Những ai phải tham gia BHXH bắt buộc trong doanh nghiệp năm 2026?

Trong năm 2026, doanh nghiệp phải xét nghĩa vụ bảo hiểm xã hội (BHXH) theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đã áp dụng từ 01/7/2025. Ngoài người làm theo hợp đồng lao động, việc kiểm tra còn bao gồm cộng tác viên có bản chất quan hệ lao động, người làm không trọn thời gian đủ điều kiện và người quản lý. Riêng người quản lý không hưởng lương tham gia theo cơ chế đóng của cá nhân, không mặc nhiên áp dụng phần đóng của công ty như đối với nhân viên hưởng lương. 

Người lao động và cộng tác viên có bản chất quan hệ lao động

Điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 áp dụng với công dân Việt Nam làm theo hợp đồng không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ một tháng. Thỏa thuận mang tên khác vẫn thuộc phạm vi này nếu có nội dung về việc làm được trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát. 

Doanh nghiệp cần đưa cả những người gọi là cộng tác viên, người nhận khoán vào bước xác định quan hệ. Nếu họ được xếp ca, giao việc và quản lý như nhân viên, tên hợp đồng không giải quyết được nghĩa vụ. Người làm từ xa hoặc hưởng lương theo sản phẩm cũng không vì cách làm hay cách trả đó mà được loại trừ. Ngược lại, một dịch vụ độc lập không tự trở thành hợp đồng lao động vì kéo dài hơn một tháng.

Người làm theo hợp đồng thử việc riêng không thuộc diện BHXH bắt buộc theo khoản 5 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Nếu thử việc được ghi trong hợp đồng lao động, phải xác định nghĩa vụ theo chính hợp đồng đó và Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024. 

Nhân viên bán thời gian có phải đóng không?

Điểm l khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định người làm không trọn thời gian thuộc diện khi tiền lương tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất. Khoản 2 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP hướng dẫn tính lương tháng từ thỏa thuận theo giờ, ngày hoặc tuần.

Ví dụ giả định, công ty thuê nhân viên nhập liệu bốn buổi mỗi tuần, có lịch làm và người quản lý, trả tiền theo giờ. Bộ phận nhân sự phải xác định quan hệ lao động và tính lương tháng theo thỏa thuận để so với ngưỡng luật định. Số buổi làm ít hơn nhân viên toàn thời gian không đủ trả lời việc tham gia.

Người quản lý có lương và không có lương

Điểm i khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định người quản lý doanh nghiệp, kiểm soát viên, người đại diện phần vốn theo pháp luật, cùng các chức danh được liệt kê của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có hưởng lương. Điểm n quy định nhóm tương ứng không hưởng lương. Công ty cần xác định chức danh theo luật và hồ sơ bổ nhiệm, bầu, chứ không chỉ theo tên chức vụ nội bộ. 

Đối với người thuộc điểm n, khoản 4 Điều 33 quy định đóng 3% vào quỹ ốm đau, thai sản và 22% vào quỹ hưu trí, tử tuất trên căn cứ được luật xác định; cá nhân có thể nộp trực tiếp hoặc qua doanh nghiệp. Do đó, khi lập dự toán, phải phân biệt khoản cá nhân có nghĩa vụ đóng với nghĩa vụ của công ty đối với người hưởng lương. 

Người chỉ góp vốn chưa đương nhiên là người quản lý. Khoản nhận do sở hữu vốn cũng cần phân biệt với lương hoặc thù lao cho công việc quản lý. Nếu một người vừa có hợp đồng lao động vừa giữ chức danh quản lý, hoặc làm ở nhiều nơi, khoản 5 Điều 2 và hướng dẫn liên quan quy định cách xác định đối tượng, nơi tham gia. 

Lao động nước ngoài và người đã hưởng lương hưu

Khoản 2 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 áp dụng với người lao động nước ngoài có hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 12 tháng với người sử dụng lao động tại Việt Nam. Các ngoại lệ gồm di chuyển nội bộ theo quy định, đủ tuổi nghỉ hưu tại thời điểm giao kết và điều ước quốc tế có quy định khác. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả hợp đồng, tuổi, hình thức làm việc và điều ước khi có liên quan. 

Khoản 7 Điều 2 quy định một số nhóm không thuộc diện bắt buộc, gồm người hưởng lương hưu, trợ cấp trong phạm vi được luật và hướng dẫn xác định; lao động giúp việc gia đình; chủ hộ và người quản lý không hưởng lương đã đủ tuổi nghỉ hưu, có ngoại lệ về đóng tiếp theo luật. Người cao tuổi chưa hưởng hưu không nên được gộp với người đã hưởng lương hưu. 

Nếu hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh, chủ hộ có đăng ký còn phải xét lộ trình tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Đây là nhóm khác với nhân viên trong một công ty. 

Những tài liệu cần đối chiếu trước khi kê khai

Theo Điều 27 và khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, doanh nghiệp kê khai, nộp hồ sơ trong 30 ngày từ khi người lao động thuộc đối tượng, trừ cơ chế riêng được luật quy định. Nếu phát hiện bỏ sót người đã làm từ trước, cần xác định nghĩa vụ từ thời điểm phát sinh; đăng ký trong tháng kiểm tra không tự giải quyết phần đã thiếu. 

Công ty Luật TNHH Justix hỗ trợ đối chiếu danh sách lao động, người quản lý với nghĩa vụ BHXH. Doanh nghiệp liên hệ tại https://justix.vn/.