Chậm đóng và trốn đóng BHXH khác nhau thế nào? Doanh nghiệp phải khắc phục ra sao?

Chậm đóng và trốn đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) được phân biệt theo hành vi, thời hạn và điều kiện tại Điều 38, Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, Nghị định 274/2025/NĐ-CP. Một khoản nợ chưa tự chứng minh có tội phạm; nhưng nợ kéo dài hoặc kê khai thiếu đối tượng, thấp lương có thể phải xử lý theo cơ chế trốn đóng. Doanh nghiệp cần xác định đúng sai sót trước khi tính nghĩa vụ và làm việc với cơ quan BHXH. 

Đã đăng ký nhưng chưa nộp và không đăng ký là hai vấn đề khác nhau

Điều 38 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định các trường hợp chậm đóng, gồm chưa đóng hoặc đóng thiếu so với hồ sơ đã đăng ký sau hạn, cùng việc chưa đăng ký hoặc đăng ký thiếu đối tượng trong thời gian luật xác định. Điều 39 quy định trốn đóng, trong đó có không đăng ký đủ đối tượng sau hạn để không đóng đủ, kê khai lương thấp hơn quy định và không nộp đủ khoản đã đăng ký sau mốc thời gian, đôn đốc tương ứng.

Thời điểm chuyển hành vi được Điều 6 Nghị định 274/2025/NĐ-CP xác định theo từng trường hợp. Không đăng ký phải xét 60 ngày từ khi hết hạn đăng ký; đăng ký lương thấp xét theo kỳ đóng; nợ tiền đã đăng ký còn phải xem thời gian và văn bản đôn đốc. Vì thế, không dùng chung kết luận “quá 60 ngày là trốn đóng” cho mọi khoản. 

Ví dụ giả định, công ty đã khai đúng toàn bộ nhân viên và lương nhưng chậm chuyển tiền khác với công ty luôn nộp đúng số đã khai mà bỏ một nhóm nhân viên. Trường hợp sau vẫn có nghĩa vụ thiếu dù trên hồ sơ đã đăng ký không có khoản nợ. Khi kiểm tra, phải so dữ liệu bảo hiểm với hợp đồng và bảng lương thực tế.

Khó khăn tài chính có được miễn trách nhiệm không?

Việc thiếu tiền hoặc khách chưa thanh toán không tự đưa doanh nghiệp vào trường hợp có lý do chính đáng để không bị coi là trốn đóng. Khoản 2 Điều 39 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định điều kiện riêng; doanh nghiệp phải có tài liệu chứng minh phù hợp. 

Công ty nên tách việc giải thích nguyên nhân với việc khắc phục nghĩa vụ. Kế hoạch trả dần nội bộ có thể giúp bố trí dòng tiền, nhưng không tự sửa thời hạn pháp luật. Nếu viện dẫn một sự kiện khách quan, hồ sơ phải giải thích tác động và đáp ứng quy định áp dụng, thay vì chỉ có báo cáo kinh doanh khó khăn.

Khoản phải nộp gồm tiền thiếu và khoản tính theo ngày

Khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều 41 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 yêu cầu đóng đủ khoản chậm hoặc trốn đóng, cùng số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày được xác định theo quy định. Đây là khoản nộp vào quỹ, khác với tiền phạt hành chính. Nghị định 274 hướng dẫn việc tính và xử lý. 

Ví dụ giả định, nếu số tiền phải tính là 100 triệu đồng và số ngày theo luật là 30 ngày, phép tính 100 triệu × 0,03% × 30 cho kết quả 900.000 đồng. Hồ sơ thực tế có nhiều tháng, nộp từng phần hoặc trải qua thay đổi pháp luật thì phải tính từ dữ liệu từng kỳ, không lấy số dư cuối cùng nhân toàn bộ thời gian.

Điều chỉnh bảo hiểm cũng không luôn là trốn đóng. Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định những trường hợp truy thu, truy đóng, như tăng lương hồi tố. Công ty cần xác định nguyên nhân để biết khoản phải nộp và thời hạn của việc điều chỉnh. 

Khi nào có thể bị xử phạt hoặc truy cứu hình sự?

Từ 10/9/2026, chế tài hành chính áp dụng theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức xử phạt phụ thuộc hành vi, đối tượng, số người, số tiền và tình tiết. Điều 7 có quy tắc riêng về mức áp dụng cho cá nhân, tổ chức và ngoại lệ, nên không tự nhân đôi mọi mức được ghi trong nghị định. 

Điều 216 Bộ luật Hình sự đặt các điều kiện riêng của tội trốn đóng về nghĩa vụ, gian dối hoặc thủ đoạn khác, thời gian, quy mô và tiền sử xử phạt. Nghị quyết 05/2019/NQ-HĐTP hướng dẫn áp dụng. Một hành vi bị xác định là trốn đóng theo Luật BHXH chưa có nghĩa đã đủ mọi yếu tố của tội này; phải kiểm tra cấu thành và trách nhiệm của từng chủ thể. 

Nộp tiền khắc phục cũng không tự xóa tất cả trách nhiệm. Tuy vậy, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện để giải quyết nghĩa vụ và hạn chế việc tiếp tục ảnh hưởng quyền lợi người lao động. Theo khoản 8 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, việc không thực hiện đầy đủ trách nhiệm đóng mà gây thiệt hại còn có thể phát sinh bồi thường. 

Bắt đầu khắc phục từ đâu?

Doanh nghiệp nên lập bảng theo người và tháng: ngày thuộc diện, lương đúng, số khai, số đóng, hạn đóng và văn bản đôn đốc. Từ đó mới phân loại sai sót, điều chỉnh hồ sơ, tính khoản còn thiếu và làm việc với cơ quan BHXH. Người sắp nghỉ hoặc hưởng chế độ cần được xử lý kịp thời; khoản 3 Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định trách nhiệm đóng đủ đối với những trường hợp này. 

Với khoản trước 01/7/2025 hoặc hành vi kéo dài qua 10/9/2026, phải kiểm tra chuyển tiếp theo từng thời kỳ. Công ty Luật TNHH Justix hỗ trợ rà soát nghĩa vụ còn thiếu và phương án khắc phục; doanh nghiệp liên hệ tại https://justix.vn/.