Quy chế lương thưởng và phụ cấp cần quy định gì để hạn chế tranh chấp?

Quy chế lương, thưởng cần cho người lao động biết khoản nào được hưởng cố định, khoản nào phụ thuộc kết quả, cách tính và ngày trả. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt khoản lương đã cam kết với thưởng, phúc lợi và chi phí được hoàn. Nếu cùng một khoản được viết khác nhau trong hợp đồng, quy chế và bảng lương, tranh chấp có thể phát sinh ngay cả khi công ty đã trả đúng theo cách tính nội bộ của mình. 

Bắt đầu từ việc phân loại các khoản thu nhập

Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 xác định tiền lương gồm mức theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp và khoản bổ sung khác. Thưởng theo Điều 104 dựa vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc, có thể bằng tiền, tài sản hoặc hình thức khác. Khi xây dựng quy chế, doanh nghiệp cần xác định tính chất từng khoản trước khi đặt điều kiện hưởng. 

Ví dụ giả định, một vị trí có cơ cấu thu nhập như sau:

Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội (BHXH) được xét theo Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Khoản lương, phụ cấp hoặc bổ sung đáp ứng điều kiện đóng không được loại trừ chỉ vì quy chế đặt tên khác. Doanh nghiệp nên phân loại BHXH cùng lúc xây dựng cơ cấu thu nhập để hợp đồng và hồ sơ bảo hiểm thống nhất. 

Thưởng doanh số phải xác định được doanh số nào được tính

Một công thức có tỷ lệ rõ vẫn có thể gây tranh chấp nếu chưa xác định doanh thu được tính khi ký hợp đồng, xuất hóa đơn, thu tiền hay hoàn tất dịch vụ. Đơn hàng khách hủy, khoản hoàn tiền và trường hợp nhiều người cùng tham gia cũng cần có cách xử lý.

Chẳng hạn, nếu thưởng chỉ phát sinh khi công ty thu tiền, quy chế cần ghi điều kiện này và kỳ đối chiếu. Nếu thưởng đã phát sinh khi nghiệm thu, việc khách trả tiền muộn không đương nhiên cho phép công ty áp thêm điều kiện thu tiền để hoãn thưởng. Người lao động phải có căn cứ để hiểu quyền lợi của mình từ lúc thực hiện công việc, thay vì chỉ biết cách tính khi nhận bảng lương.

Nghỉ trước ngày chi có được nhận thưởng không?

Pháp luật không quy định mọi doanh nghiệp phải trả “lương tháng thứ 13”. Quyền hưởng phụ thuộc cam kết trong hợp đồng, thỏa ước và quy chế được áp dụng. Nếu văn bản đã xác định khoản thưởng cùng điều kiện và người lao động đáp ứng, doanh nghiệp phải xem quyền đã phát sinh thế nào trước khi từ chối vì người đó nghỉ việc. [1]

Điều kiện còn làm việc tại ngày chi cần được ghi rõ ngay trong cơ chế thưởng, đồng thời xét đúng tính chất khoản tiền. Không thể thêm điều kiện này sau khi nhân viên hoàn tất kỳ tính để phủ nhận khoản đã được cam kết. Trường hợp thay đổi nội dung lương trong hợp đồng, việc sửa phải theo Điều 33 Bộ luật Lao động 2019; ban hành một quy chế mới không tự sửa thỏa thuận cũ.

Ban hành và áp dụng quy chế thế nào?

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động, tham khảo ý kiến tổ chức đại diện tại cơ sở nếu có và công khai trước khi thực hiện. Quy chế thưởng theo Điều 104 cũng phải được công khai sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện nếu có. Việc đối thoại thực hiện theo Điều 63 và Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Khi áp dụng, bộ phận nhân sự và kế toán cần dùng cùng dữ liệu ngày công, quyết định thay đổi, kết quả đánh giá và công thức. Nhân viên hỏi về chênh lệch phải được giải thích từ những dữ liệu đó; trả lời “theo quy chế” sẽ không giải quyết được nếu các bên đang hiểu quy chế khác nhau.

Doanh nghiệp cũng phải tách cách tính lương với xử lý vi phạm. Điều 127 cấm phạt tiền, cắt lương thay kỷ luật. Khoản “đi muộn phạt 500.000 đồng” không trở thành hợp pháp vì được ghi trong quy chế lương. Khấu trừ để bồi thường thiệt hại phải theo Điều 102 và các điều kiện về trách nhiệm vật chất. 

Nếu cần rà soát cơ cấu thu nhập hoặc sửa quy chế đang dùng, doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Justix tại https://justix.vn/.