Không đạt KPI có bị sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng lao động không?

Không đạt KPI chưa đủ để sa thải nhân viên. Nếu muốn đơn phương chấm dứt hợp đồng vì người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc, doanh nghiệp phải chứng minh tình trạng này theo tiêu chí trong quy chế đánh giá và đáp ứng các điều kiện tại Điều 36, Điều 37 Bộ luật Lao động 2019. Một bảng điểm thấp trong tháng không tự thay thế những điều kiện đó.

KPI trở thành căn cứ chấm dứt trong trường hợp nào?

Điểm a khoản 1 Điều 36 Bộ luật Lao động 2019 cho phép doanh nghiệp đơn phương khi người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng, được xác định bằng tiêu chí trong quy chế đánh giá của doanh nghiệp. Quy chế phải được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có. Việc đối thoại đối với nội dung này thực hiện theo Điều 63 và Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Doanh nghiệp có thể sử dụng KPI để cụ thể hóa tiêu chí, nhưng phải nối được chỉ tiêu với nhiệm vụ đã thỏa thuận. Chỉ tiêu doanh thu của bộ phận bán hàng, chẳng hạn, không đủ để đánh giá một nhân viên kỹ thuật không hoàn thành nhiệm vụ nếu công việc của người này không gắn với việc tạo doanh thu đó.

Pháp luật không đặt một mức chung như “dưới 80% trong hai tháng thì được cho nghỉ”. Doanh nghiệp lựa chọn ngưỡng, kỳ đánh giá và cách xác định việc không hoàn thành lặp lại, nhưng phải thiết kế phù hợp công việc và có thể chứng minh kết quả. Một bảng KPI được lập khi đã muốn cho nhân viên nghỉ sẽ không giúp giải thích người đó đã biết và phải thực hiện yêu cầu nào trước đó.

Một quy chế đánh giá cần trả lời được những câu hỏi nào?

Trước hết là nhân viên phải làm gì, kết quả được đo bằng dữ liệu nào và khi nào chốt. Với doanh số, cần xác định đơn hàng được ghi nhận khi ký, giao hàng hay thu tiền. Với chất lượng dịch vụ, phải biết lỗi được ghi nhận thế nào, ai xác nhận và phần trách nhiệm của nhân viên ở đâu. Nếu dữ liệu sai hoặc có phản hồi, quy chế nên có cách kiểm tra, sửa kết quả.

Tiếp theo là cách đánh giá khi điều kiện làm việc thay đổi. Nhân viên chuyển địa bàn, được giao thêm nhiệm vụ hoặc không được cung cấp nguồn lực đã dự kiến thì chỉ tiêu cũ có còn phù hợp không? Những tình huống này không mặc nhiên miễn đánh giá, nhưng cần được giải quyết để kết quả phản ánh đúng công việc và trách nhiệm.

Ví dụ giả định: nhân viên bán hàng đạt 70% chỉ tiêu vì nhiều đơn bị hủy sau khi công ty không cung cấp được hàng. Nếu quy chế tính toàn bộ đơn hủy vào kết quả không hoàn thành mà không xét nguyên nhân, hồ sơ sẽ khó giải thích phần thiếu hụt nào do nhân viên. Ngược lại, nếu người đó bỏ qua những yêu cầu công việc đã được giao và có điều kiện thực hiện, doanh nghiệp phải chỉ ra yêu cầu, dữ liệu và cách đánh giá tương ứng.

Vì sao không nên gọi không đạt KPI là sa thải?

Sa thải là hình thức kỷ luật, chỉ được áp dụng trong các trường hợp Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 và phải theo thủ tục kỷ luật. Không hoàn thành công việc là căn cứ đơn phương tại Điều 36 khi đủ điều kiện. Hai cơ chế yêu cầu hồ sơ và trình tự khác nhau. 

Nhân viên làm việc chưa hiệu quả có thể không vi phạm kỷ luật. Nếu đồng thời có một hành vi vi phạm, như không chấp hành nhiệm vụ, doanh nghiệp phải xác định hành vi, lỗi và quy định bị vi phạm riêng. Dùng một phiếu KPI để thay chứng cứ kỷ luật hoặc bỏ cuộc họp kỷ luật đều có thể khiến quyết định sai.

Hồ sơ cần có trước khi quyết định cho nghỉ

Hồ sơ đánh giá nên thể hiện nhiệm vụ, chỉ tiêu và ngày giao; dữ liệu gốc; cách chấm; kết quả từng kỳ; thông tin đã gửi cho nhân viên và ý kiến phản hồi. Muốn xác định việc “thường xuyên” không hoàn thành, phải đối chiếu nhiều kết quả theo đúng quy chế, thay vì chỉ chọn một kỳ bất lợi.

Chữ ký trên phiếu đánh giá phải được hiểu theo nội dung người lao động xác nhận. Ký nhận kết quả không đồng nghĩa đồng ý chấm dứt hợp đồng. Nếu nhân viên không ký, doanh nghiệp vẫn cần chứng minh việc thông báo và căn cứ đánh giá, chứ không coi sự từ chối ký là bằng chứng không hoàn thành.

Khi hồ sơ đã đủ, doanh nghiệp còn phải kiểm tra thời hạn báo trước tại khoản 2 Điều 36 và các trường hợp không được đơn phương tại Điều 37. Người lao động đang nghỉ thai sản hoặc nuôi con dưới 12 tháng, chẳng hạn, được bảo vệ theo Điều 37 dù đã có kết quả đánh giá thấp. Với thành viên ban lãnh đạo tổ chức đại diện người lao động, còn phải xét Điều 177. 

Doanh nghiệp có thể trao đổi yêu cầu cải thiện và tạo điều kiện để nhân viên sửa những hạn chế đã xác định. Việc này giúp hai bên hiểu yêu cầu và làm rõ kết quả, nhưng không thay được một quy chế hợp lệ. Nếu đơn phương trái pháp luật, trách nhiệm tại Điều 41 có thể gồm nhận lại làm việc, tiền lương, bảo hiểm trong thời gian không được làm việc và bồi thường. 

Công ty Luật TNHH Justix hỗ trợ xây dựng quy chế đánh giá và xem xét phương án xử lý nhân sự không hoàn thành công việc. Doanh nghiệp liên hệ tại https://justix.vn/.