Doanh nghiệp nào phải đăng ký nội quy lao động?

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký theo các Điều 118, 119 Bộ luật Lao động 2019. Dưới 10 người, doanh nghiệp không bắt buộc ban hành nội quy bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng theo khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nội quy thuộc diện đăng ký chỉ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. 

Số người lao động được tính thế nào?

Doanh nghiệp cần kiểm tra số người đang được sử dụng theo quan hệ lao động, không chỉ số người gọi là nhân viên chính thức hoặc có tên trên bảng đóng bảo hiểm. Nếu cộng tác viên thực chất làm việc theo hợp đồng lao động, việc đặt tên khác không loại người đó khỏi bước xác định quy mô.

Nếu dưới 10 người mà vẫn ban hành nội quy bằng văn bản, doanh nghiệp quyết định ngày có hiệu lực trong nội quy theo Điều 121. Khi quy mô tăng, cần kiểm tra lại nghĩa vụ đăng ký. Pháp luật không đặt một hạn nộp hằng năm chung cho mọi doanh nghiệp; mốc đăng ký gắn với ngày ban hành nội quy. 

Nội quy phải viết được đến mức có thể áp dụng

Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định các nhóm nội dung về thời giờ, trật tự, an toàn, phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ tài sản và bí mật, điều chuyển tạm thời, hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật, trách nhiệm vật chất và người có thẩm quyền xử lý. 

Doanh nghiệp cần cụ thể hóa theo hoạt động của mình. Công ty làm theo ca phải xác định giờ, cách đổi ca và việc chấp hành lịch. Công ty sử dụng dữ liệu khách hàng cần quy định quyền truy cập, cách bảo quản, bàn giao và hành vi sử dụng trái phép. Những nội dung này giúp người lao động biết yêu cầu trước khi có vi phạm và giúp công ty chỉ ra quy tắc đã bị vi phạm.

Riêng sa thải phải nằm trong các trường hợp tại Điều 125. Câu “vi phạm nghiêm trọng sẽ bị sa thải” không đủ thay cho căn cứ luật định. Với quấy rối tình dục, cần có hành vi và trình tự xử lý phù hợp các Điều 84, 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, bao gồm cách tiếp nhận, xác minh và bảo vệ người liên quan. 

Hồ sơ đăng ký và nơi nộp

Trước khi ban hành hoặc sửa nội quy, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có, theo khoản 3 Điều 118. Việc đối thoại đối với vụ việc liên quan được thực hiện theo Điều 63 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành, doanh nghiệp thuộc diện đăng ký phải nộp hồ sơ. Theo Điều 120, hồ sơ gồm văn bản đề nghị, nội quy, văn bản góp ý của tổ chức đại diện tại nơi có tổ chức này và các văn bản khác liên quan đến kỷ luật, trách nhiệm vật chất nếu có. 

Thủ tục công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 xác định cơ quan tiếp nhận là cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc cơ quan cấp xã được cấp tỉnh ủy quyền. Quy định này gắn với Điều 67 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Trước khi nộp, doanh nghiệp cần xác định đầu mối và cổng tiếp nhận tại địa phương nơi đăng ký kinh doanh. 

Trong 7 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền thông báo và hướng dẫn sửa, đăng ký lại nếu nội quy có nội dung trái luật. Thời hạn kiểm tra này khác mốc 15 ngày để nội quy có hiệu lực theo Điều 121. Việc cơ quan tiếp nhận hồ sơ không làm một điều khoản trái pháp luật trở thành hợp pháp. 

Sau đăng ký còn cần làm gì?

Khoản 4 Điều 118 yêu cầu thông báo nội quy tới người lao động, gửi tổ chức đại diện nếu có và niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết. Doanh nghiệp nên lưu được bản đã phổ biến và tài liệu chứng minh việc phổ biến. Khi sửa nội quy, phải xác định rõ bản mới áp dụng từ ngày nào để tránh dùng nhầm khi xử lý vi phạm. 

Từ 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt. Theo khoản 2 Điều 25 và Điều 7, doanh nghiệp là tổ chức không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 người, hoặc không đăng ký theo quy định, có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng tùy hành vi và tình tiết. 

Công ty Luật TNHH Justix hỗ trợ xây dựng, rà soát và đăng ký nội quy lao động. Doanh nghiệp có thể trao đổi hồ sơ tại https://justix.vn/.