Camera tại nơi làm việc: thông báo và quản lý dữ liệu thế nào?

Doanh nghiệp có thể sử dụng camera để quản lý ra vào, bảo vệ tài sản và ghi nhận sự việc tại nơi làm việc, nhưng phải xem xét mục đích, vị trí đặt thiết bị và cách sử dụng hình ảnh thu được. Khoản 3 Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 yêu cầu người lao động biết rõ các biện pháp công nghệ, kỹ thuật được áp dụng trong quản lý. Đối với khu vực thuộc phạm vi nơi công cộng, hoạt động công cộng, việc ghi hình còn phải được đối chiếu với các điều kiện riêng tại Điều 32 của Luật. Doanh nghiệp cần thực hiện việc thông báo, phân quyền và lưu trữ phù hợp với từng khu vực thay vì áp dụng một quy định chung cho toàn bộ hệ thống.

Hình ảnh camera tại nơi làm việc có phải dữ liệu cá nhân?

Hình ảnh có thể xác định một người cụ thể là dữ liệu cá nhân. Khoản 6 Điều 3 Nghị định 356/2025/NĐ-CP liệt kê hình ảnh của cá nhân trong danh mục dữ liệu cá nhân cơ bản. Thông thường, bản ghi tại cửa ra vào còn chứa thời điểm xuất hiện, vị trí camera và diễn biến hoạt động. Khi kết hợp với danh sách nhân viên hoặc lịch làm việc, những thông tin này có thể phản ánh việc có mặt và di chuyển của một người.

Doanh nghiệp cần xác định thiết bị có ghi âm hay chỉ ghi hình; hệ thống lưu liên tục hay khi phát hiện chuyển động; bản ghi được giữ trong đầu ghi tại văn phòng hay gửi lên máy chủ của nhà cung cấp. Nếu phần mềm có chức năng nhận diện khuôn mặt hoặc phân tích hành vi, phải kiểm tra thêm dữ liệu và tính năng thực tế, thay vì chỉ mô tả hệ thống là camera an ninh thông thường.

Phân biệt camera giám sát người lao động và camera tại khu vực công cộng

Camera tại khu vực làm việc nội bộ. Khoản 3 Điều 25 Luật 91/2025/QH15 là căn cứ cần kiểm tra khi doanh nghiệp dùng công nghệ để quản lý người lao động. Công ty phải làm rõ biện pháp đang dùng và bảo đảm quyền, lợi ích của người lao động. Nếu camera nhằm theo dõi việc tuân thủ quy trình tại quầy giao dịch, cần giải thích phạm vi giám sát và giới hạn việc khai thác bản ghi.

Camera tại nơi công cộng, hoạt động công cộng. Điều 32 Luật 91/2025/QH15 quy định những trường hợp được ghi âm, ghi hình và xử lý dữ liệu mà không cần sự đồng ý, kèm trách nhiệm thông báo hoặc thông tin bằng hình thức khác để người có liên quan biết việc ghi hình, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Điều luật còn giới hạn mục đích sử dụng và thời gian lưu dữ liệu. Việc một khu vực nằm trong tòa nhà doanh nghiệp chưa đủ để mặc nhiên xác định đó là nơi công cộng theo điều luật này.

Chẳng hạn, quầy tiếp đón khách và phòng họp nội bộ có đối tượng sử dụng và tính chất khác nhau. Đối với từng vị trí, doanh nghiệp phải xác định căn cứ xử lý dữ liệu phù hợp, bao gồm việc xem xét quy định về sự đồng ý tại Điều 9, trường hợp xử lý không cần đồng ý tại Điều 19 và quy định chuyên biệt nếu có. Không nên kết luận mọi hệ thống camera đều bắt buộc lấy chữ ký đồng ý của từng người, hoặc mọi camera an ninh đều được miễn bước này.

Những khu vực cần xem xét trước khi lắp camera

Trước khi đặt thiết bị, doanh nghiệp nên khảo sát khu vực, góc quay và người có thể xuất hiện trong hình ảnh. Nếu cùng một mục đích bảo vệ tài sản có thể thực hiện bằng camera tại cửa kho, cần giải thích lý do nếu muốn lắp thêm camera quan sát liên tục bàn làm việc cá nhân.

Bảng trên là đề xuất rà soát vị trí lắp đặt, không phải danh mục vị trí do luật quy định cụ thể. Doanh nghiệp phải đánh giá đặc thù nơi làm việc, pháp luật liên quan và phương án kỹ thuật trước khi phê duyệt hệ thống.

Thông báo camera cho nhân viên cần ghi những gì?

