Thông báo bất khả kháng thế nào để tránh phát sinh thêm trách nhiệm?

Thông báo bất khả kháng nên được gửi sớm, đúng cách hợp đồng quy định và chỉ rõ nghĩa vụ bị ảnh hưởng. Một thư ghi chung rằng “tình hình khách quan phức tạp” thường chưa đủ giúp đối tác điều chỉnh kế hoạch hoặc kiểm tra căn cứ miễn trách nhiệm. Theo Điều 295 Luật Thương mại, bên vi phạm phải thông báo ngay bằng văn bản về trường hợp miễn trách nhiệm và những hậu quả có thể xảy ra.

Đừng chờ có đủ mọi chứng nhận mới gửi thông báo đầu tiên

Một tình huống giả định: tuyến vận chuyển bị gián đoạn, nhưng doanh nghiệp chờ nhà cung cấp xác nhận gần ba tuần rồi mới báo khách hàng. Trong thời gian đó, khách hàng vẫn bố trí kho và nhân sự theo lịch cũ. Dù sự kiện có thể đáp ứng điều kiện miễn trách nhiệm, việc thông tin muộn đã tạo thêm một nhóm tranh luận về tổn thất.

Doanh nghiệp nên phân biệt thông báo ban đầu với bộ chứng cứ hoàn chỉnh. Thông báo đầu có thể nêu dữ kiện đã xác minh, phần đang kiểm tra và thời điểm cập nhật tiếp theo. Không nên đưa ngày khôi phục như một cam kết chắc chắn nếu chưa có cơ sở, cũng không nên tuyên bố miễn mọi nghĩa vụ trước khi đọc hợp đồng.

Nội dung cần nối được sự kiện với giao dịch: hợp đồng nào, lô hàng nào, bước thực hiện nào bị cản trở, bắt đầu từ lúc nào và biện pháp khắc phục đang triển khai. Các nghĩa vụ không chịu tác động vẫn cần được xem xét thực hiện. Một sự cố giao hàng không tự giải thích việc chậm cung cấp tài liệu sẵn có.

Phải kiểm tra điều khoản nhận thông báo

Hợp đồng có thể chỉ định địa chỉ, email, người nhận, ngôn ngữ và cách tính thời điểm nhận. Gửi tin cho nhân viên kinh doanh không nhất thiết đã đáp ứng điều khoản thông báo. Doanh nghiệp nên lưu thư gốc, tệp đính kèm, thông tin gửi nhận và phản hồi, đồng thời dùng thêm phương thức phù hợp nếu nghi ngờ thông báo chưa đến.

Không có một thời hạn ba ngày hoặc bảy ngày áp dụng chung cho mọi hợp đồng quốc tế. Nếu hợp đồng có thời hạn riêng, cần đánh giá nội dung và hậu quả vi phạm thời hạn đó theo luật áp dụng. Việc một tổ chức cấp giấy xác nhận sự kiện cũng chưa thay thế nghĩa vụ chứng minh sự kiện cản trở chính hợp đồng đang tranh chấp.

Thông báo chậm có hậu quả khác nhau theo cơ chế áp dụng

Khoản 2 Điều 295 Luật Thương mại yêu cầu thông báo ngay khi trường hợp miễn trách nhiệm chấm dứt và quy định trách nhiệm bồi thường nếu không thông báo hoặc thông báo không kịp thời. Không nên diễn giải điều này thành quy tắc rằng mọi thông báo chậm đều đương nhiên mất toàn bộ quyền miễn trách nhiệm.

Với CISG, khoản 4 Điều 79 yêu cầu thông báo về trở ngại và ảnh hưởng đến khả năng thực hiện phải được bên kia nhận trong thời hạn hợp lý từ khi bên không thực hiện biết hoặc phải biết. Vi phạm yêu cầu này có thể làm phát sinh bồi thường đối với thiệt hại do không nhận được thông báo. Đây là hậu quả cần tách khỏi đánh giá bản thân trở ngại có đủ điều kiện miễn trách nhiệm hay không.

Khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp nên cập nhật lịch khôi phục, phần công việc còn tồn và đề xuất xử lý chi phí. Justix hỗ trợ soạn thông báo, kiểm tra chứng cứ gửi nhận và chuẩn bị phúc đáp khi đối tác yêu cầu phạt hoặc bồi thường, để mỗi nội dung viện dẫn phù hợp với dữ kiện và luật áp dụng.