Rút lại sự đồng ý: biểu mẫu tiếp nhận cần có những thông tin gì?

Rút lại sự đồng ý: biểu mẫu tiếp nhận cần có những thông tin gì?

Mẫu rút lại sự đồng ý cần giúp xác định người yêu cầu, mục đích muốn dừng và cách nhận phản hồi. Mẫu minh họa dưới đây tách phần khách hàng điền với phần doanh nghiệp theo dõi việc xác thực, thực hiện và lưu bằng chứng.

Biểu mẫu tiếp nhận rút lại sự đồng ý nên cho biết ai yêu cầu, dữ liệu hoặc tài khoản liên quan và mục đích xử lý mà người đó muốn rút lại đồng ý. Yêu cầu có thể thể hiện bằng văn bản, bao gồm dạng điện tử hoặc định dạng kiểm chứng được, gửi cho bên kiểm soát hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân theo khoản 2 Điều 10 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15. Không nên buộc mọi khách hàng đến trụ sở ký tay hoặc gửi ảnh căn cước để bắt đầu tiếp nhận. Doanh nghiệp cần thiết kế bước xác thực phù hợp, đối chiếu phạm vi yêu cầu, ngoại lệ pháp luật và thời hạn giải quyết.

Biểu mẫu phải giúp xác định đúng điều gì?

Yêu cầu rút lại đồng ý cần được phân biệt với yêu cầu xóa dữ liệu, phản đối xử lý hoặc đóng tài khoản. Một khách hàng có thể rút đồng ý dùng hình ảnh để quảng bá nhưng vẫn tiếp tục sử dụng dịch vụ. Việc đánh dấu yêu cầu này không đồng nghĩa người đó yêu cầu xóa toàn bộ hồ sơ giao dịch.

Khoản 1 Điều 10 Luật 91 quy định quyền yêu cầu rút lại đồng ý, hạn chế xử lý khi có nghi ngờ về phạm vi, mục đích hoặc tính chính xác của dữ liệu, trừ Điều 19 hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác. Mẫu có thể cho người yêu cầu mô tả vấn đề để doanh nghiệp hiểu đúng phạm vi; không tự đặt thêm điều kiện phải chứng minh có vi phạm mới tiếp nhận. Thủ tục cần rõ ràng, phù hợp hoạt động và được chủ thể dữ liệu biết theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Các thông tin nên được bố trí thành bốn nhóm: người và hồ sơ liên quan; mục đích rút lại đồng ý; kênh nhận phản hồi; thời điểm và cách xác nhận yêu cầu. Số căn cước, địa chỉ thường trú hoặc bản sao giấy tờ không nên trở thành trường bắt buộc chung nếu có thể nhận diện phù hợp bằng tài khoản, email, số điện thoại đã đăng ký. Đây là khuyến nghị thiết kế theo nguyên tắc thu thập đúng phạm vi, mục đích tại khoản 2 Điều 3 Luật 91.

Mẫu yêu cầu rút lại sự đồng ý để doanh nghiệp tham khảo

Mẫu minh họa do Justix biên soạn; không phải biểu mẫu nhà nước bắt buộc. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần điền tên đơn vị, đầu mối, kênh tiếp nhận và sửa các lựa chọn theo mục đích đang xử lý thực tế. Không đánh dấu sẵn các lựa chọn thay người yêu cầu.

Phần A — Người yêu cầu điền

YÊU CẦU RÚT LẠI SỰ ĐỒNG Ý XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

Kính gửi: ........................ (tên bên kiểm soát hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân).

1. Thông tin để đối chiếu hồ sơ

Họ và tên: ........................

Email hoặc số điện thoại đã đăng ký: ........................

Mã khách hàng, tên tài khoản hoặc mã hồ sơ liên quan (nếu biết): ........................

Nếu thực hiện qua người đại diện: họ tên, tư cách đại diện và thông tin/tài liệu chứng minh phù hợp: ........................

2. Phạm vi rút lại sự đồng ý

Tôi yêu cầu rút lại sự đồng ý đối với mục đích đã cho phép sau đây (đánh dấu mục phù hợp và mô tả thêm nếu cần):

☐ Sử dụng email/số điện thoại để gửi quảng cáo hoặc giới thiệu ưu đãi.

☐ Sử dụng hình ảnh, lời nhận xét của tôi để đăng tải, quảng bá.

☐ Chuyển dữ liệu cho đối tác để thực hiện mục đích đã xin đồng ý: ........................

☐ Toàn bộ các mục đích xử lý dựa trên sự đồng ý mà tôi đã cho phép đối với hồ sơ nêu trên.

☐ Mục đích khác: ........................

Dữ liệu, kênh, chương trình hoặc phạm vi cụ thể cần dừng: ........................

