Xử lý kỷ luật và sa thải nhân viên phải thực hiện những bước nào?

Doanh nghiệp muốn xử lý kỷ luật phải chứng minh lỗi của người lao động, áp dụng đúng căn cứ, hình thức và thủ tục. Sa thải chỉ được dùng trong các trường hợp Điều 125 Bộ luật Lao động 2019. Có chứng cứ về vi phạm chưa có nghĩa công ty được ra quyết định ngay; thời hiệu, thành phần họp, quyền bào chữa và thẩm quyền ký đều phải được bảo đảm.

Xác định hành vi và hình thức trước khi lập lịch họp

Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá sáu tháng, cách chức và sa thải. Điều 127 cấm phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật và xử lý hành vi không có căn cứ trong nội quy, hợp đồng hoặc pháp luật theo quy định của Điều này. 

Với sa thải, doanh nghiệp phải xác định đúng trường hợp tại Điều 125: các hành vi như trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc; hành vi về bí mật, sở hữu trí tuệ, thiệt hại và quấy rối tình dục theo điều kiện luật định; tái phạm trong trường hợp luật xác định; hoặc tự ý bỏ việc đủ số ngày, không có lý do chính đáng. Nhận xét chung “thái độ không phù hợp” không phải căn cứ sa thải. 

Trường hợp bỏ việc theo khoản 4 Điều 125 sử dụng mốc năm ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày, tính từ ngày đầu tự ý bỏ việc. Doanh nghiệp phải xét lý do chính đáng. Không nhầm cơ chế này với đơn phương do bỏ việc từ năm ngày làm việc liên tục tại điểm e khoản 1 Điều 36. 

Kiểm tra thời hiệu và trường hợp chưa được xử lý

Theo Điều 123 Bộ luật Lao động 2019, thời hiệu thông thường là sáu tháng từ ngày xảy ra hành vi. Hành vi liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ hoặc kinh doanh có thời hiệu 12 tháng. Quyết định phải được ban hành trong thời hiệu, kể cả phần kéo dài được khoản 2 cho phép; ngày phát hiện không tự thay cho ngày vi phạm. 

Khoản 4 Điều 122 không cho xử lý trong thời gian nghỉ ốm, điều dưỡng, nghỉ được đồng ý; bị tạm giữ, tạm giam; chờ kết quả cơ quan có thẩm quyền đối với hành vi luật xác định; lao động nữ mang thai, người nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng. Khoản 5 còn quy định trường hợp vi phạm khi mắc bệnh làm mất khả năng nhận thức hoặc điều khiển hành vi. Những thông tin này cần được kiểm tra trước khi tổ chức họp và ký quyết định. 

Lập hồ sơ vi phạm và gửi thông báo họp

Khoản 1 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP phân biệt phát hiện ngay khi vi phạm với phát hiện sau đó. Nếu phát hiện tại thời điểm xảy ra, doanh nghiệp lập biên bản và thông báo theo quy định; nếu phát hiện sau, thu thập chứng cứ chứng minh lỗi. Tài liệu phải giúp xác định hành vi, thời điểm và trách nhiệm của người bị xem xét.

Dữ liệu công, giao nhận tài sản, nhật ký hệ thống và trao đổi công việc có thể được sử dụng khi thu thập hợp pháp và đủ tin cậy. Với công nghệ giám sát, Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 yêu cầu biện pháp phù hợp pháp luật, bảo đảm quyền của chủ thể dữ liệu và người lao động biết rõ. Quyền quản lý không cho phép công ty sử dụng mọi cách theo dõi để thu chứng cứ. 

Điểm a khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP yêu cầu gửi thông báo ít nhất năm ngày làm việc trước cuộc họp. Thông báo phải có nội dung, thời gian, địa điểm, người bị xử lý và hành vi, đồng thời bảo đảm các thành phần phải tham dự nhận được. Theo Điều 122, có người lao động, tổ chức đại diện tại cơ sở mà người đó là thành viên và người đại diện theo pháp luật nếu người lao động dưới 15 tuổi. Người lao động được tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện bào chữa.

Họp, lập biên bản và ban hành quyết định

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định việc xác nhận tham dự và xử lý khi người được mời không thể dự hoặc vắng mặt. Công ty có thể tiến hành họp trong điều kiện được luật cho phép, nhưng trước đó vẫn phải gửi thông báo đúng và chứng minh việc nhận. 

Tại cuộc họp, doanh nghiệp trình bày chứng cứ và ghi nhận ý kiến người lao động. Biên bản được thông qua trước khi kết thúc, có chữ ký người tham dự; nếu ai không ký, người ghi biên bản phải nêu họ tên và lý do nếu có, theo khoản 3 Điều 70. Không nên ghi sẵn những lời thừa nhận mà nhân viên chưa nói hoặc chưa đồng ý. 

Quyết định phải do người có thẩm quyền theo điểm i khoản 2 Điều 69 và nội quy ký, trong thời hiệu và được gửi tới các thành phần theo khoản 4 Điều 70. Với thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động, còn phải thực hiện bảo đảm tại Điều 177 Bộ luật Lao động 2019. 

Trước khi ký, người phụ trách nên kiểm tra lại: căn cứ vi phạm có giá trị áp dụng; lỗi đã được chứng minh; hình thức đúng; chưa hết thời hiệu; không thuộc thời gian cấm xử lý; thông báo, cuộc họp, biên bản và thẩm quyền đầy đủ. Vi phạm về kỷ luật, trách nhiệm vật chất có thể bị xử phạt theo Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, cùng biện pháp khắc phục và trách nhiệm liên quan. 

Công ty Luật TNHH Justix hỗ trợ xem xét căn cứ, hồ sơ kỷ luật và giải quyết tranh chấp. Doanh nghiệp liên hệ tại https://justix.vn/.