệu nhân sự.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh sách thiết bị, sơ đồ vị trí, bản thông báo hiện có, chính sách lưu hình ảnh và hợp đồng với đơn vị vận hành. Có thể gửi mô tả hệ thống và tài liệu mẫu đã che dữ liệu cá nhân để Justix xác định phạm vi rà soát. Email: info@justix.vn; điện thoại: 0372 717 888.