Nội dung đồng ý trước đây hoặc thời điểm thực hiện (nếu nhớ; không bắt buộc phải có mã chứng cứ): ........................

Mô tả nghi ngờ, vấn đề về phạm vi, mục đích hoặc tính chính xác của dữ liệu, nếu có: ........................

3. Đề nghị phản hồi

Kênh nhận phản hồi phù hợp: ........................

Tôi đề nghị doanh nghiệp thông báo phạm vi thực hiện, nội dung cần làm rõ và phần không thể dừng nếu có căn cứ pháp luật, cùng lý do tương ứng.

Nếu đồng thời có yêu cầu xóa dữ liệu hoặc đóng tài khoản, mô tả riêng: ........................

4. Xác nhận yêu cầu

Ngày, giờ gửi: ........................

Người yêu cầu ký trên bản giấy hoặc xác nhận qua phương thức điện tử có thể kiểm chứng: ........................

Hướng dẫn sử dụng mẫu: Không yêu cầu người gửi ký thêm cam kết từ bỏ quyền khiếu nại hoặc chấp nhận mọi thiệt hại để được rút lại đồng ý. Với yêu cầu điện tử, doanh nghiệp cần lưu nội dung đã gửi và cách xác thực phù hợp. Nếu khách hàng chỉ nhấn hủy đăng ký nhận quảng cáo, cần xử lý ngay luồng từ chối tương ứng, không buộc họ điền lại toàn bộ mẫu dài này.

Phần B — Doanh nghiệp theo dõi nội bộ

Phần này do người tiếp nhận quản lý; không chuyển nghĩa vụ xác minh hệ thống hoặc đôn đốc nhà cung cấp sang khách hàng. Các trường dưới đây là khuyến nghị tổ chức hồ sơ, cần điều chỉnh theo quy trình đã công bố.

Tiếp nhận thế nào để không yêu cầu thừa thông tin?

Đầu mối chăm sóc khách hàng nên đối chiếu trước với thông tin đang có. Với yêu cầu dừng gửi email quảng cáo từ chính địa chỉ đã đăng ký, luồng xác nhận phù hợp có thể đơn giản hơn yêu cầu truy cập hồ sơ hoặc yêu cầu do người đại diện gửi. Đối với tài khoản có dấu hiệu bị chiếm quyền, doanh nghiệp cần xác thực bổ sung phù hợp với rủi ro, thay vì công khai thêm dữ liệu của khách hàng trong quá trình trả lời.

Nếu nội dung chỉ ghi “không dùng dữ liệu của tôi nữa”, người tiếp nhận cần làm rõ người yêu cầu muốn dừng một hay nhiều mục đích. Doanh nghiệp không nên tự hiểu câu đó thành yêu cầu xóa mọi hồ sơ, cũng không nên bỏ qua phần có thể xác định được trong khi chờ làm rõ phần còn lại. Cần lưu thời điểm nhận ban đầu và việc hướng dẫn bổ sung để kiểm soát tiến độ; không tùy ý đặt lại mốc tiếp nhận nhằm kéo dài thời hạn.

Để sắp xếp nội dung xin đồng ý ban đầu và đầu mối thực hiện quyền nhất quán, doanh nghiệp có thể đối chiếu bài Thông báo xử lý dữ liệu khác gì chính sách bảo mật và văn bản đồng ý?. Mẫu tiếp nhận phải phản ánh được các mục đích thực tế đã xin, không liệt kê hàng loạt lựa chọn mà doanh nghiệp không sử dụng.

Thời hạn phản hồi và thực hiện ghi trên phiếu ra sao?

Khoản 2 Điều 5 Nghị định 356 phân biệt phản hồi và thực hiện khi nhận yêu cầu rút lại đồng ý, hạn chế hoặc phản đối xử lý theo đúng thủ tục. Biểu mẫu nội bộ nên có các mốc riêng dưới đây, tránh dùng một ô “hạn giải quyết” cho tất cả công việc.

Chỉ mốc phản hồi được quy định là “ngày làm việc”; không tự đổi các mốc 15, 20 hoặc 15 ngày gia hạn thành ngày làm việc. Cần theo dõi từ sự kiện tiếp nhận yêu cầu theo đúng thủ tục, thay vì tính tiếp thời hạn thực hiện sau khi đã dùng hết 02 ngày phản hồi.

Riêng từ chối tin nhắn, email hoặc cuộc gọi quảng cáo, khoản 4 Điều 13 Nghị định 91/2020/NĐ-CP yêu cầu chấm dứt ngay sau khi nhận yêu cầu từ chối. Doanh nghiệp không được dùng mốc giải quyết quyền tại Nghị định 356 như thời gian được tiếp tục gửi quảng cáo. Trường “chặn quảng cáo” nên được ghi và thực hiện riêng ngay trong luồng tiếp nhận.