Đối với người lao động, thông báo cần giúp họ biết được camera được lắp ở đâu, khi nào ghi hình, dùng cho công việc gì và ai có thể tiếp cận bản ghi. Đây là cách doanh nghiệp tổ chức thực hiện yêu cầu tại khoản 3 Điều 25. Khi thuộc trường hợp Điều 32, việc thông báo hoặc cung cấp thông tin còn phải đáp ứng khoản 2 Điều 32, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Nội dung nên gồm tên đơn vị quản lý camera; khu vực và mục đích ghi hình; việc có hoặc không thu âm; nhóm người có quyền truy cập; chính sách lưu và xóa; trường hợp có thể trích xuất hoặc cung cấp; địa chỉ nhận yêu cầu liên quan đến hình ảnh. Nếu nhà cung cấp phần mềm hoặc đơn vị bảo vệ được quyền xem hình ảnh, cần nói rõ vai trò của bên đó theo hoạt động thực tế.

Doanh nghiệp có thể thông báo bằng tài liệu nội bộ gửi nhân viên trước khi triển khai, kết hợp biển đặt tại khu vực camera. Bản thông báo cần lưu phiên bản, ngày áp dụng và chứng cứ đã phổ biến. Đối với khách đến giao dịch, nên đặt thông báo dễ thấy trước khi họ đi vào khu vực ghi hình. Bài riêng về mẫu thông báo camera sẽ hướng dẫn cách viết biển và thông báo chi tiết theo từng vị trí.

Ai được xem và trích xuất dữ liệu camera?

Với doanh nghiệp có phòng nhân sự, bộ phận hành chính và đơn vị bảo vệ, cần giao quyền khác nhau. Nhân viên bảo vệ có thể được quan sát hình ảnh trực tiếp tại vị trí trực; người phụ trách hành chính có thể được xem lại một khoảng thời gian khi có sự việc cần xác minh; bộ phận công nghệ thông tin chỉ được sử dụng quyền quản trị hệ thống theo nhiệm vụ. Quyền xuất bản ghi ra thiết bị rời nên được hạn chế và có ghi nhận người thực hiện, lý do, thời điểm, đối tượng nhận.

Điểm c khoản 1 Điều 37 Luật 91/2025/QH15 yêu cầu biện pháp quản lý, kỹ thuật phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Với dữ liệu camera, doanh nghiệp có thể tổ chức bằng tài khoản riêng, mật khẩu quản trị, ghi nhận lịch sử xem và xuất bản ghi, quy trình phê duyệt yêu cầu trích xuất.

Nếu thuê bên ngoài vận hành đầu ghi hoặc lưu camera trên nền tảng trực tuyến, cần kiểm tra hoạt động của nhà cung cấp, hợp đồng xử lý dữ liệu theo khoản 2 Điều 37 khi bên đó có vai trò bên xử lý. Cần xác minh nơi lưu và khả năng truy cập từ nước ngoài trước khi đánh giá nghĩa vụ liên quan đến chuyển dữ liệu xuyên biên giới.

Thời gian lưu hình ảnh camera được xác định thế nào?

Doanh nghiệp cần căn cứ vào mục đích lắp đặt, yêu cầu chuyên ngành nếu có và thời gian thực tế cần thiết để xác minh sự việc. Khoản 4 Điều 32 Luật 91/2025/QH15 quy định dữ liệu thu được từ ghi âm, ghi hình tại nơi công cộng, hoạt động công cộng chỉ được lưu trong thời gian cần thiết phục vụ mục đích thu thập, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Với các khu vực làm việc khác, thời hạn cần được đánh giá theo căn cứ xử lý, mục đích sử dụng, nghĩa vụ pháp luật và thỏa thuận áp dụng. Việc chọn một con số 15, 30 hoặc 90 ngày cho mọi loại camera mà không kiểm tra hoạt động là thiếu cơ sở. Doanh nghiệp nên ghi rõ thời hạn đã phê duyệt, cách tính thời điểm bắt đầu, chế độ tự xóa hoặc ghi đè và việc giữ riêng đoạn ghi có liên quan đến sự cố, yêu cầu hợp lệ hoặc tranh chấp.

Nếu đầu ghi có chức năng sao lưu, cần xác định dữ liệu hết hạn có bị giữ thêm trên bản sao hay không. Khi thay nhà cung cấp camera, doanh nghiệp phải kiểm kê dữ liệu còn lưu và lập chứng cứ bàn giao hoặc xóa theo phạm vi đã thống nhất.

Tình huống: camera tại phòng họp bị sử dụng để theo dõi nhân viên

Tình huống giả định: Công ty P lắp bốn camera để bảo vệ tài sản: hai tại cửa ra vào, một tại kho và một trong phòng họp. Sau một thời gian, trưởng bộ phận đề nghị xem bản ghi phòng họp hằng ngày để đánh giá mức độ tập trung của từng nhân viên. Thông báo ban đầu chỉ nêu mục đích an ninh.

