Chậm cấp phép nhập khẩu hoặc công bố sản phẩm có phải bất khả kháng không?

Chậm cấp phép nhập khẩu hoặc xử lý hồ sơ công bố sản phẩm không đương nhiên là sự kiện bất khả kháng. Doanh nghiệp phải làm rõ nguyên nhân chậm, nghĩa vụ mà mình đã nhận và khả năng khắc phục. Theo pháp luật Việt Nam, sự kiện khách quan vẫn cần đáp ứng điều kiện không thể lường trước và không thể khắc phục dù đã áp dụng các biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép. Việc ghi nhận định nghĩa này tại khoản 1 Điều 156 Bộ luật Dân sự cần được đọc cùng quy định về trách nhiệm hợp đồng.

Hồ sơ chậm vì cơ quan xử lý hay vì chính các bên

Một tình huống giả định: doanh nghiệp nhập khẩu đặt sản xuất hàng theo yêu cầu của nhà phân phối trong nước. Nhà máy đã hoàn thành hàng, nhưng hồ sơ cho thị trường Việt Nam chưa được giải quyết. Nhà phân phối yêu cầu trả tiền cọc, còn doanh nghiệp nhập khẩu cho rằng thủ tục hành chính kéo dài nên mình không chịu trách nhiệm.

Tranh luận sẽ khó có kết quả nếu chỉ dừng ở việc hàng đã sản xuất hay chưa. Cần kiểm tra hồ sơ đã đầy đủ chưa, ai có trách nhiệm cung cấp tài liệu, có yêu cầu bổ sung nào chưa được đáp ứng và hợp đồng quy định thời điểm giao hàng thế nào. Thời gian sửa tài liệu sai thường phải được phân biệt với thời gian cơ quan xử lý một bộ hồ sơ hợp lệ.

Nếu các bên biết ngay từ khi ký rằng hàng chỉ được nhập khẩu hoặc lưu hành sau một thủ tục nhất định, bản thân việc phải chờ thủ tục thường là rủi ro cần dự liệu. Một thay đổi đột xuất về quy trình hoặc quyết định mới có thể dẫn đến đánh giá khác, nhưng vẫn phải chứng minh tác động thực tế tới nghĩa vụ bị chậm.

Phải xem riêng hợp đồng nước ngoài và hợp đồng trong nước

Trong chuỗi giao dịch, doanh nghiệp nhập khẩu có thể đồng thời mua của nhà máy nước ngoài và bán cho khách hàng Việt Nam. Hai hợp đồng không tự động có cùng luật áp dụng, cùng thời hạn hoặc cùng điều kiện miễn trách nhiệm. Việc nhà máy được miễn trách nhiệm với nhà nhập khẩu không có nghĩa nhà nhập khẩu cũng được miễn với nhà phân phối.

Đối với hợp đồng mua bán quốc tế thuộc phạm vi CISG và không bị loại trừ, Điều 79 yêu cầu chứng minh trở ngại ngoài khả năng kiểm soát, không thể được trông đợi hợp lý là đã tính đến hoặc tránh, khắc phục trở ngại hay hậu quả. Không nên thay phép kiểm tra này bằng việc áp dụng máy móc định nghĩa của luật Việt Nam.

Với quan hệ do Luật Thương mại điều chỉnh, Điều 294 còn tách riêng trường hợp thực hiện quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền mà các bên không thể biết khi giao kết. Căn cứ này cần được xem đúng điều kiện của nó, thay vì gộp mọi vướng mắc hành chính thành bất khả kháng.

Chuẩn bị chứng cứ trước khi yêu cầu bên kia tiếp tục hợp đồng

Doanh nghiệp nên lập tiến trình từ lúc thống nhất sản phẩm đến lúc nộp, bổ sung và nhận phản hồi hồ sơ. Mỗi khoảng chậm cần gắn với một tài liệu, một người có nghĩa vụ và một tác động đến lịch giao hàng. Email yêu cầu ký ủy quyền hoặc xác nhận nhãn chỉ hữu ích khi chứng minh được đã gửi đúng người và tài liệu đó thực sự cần cho thủ tục.

Trong thời gian xử lý, các bên có thể thống nhất mốc cập nhật, giới hạn chi phí bảo quản và điều kiện tiếp tục sản xuất. Không nên tự đổi lịch thanh toán chỉ vì hàng đã hoàn thành nếu hợp đồng chưa cho phép. Justix có thể hỗ trợ đối chiếu hai tầng hợp đồng, xác định phần chậm có thể bảo vệ và soạn phương án thương lượng trên cơ sở chứng cứ.