Tình huống giả định: khách hàng rút đồng ý dùng ảnh nhưng giữ dịch vụ

Một khách hàng đã đồng ý để doanh nghiệp đăng ảnh trải nghiệm trên website. Sau đó, khách gửi email từ địa chỉ đăng ký, yêu cầu ngừng dùng ảnh cho quảng bá nhưng không yêu cầu chấm dứt dịch vụ. Người tiếp nhận ghi đúng mục đích cần dừng, đối chiếu thông tin phù hợp và chuyển cho người quản trị website, marketing cùng nhà cung cấp đang sử dụng ảnh theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Đầu mối dữ liệu theo dõi bản đăng thuộc phạm vi kiểm soát, công việc giao nhà cung cấp và bằng chứng hoàn tất; phản hồi rõ phần đã thực hiện hoặc vướng mắc có căn cứ. Nếu khách chỉ rút đồng ý dùng ảnh, không tự xóa tài khoản hoặc hủy hợp đồng của khách. Việc giữ dữ liệu cho mục đích khác phải được rà soát theo căn cứ riêng, không lấy lý do “đã có hợp đồng” để tiếp tục quảng bá.

Hồ sơ đầu ra gồm yêu cầu, kết quả xác thực, phạm vi ngừng dùng ảnh, lệnh công việc, phản hồi nhà cung cấp và thông báo kết quả. Đây là ví dụ minh họa để sử dụng mẫu, không phải hồ sơ khách hàng của Justix.

Câu hỏi thường gặp

Rút lại đồng ý có làm mọi hoạt động trước đây thành trái luật không?

Khoản 4 Điều 10 Luật 91 quy định việc thực hiện yêu cầu không áp dụng đối với hoạt động xử lý trước thời điểm yêu cầu. Điều này không có nghĩa mọi hoạt động trước đó đều đã hợp pháp: nếu doanh nghiệp xử lý vượt phạm vi hoặc thiếu căn cứ từ đầu, vẫn phải đánh giá riêng hành vi đó. Không nên đưa vào mẫu một câu khách hàng xác nhận toàn bộ quá khứ là đúng luật.

Có phải xóa toàn bộ dữ liệu ngay khi nhận mẫu này không?

Phải phân loại đúng yêu cầu và căn cứ giữ dữ liệu. Quyền xóa chịu điều kiện, ngoại lệ riêng tại Điều 14 Luật 91; thời hạn thực hiện yêu cầu xóa được quy định tại khoản 4 Điều 5 Nghị định 356. Doanh nghiệp có thể tham khảo hướng xử lý riêng trong bài Khách hàng yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải làm gì?, đồng thời ghi rõ phần nào đang ngừng xử lý và phần nào cần xét yêu cầu xóa.

Có bắt buộc ghi lý do và nộp ảnh căn cước mới được tiếp nhận không?

Không có yêu cầu chung tại khoản 2 Điều 10 Luật 91 rằng mọi yêu cầu đều phải kèm ảnh căn cước hoặc bằng chứng vi phạm. Mẫu có thể hỏi thông tin cần làm rõ để xử lý và áp dụng bước xác thực tương xứng. Thông tin thu thêm cần có mục đích và phạm vi phù hợp, tránh tạo thêm kho dữ liệu nhạy cảm không cần thiết.

Doanh nghiệp giữ bằng chứng rút lại đồng ý trong bao lâu?

Cần xác định theo loại yêu cầu, mục đích lưu và quy định chuyên ngành, không đặt một thời hạn chung cho mọi hồ sơ. Với người quảng cáo thuộc Nghị định 91/2020/NĐ-CP, khoản 7 Điều 11 yêu cầu lưu thông tin đăng ký nhận quảng cáo, yêu cầu từ chối và xác nhận từ chối tối thiểu 01 năm. Việc lưu bằng chứng tuân thủ cần tách khỏi quyền dùng lại thông tin để quảng cáo.

Justix hỗ trợ chuẩn hóa biểu mẫu và nội dung tiếp nhận

Justix hỗ trợ rà soát biểu mẫu thu thập dữ liệu, nội dung đồng ý, từ chối nhận tin và tiếp nhận rút lại đồng ý trong phạm vi dịch vụ bảo vệ dữ liệu khách hàng, website và marketing. Doanh nghiệp nên chuẩn bị các mục đích đã xin đồng ý, mẫu đang dùng, kênh nhận yêu cầu, danh sách hệ thống và bên được giao xử lý. Liên hệ 037 27 17 888 hoặc legal@justix.vn để xác định tài liệu và phạm vi hỗ trợ cần thiết.