Chốt đơn qua email, Zalo có tạo thành hợp đồng không?

Trao đổi qua email hoặc Zalo có thể tạo thành hợp đồng nếu thể hiện được đề nghị và sự chấp nhận, chủ thể có thẩm quyền cùng các điều kiện hiệu lực khác. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được tạo ở dạng điện tử, theo Điều 8 Luật Giao dịch điện tử 2023. Tuy nhiên, một ảnh chụp đoạn chat chưa đủ để kết luận mọi nội dung trong đó đã ràng buộc doanh nghiệp.

Có cuộc trao đổi chưa có nghĩa đã có thỏa thuận

Theo Điều 386 và Điều 393 Bộ luật Dân sự, đề nghị giao kết phải thể hiện ý định giao kết, chịu ràng buộc; chấp nhận là đồng ý toàn bộ nội dung đề nghị. Nếu bên nhận trả lời có sửa giá, thay quy cách hoặc đặt thêm điều kiện thì Điều 392 coi đó là đề nghị mới.

Giả định bên bán gửi báo giá 500 sản phẩm, bên mua trả lời “đồng ý, nhưng giao thành hai đợt và thanh toán sau 60 ngày”. Câu trả lời chưa phải sự chấp nhận nguyên vẹn báo giá ban đầu. Cần tìm tiếp phản hồi của bên bán hoặc hành vi thực hiện cho thấy hai bên đã thống nhất lịch giao và thanh toán nào.

Sự im lặng cũng không mặc nhiên là chấp nhận, trừ khi có thỏa thuận hoặc thói quen đã được xác lập giữa các bên theo khoản 2 Điều 393. Một dòng cuối báo giá do bên bán tự thêm “không phản hồi là đồng ý” chưa tự chứng minh bên mua đã thỏa thuận cơ chế đó.

Giá trị văn bản khác với giá trị chứng minh

Điều 9 Luật Giao dịch điện tử quy định điều kiện để thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu về văn bản, gắn với khả năng truy cập và sử dụng để tham chiếu. Điều 11 quy định giá trị chứng cứ dựa trên độ tin cậy của cách tạo, gửi, nhận, lưu trữ, tính toàn vẹn và khả năng xác định người khởi tạo.

Vì vậy, cần giải quyết hai câu hỏi: giao dịch có đáp ứng hình thức luật yêu cầu không, và tài liệu xuất trình có đáng tin để chứng minh nội dung giao dịch không. Với mua bán hàng hóa thông thường, Điều 24 Luật Thương mại cho phép nhiều hình thức, nhưng vẫn bảo lưu trường hợp pháp luật bắt buộc lập văn bản. Không nên áp kết luận về một đơn hàng thông thường cho giao dịch có yêu cầu công chứng hoặc thủ tục riêng.

Tài khoản người gửi có ràng buộc công ty không?

Tên hiển thị, ảnh đại diện hoặc chữ ký cuối email chưa tự xác định quyền ký. Quy tắc về đại diện tại Điều 141 đến Điều 143 Bộ luật Dân sự vẫn cần được áp dụng. Thư gửi từ tài khoản nhân viên bán hàng có thể rất quan trọng về chứng cứ, nhưng phải đặt cạnh nhiệm vụ được giao, ủy quyền và cách doanh nghiệp đã xác nhận hoặc thực hiện giao dịch.

Doanh nghiệp có thể giảm tranh cãi bằng việc ghi trong hợp đồng khung danh sách đầu mối, địa chỉ email, phạm vi xác nhận đơn và người được phê duyệt thay đổi giá. Một đầu mối được nhận yêu cầu kỹ thuật không nhất thiết được quyền sửa thời hạn trả tiền.

Giữ hồ sơ điện tử thế nào để còn sử dụng được?

Nên lưu chuỗi trao đổi đầy đủ, tệp đính kèm đúng phiên bản, dữ liệu về người gửi và thời gian, xác nhận đơn, chứng từ giao hàng và thanh toán. Khi có nguy cơ tranh chấp, cần giữ dữ liệu gốc thay vì chỉ chuyển tiếp ảnh chụp; ảnh cắt thiếu đoạn có thể làm mất bối cảnh của sự chấp nhận.

Với hợp đồng ký trên nền tảng điện tử, nên lưu cả tài liệu đã ký, thông tin kiểm tra chữ ký và lịch sử thao tác mà hệ thống cung cấp, theo cách bảo đảm chứng cứ và lưu trữ tại Điều 11, Điều 13 Luật Giao dịch điện tử.[1] Việc lựa chọn loại chữ ký phải theo yêu cầu pháp luật và giao dịch cụ thể; không đồng nhất thao tác gõ tên hoặc gửi ảnh chữ ký với chữ ký số có các điều kiện pháp lý riêng.

Khi cần đánh giá một chuỗi email hoặc tin nhắn đã đủ hình thành hợp đồng hay chưa, doanh nghiệp có thể trao đổi với Công ty Luật TNHH Justix tại https://justix.vn/ và cung cấp toàn bộ diễn biến giao dịch.