Công ty du lịch thu thập và lưu ảnh hộ chiếu của khách thế nào cho đúng?

Công ty du lịch thu thập và lưu ảnh hộ chiếu của khách thế nào cho đúng?

Công ty du lịch có thể xử lý thông tin hộ chiếu để thực hiện dịch vụ khi có căn cứ phù hợp, xác định rõ mục đích và bảo vệ dữ liệu trong suốt quá trình sử dụng. Không nên mặc định mọi tour đều cần giữ toàn bộ ảnh hộ chiếu hoặc được lưu vô thời hạn. Doanh nghiệp cần kiểm tra cả khâu nhận hồ sơ, gửi cho đối tác, bàn giao cho hướng dẫn viên và xử lý sau chuyến đi.

Thông tin hộ chiếu có phải dữ liệu cá nhân nhạy cảm không?

Khoản 7 Điều 3 Nghị định 356/2025/NĐ-CP xếp số hộ chiếu vào dữ liệu cá nhân cơ bản. Tuy nhiên, hồ sơ khách thường còn có nhiều thông tin khác. Doanh nghiệp phải phân loại theo nội dung thực tế, không coi cả bộ hồ sơ là dữ liệu cơ bản chỉ vì có tên “hồ sơ hộ chiếu”.

Thông tin sức khỏe và dữ liệu sinh trắc học thuộc danh mục nhạy cảm tại Điều 4 Nghị định. Hồ sơ thị thực hoặc yêu cầu hỗ trợ đặc biệt có thể chứa dữ liệu thuộc nhóm này. Cũng không nên đồng nhất mọi ảnh chân dung hoặc bản chụp hộ chiếu với dữ liệu sinh trắc học mà bỏ qua cách xử lý cụ thể.

Phân loại cơ bản không có nghĩa được gửi công khai. Các nguyên tắc về mục đích, phạm vi, bảo vệ và thời gian lưu tại Điều 3 Luật 91/2025/QH15 vẫn áp dụng.

Khi nhận hộ chiếu của khách, cần thông báo và xin đồng ý thế nào?

Khoản 1 Điều 11 Luật 91/2025/QH15 đặt nguyên tắc phải có sự đồng ý trước khi thu thập, trừ trường hợp pháp luật quy định khác. Điều 9 yêu cầu người đồng ý biết loại dữ liệu, mục đích, bên kiểm soát hoặc bên kiểm soát và xử lý, cùng quyền và nghĩa vụ của mình.

Nếu dựa vào điểm d khoản 1 Điều 19 để xử lý phục vụ thỏa thuận với khách, cần xác định chính xác dịch vụ đã giao kết và dữ liệu cần dùng. Khách ký hợp đồng tour không đồng nghĩa chấp thuận mọi hoạt động sử dụng ảnh hộ chiếu hoặc chia sẻ cho bất kỳ bên nào.

Doanh nghiệp nên giải thích tại điểm tiếp nhận: cần thông tin gì, để làm công việc nào, bên nào sẽ tiếp cận, lưu theo tiêu chí nào và khách liên hệ ở đâu. Khi áp dụng sự đồng ý, cần lưu bằng chứng theo Điều 6 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, không chỉ lưu ảnh giấy tờ mà bỏ mất thông báo và nội dung khách đã lựa chọn.

Có phải luôn yêu cầu khách gửi toàn bộ ảnh hộ chiếu?

Cần xác định yêu cầu của từng dịch vụ. Nếu công việc chỉ cần một số trường thông tin, doanh nghiệp nên xem xét cách tiếp nhận phù hợp. Nếu phải nộp bản chụp để thực hiện thủ tục, cần xác định đúng bên yêu cầu, loại bản chụp và phạm vi sử dụng.

Không tự che hoặc bỏ thông tin trên tài liệu dùng nộp thủ tục nếu việc đó làm hồ sơ không hợp lệ. Việc giảm dữ liệu phải đi cùng yêu cầu thực tế; có thể giới hạn người nhận, thời gian truy cập hoặc bản sao phục vụ nội bộ.

Nhân viên điều hành có thể dùng bảng để ghi rõ đầu mối nhận và căn cứ của từng lần bàn giao. Danh sách nên được cập nhật khi thay hãng vận chuyển, đối tác hoặc người phụ trách đoàn.

