Hợp đồng dịch vụ nên quy định nghiệm thu và việc phát sinh ra sao?

Hợp đồng dịch vụ nên xác định kết quả hoặc công việc phải thực hiện, tiêu chí nghiệm thu, thời hạn phản hồi và cơ chế duyệt yêu cầu phát sinh. Không phải dịch vụ nào cũng có thể cam kết cùng một kiểu kết quả. Điều 79 và Điều 80 Luật Thương mại phân biệt nghĩa vụ cung ứng theo kết quả với nghĩa vụ thực hiện bằng nỗ lực, khả năng cao nhất trong phạm vi áp dụng. Cách trả tiền và nghiệm thu phải phù hợp với bản chất dịch vụ đã thuê.

Nghiệm thu phải dựa vào một phạm vi đã thống nhất

Dịch vụ lập báo cáo, bảo trì hệ thống và tổ chức sự kiện có cách đánh giá khác nhau. Với báo cáo, đầu ra có thể là bộ tài liệu với nội dung và định dạng xác định. Với bảo trì, các bên có thể theo dõi số lượt kiểm tra, thời gian phản hồi và công việc đã thực hiện. Cam kết “bảo đảm khách hàng hài lòng” không giúp đo nghĩa vụ trong các tình huống này.

Điều 78 Luật Thương mại quy định các nghĩa vụ chung của bên cung ứng; Điều 85 quy định nghĩa vụ của khách hàng, gồm thanh toán, cung cấp kế hoạch, chỉ dẫn và thông tin cần thiết trong trường hợp luật định. Vì vậy, hợp đồng nên chỉ rõ dữ liệu, quyền truy cập hoặc quyết định nào do khách hàng cung cấp, cùng ảnh hưởng nếu chậm cung cấp.

Đặt thời hạn phản hồi nhưng đừng chỉ dựa vào im lặng

Hai bên có thể thỏa thuận khách hàng phản hồi trong một số ngày làm việc sau khi nhận đủ sản phẩm. Cần đi kèm cách xác định đã nhận, tiêu chí từ chối và cách bổ sung. Một thời hạn chỉ bắt đầu khi “hồ sơ đầy đủ” sẽ lại gây tranh luận nếu không liệt kê hồ sơ.

Nếu muốn sử dụng cơ chế được coi là chấp thuận khi không phản hồi, phải thỏa thuận rõ từ đầu, phù hợp quy định bắt buộc và loại dịch vụ. Khoản 2 Điều 393 Bộ luật Dân sự không coi im lặng là chấp nhận đề nghị giao kết, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc thói quen đã được xác lập. Không nên gửi sản phẩm rồi tự thêm điều kiện im lặng là nghiệm thu và cho rằng khách hàng đã bị ràng buộc.

Yêu cầu phát sinh có phải lúc nào cũng được thu thêm phí?

Điều 83 Luật Thương mại quy định về thay đổi trong quá trình cung ứng dịch vụ: trừ thỏa thuận khác, bên cung ứng phải tuân thủ yêu cầu thay đổi hợp lý của khách hàng; khách hàng chịu những chi phí hợp lý cho việc thực hiện yêu cầu thay đổi đó. Quy định này không biến mọi đề nghị sửa chữa thành công việc tính phí mới. Sửa lỗi để đáp ứng phạm vi ban đầu khác với mở rộng phạm vi đã thống nhất.

Giả định hợp đồng thiết kế website có mười trang nội dung. Sửa lỗi hiển thị của mười trang này thường phải xét trong nghĩa vụ ban đầu. Khách hàng yêu cầu thêm chức năng đặt lịch chưa có trong phạm vi là vấn đề khác. Một phiếu thay đổi nên thể hiện nội dung bổ sung, giá, thời hạn và ảnh hưởng tới những mốc đã cam kết, kèm phê duyệt của người có quyền.

Việc nhân viên dự án nói “cứ làm trước” có thể khiến cả hai bên khó xử nếu người đó không được duyệt chi phí. Hợp đồng nên phân biệt đầu mối kỹ thuật với người phê duyệt phát sinh và cho biết cách xử lý yêu cầu khẩn cấp.

Nếu khách hàng chậm nghiệm thu thì chuẩn bị gì?

Bên cung ứng nên gửi thông báo bàn giao rõ phiên bản, phạm vi đã hoàn thành, tài liệu đối chiếu và đề nghị phản hồi cụ thể. Nếu khách hàng từ chối, cần yêu cầu chỉ ra nội dung chưa đạt so với tiêu chí hợp đồng. Đồng thời ghi nhận sản phẩm đã được đưa vào sử dụng hay chưa, các lần yêu cầu sửa và kết quả thực hiện.

Không nên mặc định rằng khách hàng đã sử dụng một phần thì toàn bộ hợp đồng được nghiệm thu; cũng không nên coi thiếu chữ ký là bằng chứng công việc chưa bao giờ hoàn thành. Kết luận phải dựa trên cơ chế nghiệm thu và chứng cứ thực hiện. Việc tạm ngừng cung ứng vì chưa được trả tiền cần có căn cứ hợp đồng hoặc luật, kèm thông báo phù hợp.

Doanh nghiệp cần trao đổi về phạm vi dịch vụ, tiêu chí nghiệm thu hoặc chi phí phát sinh có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Justix qua https://justix.vn/.