Trong trường hợp này, công ty phải kiểm tra lại mục đích sử dụng dữ liệu. Giám sát thường xuyên hiệu quả làm việc là hoạt động khác với việc kiểm soát sự cố an ninh đã thông tin ban đầu. Khoản 3 Điều 25 yêu cầu biện pháp công nghệ dùng trong quản lý người lao động phải phù hợp pháp luật và bảo đảm quyền, lợi ích của họ. Công ty cần đánh giá căn cứ áp dụng, mức cần thiết, thông tin phải cung cấp và phạm vi sử dụng dữ liệu trước khi quyết định triển khai mục đích mới.

Đối với camera phòng họp, công ty P cũng cần xem lại lý do lắp đặt, đối tượng bị ghi hình và khả năng thay thế bằng kiểm soát cửa, sổ đăng ký phòng hoặc biện pháp ít ảnh hưởng hơn. Kết quả rà soát phải được ghi vào tài liệu quản lý hệ thống và gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt.

Hồ sơ và công việc cần hoàn thiện

1. Hành chính: lập danh sách camera, vị trí, góc quay, mục đích và khu vực có khách hoặc người lao động đi qua.
2. Nhân sự và pháp chế: đối chiếu Điều 25, Điều 32 và căn cứ xử lý áp dụng; soạn thông báo, nội dung phổ biến nội bộ và quy trình trả lời yêu cầu về hình ảnh.
3. Công nghệ thông tin: kiểm tra việc ghi âm, vị trí lưu, tài khoản truy cập, nhật ký xuất bản ghi, thời hạn lưu và chức năng xóa.
4. Bộ phận mua dịch vụ: rà hợp đồng với đơn vị lắp đặt, bảo trì hoặc lưu trữ camera, nhất là quyền truy cập từ xa và việc xử lý dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng.
5. Người quản lý có thẩm quyền: phê duyệt phạm vi ghi hình, danh sách người được truy cập, thông báo và lịch kiểm tra hệ thống.

Kết quả cần lưu gồm sơ đồ vị trí camera, bản thông báo đang áp dụng, danh sách tài khoản được cấp quyền, chính sách lưu/xóa và hợp đồng nhà cung cấp. Khi thay đổi vị trí hoặc thêm tính năng, các tài liệu tương ứng phải được rà soát lại.

Câu hỏi thường gặp

Lắp camera trong văn phòng có bắt buộc phải xin tất cả nhân viên ký giấy đồng ý không?

Phải xác định căn cứ xử lý dữ liệu cho hoạt động ghi hình cụ thể. Điều 9 quy định về sự đồng ý, Điều 19 về các trường hợp xử lý không cần đồng ý, khoản 3 Điều 25 về công nghệ quản lý người lao động và Điều 32 về một số trường hợp ghi hình tại nơi công cộng. Việc treo biển hoặc lấy chữ ký riêng lẻ chưa đủ để kết luận toàn bộ hệ thống hợp pháp.

Camera chỉ ghi hình, không ghi âm, có cần thông báo không?

Vẫn phải xem xét yêu cầu cung cấp thông tin cho người bị ghi hình. Khoản 3 Điều 25 yêu cầu người lao động biết rõ biện pháp công nghệ được áp dụng. Với hoạt động thuộc khoản 1 Điều 32, khoản 2 Điều này quy định việc thông báo hoặc thông tin bằng hình thức khác, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Có thể lấy bản ghi camera để xử lý vi phạm nội quy lao động không?

Cần xác định mục đích và căn cứ sử dụng bản ghi, tính hợp pháp của việc thu thập và quy định lao động liên quan. Phải kiểm tra quyền tiếp cận, tính nguyên vẹn của bản ghi và quy trình xử lý kỷ luật. Không nên dùng bản ghi thu cho một mục đích khác để xử lý nhân viên khi chưa đánh giá lại điều kiện áp dụng.

Justix hỗ trợ doanh nghiệp

Justix thực hiện việc rà soát thông báo camera, phạm vi ghi hình, căn cứ xử lý dữ liệu, quyền truy cập, thời hạn lưu và điều khoản với đơn vị vận hành hệ thống trong dịch vụ chuẩn hóa pháp lý dữ liệu nhân sự. Phạm vi công việc được xác định theo số địa điểm, thiết bị, mục đích sử dụng và các tài liệu hiện có.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị sơ đồ camera, thông báo đang sử dụng, mô tả hệ thống và hợp đồng nhà cung cấp; các hình ảnh minh họa gửi để xem xét ban đầu nên che thông tin định danh. Email: info@justix.vn; điện thoại: 0372 717 888.