Nhận dữ liệu từ đại lý hoặc trưởng đoàn có đủ căn cứ chưa?

Việc một người gửi hồ sơ của cả đoàn không tự chứng minh người đó được quyền quyết định mọi hoạt động xử lý thay từng khách. Doanh nghiệp nên kiểm tra tư cách đại diện, nội dung khách đã được thông báo và bằng chứng về căn cứ xử lý. Với trẻ em, cần đối chiếu vai trò người đại diện theo Điều 24 Luật 91/2025/QH15.

Khi thuê hoặc ủy quyền cho bên thứ ba thu thập, lưu trữ, sử dụng thông tin người tiêu dùng, khoản 2 Điều 15 Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng yêu cầu sự đồng ý và văn bản xác định phạm vi, trách nhiệm. Thỏa thuận giữa các công ty trong một “liên minh” tổ chức tour cũng cần làm rõ ai thu, ai nhận, ai xử lý yêu cầu của khách.

Gửi dữ liệu xin visa hoặc đặt khách sạn nước ngoài có phải lập hồ sơ chuyển dữ liệu không?

Trước hết phải xác định có hoạt động chuyển xuyên biên giới theo Điều 20 Luật hay không. Việc gửi cho bên nhận ở nước ngoài, đưa lên hệ thống lưu trữ ngoài Việt Nam hoặc dùng nền tảng ở nước ngoài để xử lý dữ liệu thu tại Việt Nam đều cần được đối chiếu.

Điểm đ khoản 3 Điều 17 Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định ngoại lệ đánh giá tác động đối với việc cung cấp dữ liệu xuyên biên giới để ký kết hợp đồng hoặc thực hiện thủ tục liên quan đến vận chuyển xuyên biên giới, hậu cần, chuyển tiền, thanh toán, khách sạn, xin thị thực, xin học bổng.

Ngoại lệ này cần đối chiếu theo từng luồng dữ liệu. Không tự mở rộng sang việc lưu toàn bộ hồ sơ khách trên nền tảng nước ngoài để chăm sóc, phân tích hoặc tiếp thị. Đây cũng không phải sự miễn trừ nghĩa vụ về căn cứ xử lý, bảo vệ dữ liệu hay đánh giá tác động xử lý dữ liệu khi thuộc diện áp dụng.

Sau tour, có được giữ ảnh hộ chiếu để khách đặt lần sau không?

Phải xác định mục đích, căn cứ và thời hạn phù hợp theo Điều 3, Điều 14 Luật 91/2025/QH15. “Khách có thể quay lại” không đủ để quyết định giữ mọi giấy tờ vô thời hạn. Nếu tiếp tục lưu cho lần sử dụng dịch vụ sau, cần xác lập căn cứ và phạm vi phù hợp, tách khỏi tài liệu phải lưu theo quy định khác.

Ví dụ minh họa: công ty lưu danh sách hợp đồng và chứng từ thanh toán để thực hiện nghĩa vụ liên quan, nhưng ảnh hộ chiếu trong nhóm chat điều hành không còn cần cho tour đã kết thúc. Hai nhóm tài liệu cần được xem xét riêng; việc phải lưu chứng từ không tự cho phép giữ mọi bản chụp giấy tờ đi kèm.

Nên kiểm tra bản sao trong điện thoại nhân viên, email, nhóm chat, phần mềm và phía đối tác. Khi khách yêu cầu xóa, doanh nghiệp cần xác minh, đối chiếu căn cứ còn phải lưu và phản hồi theo Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, thay vì hứa xóa ngay toàn bộ hoặc từ chối chung chung.

Cần rà soát cách tiếp nhận và chia sẻ hồ sơ khách đi tour?

Doanh nghiệp có thể chuẩn bị mẫu đăng ký, hợp đồng tour, thông báo dữ liệu và sơ đồ bàn giao hồ sơ đã che thông tin định danh. Justix sẽ trao đổi phạm vi bảo vệ dữ liệu khách hàng, xác định tài liệu pháp lý cần sửa theo cách tổ chức dịch vụ. Liên hệ 0372717888 / 0878853686.