Nhân viên nghỉ việc, công ty phải làm gì về BHXH và BHTN?

Khi nhân viên nghỉ việc, công ty phải giải quyết các khoản liên quan, hoàn tất xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và trả giấy tờ đã giữ theo Điều 48 Bộ luật Lao động 2019. Người nghỉ chủ động nộp hồ sơ trợ cấp thất nghiệp nếu đủ điều kiện; quyết định nghỉ việc không tự tạo quyền hưởng. Từ 01/01/2026, điều kiện và thủ tục BHTN được thực hiện theo Luật Việc làm 2025, Nghị định 374/2025/NĐ-CP. 

Chốt ngày chấm dứt trước khi báo giảm

Ngày cuối cùng đến công ty có thể khác ngày chấm dứt hợp đồng, chẳng hạn khi nhân viên nghỉ phép hoặc kết thúc bàn giao trước. Bộ phận nhân sự cần xác định căn cứ và ngày chấm dứt từ hợp đồng, thông báo, thỏa thuận hoặc quyết định rồi mới xử lý dữ liệu bảo hiểm.

Tháng cuối có phải đóng hay không cần xem thời gian làm, hưởng lương và từng chế độ. Khoản 5 Điều 33, khoản 3 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định trường hợp không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên và thỏa thuận đóng khi luật cho phép. Quy tắc BHXH không được sao chép tự động sang BHYT hoặc BHTN.

Công ty phải thanh toán và trả hồ sơ nào?

Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 đặt thời hạn 14 ngày làm việc để thanh toán đầy đủ khoản liên quan quyền lợi, nghĩa vụ. Chỉ các trường hợp được luật quy định mới có thể kéo dài, tối đa 30 ngày. Việc còn vướng bàn giao không tự tạo quyền hoãn mọi khoản phải trả.

Khoản 3 Điều 48 yêu cầu hoàn tất xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả bản chính giấy tờ đã giữ. Theo yêu cầu người lao động, công ty còn cung cấp bản sao tài liệu quá trình làm việc và chịu chi phí sao, gửi. Nếu có tranh chấp về tài sản hoặc bồi thường, phải giải quyết bằng căn cứ riêng, thay vì giữ hồ sơ bảo hiểm để buộc nhân viên thanh toán. 

Các việc cần kiểm tra khi kết thúc gồm:

• Văn bản chấm dứt có đúng lý do, ngày và thông tin nhân viên không?

• Lương, phép năm, trợ cấp và khoản theo thỏa thuận đã được tính đầy đủ chưa?

• Dữ liệu tháng cuối, báo giảm và khoản bảo hiểm còn thiếu đã được xử lý chưa?

• Quá trình đóng đã được xác nhận, giấy tờ đã được giao lại chưa?

• Nhân viên đã có tài liệu cần thiết để kiểm tra và nộp hồ sơ hưởng chế độ chưa?

Điều 25 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định sổ điện tử và giấy có giá trị pháp lý như nhau; pháp luật đặt mốc cấp sổ điện tử từ năm 2026, sổ giấy được cấp theo yêu cầu. Vì vậy, việc thường gọi là “chốt sổ” phải được kiểm tra qua xác nhận quá trình đóng, không chỉ việc công ty đã trả một cuốn sổ giấy. 

Điều kiện hưởng thất nghiệp năm 2026 có gì cần chú ý?

Khoản 1 Điều 38 Luật Việc làm 2025 yêu cầu người lao động đang đóng BHTN theo phạm vi luật và hướng dẫn, chấm dứt phù hợp, đủ thời gian đóng, nộp đủ hồ sơ đúng hạn và không thuộc trường hợp loại trừ. Người đơn phương chấm dứt trái luật hoặc nghỉ khi đủ điều kiện hưởng hưu thuộc trường hợp không đáp ứng điều kiện được quy định. 

Thời gian đóng thông thường là đủ 12 tháng trong 24 tháng trước chấm dứt. Với hợp đồng từ đủ một tháng đến dưới 12 tháng, luật yêu cầu đủ 12 tháng trong 36 tháng. Hồ sơ phải nộp trong ba tháng từ ngày chấm dứt. Trong 10 ngày làm việc từ khi nộp đủ hồ sơ, người lao động phải không thuộc các trường hợp tại điểm d khoản 1 Điều 38, trong đó có việc làm thuộc diện BHXH bắt buộc và những trường hợp khác được luật liệt kê. 

Đây là mốc 10 ngày làm việc theo Luật Việc làm 2025, không phải mốc 15 ngày của quy định cũ. Ví dụ giả định, người nghỉ đúng luật nhưng chỉ có tám tháng BHTN trong thời gian được xét chưa thể được kết luận đủ điều kiện; phải kiểm tra có thời gian trước đó được bảo lưu hay không. Việc công ty đã hoàn tất hồ sơ bảo hiểm không bù được điều kiện thời gian đóng còn thiếu.

Ai nộp hồ sơ và nộp cho đâu?

Điều 14 Nghị định 374/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ gồm đề nghị hưởng, giấy tờ xác nhận chấm dứt được chấp nhận và sổ BHXH. Công ty cung cấp giấy tờ đúng căn cứ, chính xác thông tin; người lao động lựa chọn nơi và phương thức nộp theo thủ tục hiện hành. Tổ chức dịch vụ việc làm công tiếp nhận, xử lý hồ sơ, không phải công ty quyết định việc hưởng. 

Người nghỉ nên kiểm tra định danh và quá trình đóng ngay khi nhận hồ sơ. Nếu có sai, yêu cầu sửa sớm để tránh ảnh hưởng hạn ba tháng. Sau khi được hưởng, vẫn phải thông báo và cập nhật tình trạng theo quy định; quyết định hưởng không cho phép nhận tiếp bất kể đã có thay đổi việc làm.

Nếu công ty nợ bảo hiểm, khoản 3 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định trách nhiệm đóng đủ cho người chấm dứt để giải quyết kịp chế độ. Các trường hợp đơn vị không còn khả năng đóng có điều kiện đặc thù, không được áp dụng như ngoại lệ cho mọi công ty còn nợ. 

Doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Justix tại https://justix.vn/ để rà soát hồ sơ nghỉ việc và nghĩa vụ BHXH, BHTN.