Ký hợp đồng lao động bằng ảnh chữ ký gửi email đã đủ hợp lệ chưa?

Ký hợp đồng lao động bằng ảnh chữ ký gửi email đã đủ hợp lệ chưa?

Ảnh chữ ký dán vào file rồi gửi email chưa đủ để kết luận đã đáp ứng cơ chế hợp đồng lao động điện tử hiện hành. Điều 14 Bộ luật Lao động công nhận hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử. Từ 01/07/2026, việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải đối chiếu Nghị định 337/2025/NĐ-CP và hướng dẫn liên quan. 

Ba loại hồ sơ thường bị nhầm

Bản scan hợp đồng giấy là bản sao dữ liệu của văn bản đã ký; ảnh chữ ký dán vào file là một cách thể hiện khác; hợp đồng điện tử được tạo lập và ký theo quy trình đáp ứng điều kiện là loại cần kiểm tra thêm chữ ký, chủ thể, dấu thời gian, tính toàn vẹn và hệ thống sử dụng. Không nên xếp cả ba vào cùng một quy trình chỉ vì đều có định dạng PDF.

Điều kiện về chứng cứ và giá trị pháp lý cần đọc theo Luật Giao dịch điện tử 2023; riêng hoạt động hợp đồng lao động điện tử có yêu cầu bổ sung tại Nghị định 337. Việc email có thể dùng để chứng minh trao đổi không tự chứng minh hồ sơ đã hoàn thành tất cả yêu cầu của cơ chế eContract. 

Kiểm tra hệ thống và người ký

Nghị định 337 quy định việc giao kết qua eContract đáp ứng điều kiện; các chủ thể có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định. Doanh nghiệp phải kiểm tra người ký có thẩm quyền theo Điều 18 Bộ luật Lao động, cách xác thực, chứng thực thông điệp và khả năng gửi hợp đồng cho cả hai bên. 

Ví dụ giả định: trưởng bộ phận dùng ảnh chữ ký của giám đốc để gửi hợp đồng cho ứng viên. Dù ứng viên trả lời “đồng ý”, công ty vẫn cần kiểm tra quyền sử dụng chữ ký, thẩm quyền giao kết và quy trình đáp ứng quy định hiện hành. Không nên chờ đến lúc có tranh chấp mới hỏi ai đã thực sự phê duyệt.

Số hóa hợp đồng cũ cần giữ dấu vết nguồn

Nghị định 337 có quy định chuyển đổi giữa giấy và điện tử, gồm xác thực, xác nhận tính đầy đủ, chính xác và gắn mã định danh theo trường hợp. Vì vậy, quét toàn bộ hồ sơ giấy vào một thư mục không tự tạo thành hợp đồng điện tử chuyển đổi có giá trị như bản gốc theo mọi điều kiện. 

HR nên kiểm kê hợp đồng theo thời điểm ký, hình thức và hệ thống; kiểm tra quyền truy xuất của người lao động, khả năng lấy bản gốc dữ liệu, nhật ký ký và phương án khi chấm dứt sử dụng nhà cung cấp. Không xóa hợp đồng giấy chỉ vì đã có file scan nếu chưa xác định được cơ chế lưu trữ và chuyển đổi phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Gửi qua Zalo là hợp đồng vô hiệu ngay? Không thể kết luận chỉ từ kênh gửi. Cần đánh giá thỏa thuận, chủ thể, hình thức, thời điểm và điều kiện pháp luật; quan hệ lao động thực tế vẫn có thể phát sinh.

Có thể bắt nhân viên trả phí để ký không? Cần kiểm tra trách nhiệm, thỏa thuận và dịch vụ áp dụng; doanh nghiệp nên làm rõ chi phí ngay khi lựa chọn giải pháp, tránh cản trở giao kết.

Justix hỗ trợ rà soát quy trình eContract, thẩm quyền ký và điều khoản với nhà cung cấp để việc số hóa có giá trị sử dụng khi kiểm tra hoặc tranh chấp. Liên hệ Justix