Điều khoản thanh toán nên viết thế nào để tránh khó đòi tiền?

Điều khoản thanh toán cần xác định số tiền, điều kiện đến hạn, hồ sơ phải cung cấp và cách xác nhận việc đã nhận hồ sơ. Với mua bán hàng hóa, Điều 50 Luật Thương mại yêu cầu bên mua thanh toán theo thỏa thuận; Điều 55 có quy tắc bổ sung khi các bên không thỏa thuận khác. Hợp đồng càng phụ thuộc một xác nhận nội bộ không có thời hạn, bên bán càng khó xác định từ ngày nào khách hàng đã chậm trả.

Đừng để mốc trả tiền chỉ nằm trong một câu chung

Câu “thanh toán sau khi hoàn tất hồ sơ” để ngỏ cả thành phần hồ sơ và người xác nhận. Bên bán có thể cho rằng đã đủ, còn bên mua liên tục yêu cầu tài liệu mới. Nên liệt kê chứng từ, địa chỉ tiếp nhận và thời hạn phản hồi nếu hồ sơ thiếu; phân biệt thiếu sót ảnh hưởng nghĩa vụ trả tiền với sai sót có thể bổ sung sau.

Nghiệm thu và hóa đơn cũng cần được đặt đúng vai trò. Hai bên có thể thỏa thuận hồ sơ thanh toán, nhưng việc ghi nhận một nghĩa vụ thuế hoặc xuất hóa đơn không tự chứng minh đã hoàn thành toàn bộ hàng hóa, dịch vụ. Ngược lại, nếu hàng đã được nhận và sử dụng, việc không ký một chứng từ riêng phải được xem cùng điều kiện thanh toán và chứng cứ thực hiện, không nên coi là lý do đương nhiên được giữ tiền vô thời hạn.

Thiết kế lịch trả tiền theo phần việc kiểm soát được

Hợp đồng giao nhiều đợt nên phân bổ giá trị và hạn trả của từng đợt. Nếu một phần có tranh chấp, cơ chế thanh toán phần không tranh chấp giúp hạn chế việc cả dòng tiền bị giữ lại. Đây là phương án cần đàm phán, không phải quyền mặc định được áp dụng cho mọi hợp đồng.

Giả định bên bán giao ba lô hàng, mỗi lô 200 triệu đồng. Hai bên có thể thống nhất từng lô đến hạn sau khi giao đủ chứng từ của chính lô đó. Nếu lô thứ ba thiếu tài liệu, điều khoản này giúp xác định rõ hai lô trước vẫn đến hạn, thay vì chờ “hoàn tất toàn bộ hợp đồng”.

Với dịch vụ, nên gắn từng khoản với đầu ra đã định nghĩa. Nếu khách hàng phải cung cấp dữ liệu để bên cung ứng tiếp tục làm việc, hợp đồng cần có cách xử lý chậm phối hợp và ảnh hưởng tới lịch thanh toán. Không nên giao hết quyền xác định hoàn thành cho một bên mà không có tiêu chí.

Khi nào bên mua được ngừng thanh toán?

Điều 51 Luật Thương mại, trừ thỏa thuận khác, cho phép ngừng thanh toán tiền mua hàng trong các trường hợp có bằng chứng về việc bên bán lừa dối, hàng đang là đối tượng tranh chấp hoặc hàng giao không phù hợp hợp đồng. Quy định này áp dụng cho tiền mua hàng và có điều kiện chứng minh; không phải cơ chế chung để ngừng mọi khoản tiền chỉ vì quan hệ hai bên đang bất đồng.

Riêng trường hợp bằng chứng ở khoản 2 và khoản 3 Điều 51 không xác thực mà gây thiệt hại cho bên bán, bên mua phải bồi thường và chịu chế tài khác theo luật. Do đó, một email nói “đang kiểm tra chất lượng” nên đi cùng tài liệu chỉ ra lỗi, phần hàng liên quan và căn cứ giữ tiền. Việc giữ toàn bộ tiền cho một thiếu sót nhỏ cũng cần được đánh giá theo hợp đồng và phạm vi quyền được áp dụng.

Chuẩn bị hồ sơ đòi tiền ngay từ lần giao đầu

Người quản lý hợp đồng nên theo dõi từng nghĩa vụ đã hoàn thành, ngày gửi chứng từ, phản hồi của bên mua và các khoản đã thanh toán. Khi đòi tiền, bảng đối chiếu cần chỉ ra số tiền gốc, hạn trả và chứng cứ cho từng dòng. Biên bản xác nhận công nợ có ích, nhưng không nên vì chưa lấy được chữ ký mà bỏ quên hợp đồng, giao nhận và dữ liệu thanh toán đang có.

Nếu đối tác đề nghị giãn nợ, phụ lục nên ghi rõ lịch mới, xử lý khoản lãi đã phát sinh và hậu quả khi tiếp tục trễ. Một lời hẹn qua điện thoại có thể giúp giữ quan hệ, nhưng không đủ rõ cho việc quản lý thời hiệu và chứng minh sự thay đổi nghĩa vụ.

Doanh nghiệp có thể liên hệ Công ty Luật TNHH Justix qua https://justix.vn/ để trao đổi về điều kiện thanh toán hoặc hồ sơ của khoản phải thu đang vướng.