Tiền lương đóng BHXH gồm những khoản nào? Thưởng KPI có phải đóng không?

Với người hưởng lương do doanh nghiệp quyết định, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) gồm lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp và khoản bổ sung đáp ứng điều kiện tại điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Thưởng KPI biến động theo kết quả có thể nằm ngoài phần lương tính đóng; một khoản cố định được bảo đảm mỗi kỳ thì phải xét lại dù bảng lương gọi là thưởng.

Ba nhóm khoản trong căn cứ đóng

Lương theo công việc hoặc chức danh là mức tính theo thời gian của công việc, chức danh trong thang bảng lương, được thỏa thuận trong hợp đồng. Điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định khoản này trong căn cứ đóng. 

Với phụ cấp, điểm b xác định khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp, điều kiện sinh hoạt hoặc mức độ thu hút mà lương chưa tính đủ, được thỏa thuận trong hợp đồng. Khoản phụ cấp phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng công việc không thuộc phần này. 

Điểm c xác định khoản bổ sung khác có mức tiền cụ thể, được thỏa thuận trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định mỗi kỳ. Khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất, quá trình làm việc và chất lượng được loại khỏi nhóm này. Vì vậy, muốn phân loại phải đọc cả điều kiện hưởng và cách chi, không chỉ tên cột trên bảng lương. 

Tám ví dụ về lương, phụ cấp, thưởng và phúc lợi

Bảng dưới dùng số tiền và điều kiện giả định để giải thích cách áp dụng Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Đổi điều kiện chi có thể làm kết quả phân loại thay đổi. Chẳng hạn, tiền công tác phí được trả cố định vô điều kiện cả những tháng không đi công tác cần được xem lại, thay vì áp dụng kết luận dành cho khoản hoàn chi thực tế. [1][2]

Cùng tên thưởng KPI nhưng có thể khác nghĩa vụ

Giả sử hợp đồng cam kết thu nhập cố định 18 triệu đồng, bảng lương tách 12 triệu lương và 6 triệu thưởng KPI, nhưng nhân viên luôn được bảo đảm 6 triệu mà không có điều kiện kết quả. Trong ví dụ giả định này, công ty chưa có căn cứ chỉ từ chữ KPI để loại 6 triệu khỏi lương đóng BHXH. Cần xác định đó có phải khoản bổ sung ổn định đã được cam kết không.

Một khoản thưởng thực sự phụ thuộc kết quả có thể được trả trong nhiều tháng liên tiếp khi người lao động liên tục đạt yêu cầu. Việc trả đều khi đó chưa tự làm khoản thưởng thành cố định. Doanh nghiệp phải giải thích được từng kỳ nhân viên đạt gì, cách tính và trường hợp không đạt sẽ được hưởng bao nhiêu. Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 là căn cứ về thưởng, còn việc tính đóng phải đối chiếu luật BHXH và Nghị định 158. 

Nếu cơ chế có một phần bảo đảm và một phần biến động, hồ sơ nên tách rõ hai phần. Việc phân tách cần phản ánh cam kết và cách trả, không chỉ nhằm tạo một dòng ngoài căn cứ bảo hiểm.

Đóng theo thang bảng lương đã đủ chưa?

Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 quy định việc xây dựng thang bảng lương. Tuy nhiên, khoản phải tính đóng còn bao gồm phụ cấp và bổ sung đủ điều kiện. Công ty chỉ lấy một mức trong thang lương mà bỏ những khoản này có thể kê khai thiếu, dù thang bảng lương đã được ban hành.

Bộ phận nhân sự và kế toán nên lập danh sách từng khoản, đối chiếu hợp đồng, quy chế, bảng tính và chứng từ trả. Khoản nào chưa rõ điều kiện thì phải làm rõ trước khi kết luận. Nếu phát hiện thiếu, xác định thời gian áp dụng và xử lý điều chỉnh, truy đóng theo căn cứ tương ứng.

Điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 còn quy định giới hạn căn cứ đóng gắn với mức tham chiếu đối với các nhóm luật xác định. Người làm không trọn thời gian và người quản lý không hưởng lương có cách xác định riêng. Mức tối thiểu để trả lương và mức thấp nhất làm căn cứ BHXH cũng không được dùng thay cho nhau. 

Doanh nghiệp cần phân loại các khoản đang chi trả có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Justix tại https://justix.vn/ để rà soát cơ cấu lương và hồ sơ bảo hiểm.