Bên mua không cung cấp hồ sơ nhập khẩu, bên bán có được miễn trách nhiệm giao chậm?

Bên bán có thể có căn cứ phản đối trách nhiệm giao chậm nếu việc không giao được hàng xuất phát từ nghĩa vụ phối hợp mà bên mua đã không thực hiện. Tuy nhiên, đây không nhất thiết là bất khả kháng. Khi Luật Thương mại áp dụng, điểm c khoản 1 Điều 294 quy định riêng trường hợp hành vi vi phạm hoàn toàn do lỗi của bên kia. Cần chứng minh đầy đủ điều kiện này, không chỉ đưa ra một email nhắc hồ sơ.

Ghi ai làm hồ sơ chưa đủ để xác định toàn bộ trách nhiệm

Trong tình huống giả định, bên bán phụ trách làm thủ tục cho một mặt hàng nhập khẩu, còn bên mua phải cung cấp tài liệu về chủ thể nhận hàng và ký ủy quyền theo thỏa thuận. Bên mua cho rằng mình chỉ phải nhận sản phẩm hoàn chỉnh; bên bán lại cho rằng thiếu chữ ký nên mọi chậm trễ đều thuộc về bên mua.

Cần đọc cả hợp đồng, phụ lục và các trao đổi được chấp nhận để xác định việc phân công. Một bên có thể đứng tên nộp hồ sơ nhưng vẫn cần dữ liệu do bên kia nắm giữ. Ngược lại, việc bên bán tự yêu cầu thêm tài liệu không có trong thỏa thuận và không cần theo thủ tục chưa đủ làm phát sinh nghĩa vụ cho bên mua.

Thời điểm yêu cầu cũng quan trọng. Nếu bên bán chỉ gửi tài liệu cần ký ngay trước hạn giao hàng, trong khi hoàn toàn có thể chuẩn bị sớm, việc bên mua phản hồi chậm vài ngày chưa giải thích được toàn bộ thời gian quá hạn. Trường hợp có nhiều nguyên nhân, cần tách phần ảnh hưởng của từng nguyên nhân.

Luật Việt Nam và CISG không dùng cùng một cách diễn đạt

Khoản 3 Điều 351 Bộ luật Dân sự cũng nói đến việc nghĩa vụ không thực hiện được hoàn toàn do lỗi của bên có quyền. Vì vậy, doanh nghiệp viện dẫn căn cứ này cần kiểm tra cả phần công việc của mình: đã đặt hàng đúng lúc, cung cấp mẫu đúng và hoàn thiện các giấy tờ thuộc trách nhiệm hay chưa.

Trong hợp đồng mua bán quốc tế thuộc CISG, Điều 80 không cho một bên dựa vào việc bên kia không thực hiện nghĩa vụ trong phạm vi sự không thực hiện đó do hành vi hoặc thiếu sót của chính mình gây ra. Cách quy định theo phạm vi tác động này cần được giữ đúng khi lập luận; không thay bằng kết luận rằng mọi vi phạm đều được miễn hoàn toàn. Điều 60 còn đề cập những việc bên mua có thể được trông đợi hợp lý phải làm để bên bán giao hàng.

Thư yêu cầu phối hợp cần chỉ ra việc có thể thực hiện ngay

Một công văn hữu ích nên nêu rõ tài liệu đang thiếu, căn cứ yêu cầu, người cần ký, cách gửi và thời hạn phù hợp. Nên giải thích việc thiếu tài liệu cản trở bước nào, đồng thời cung cấp bản hoàn chỉnh để đối tác có thể phản hồi. Yêu cầu chung chung như “phối hợp đầy đủ” rất khó dùng để chứng minh một vi phạm cụ thể.

Nếu hồ sơ chưa thể nộp, doanh nghiệp cần ghi nhận tình trạng hàng và đề xuất cách hạn chế chi phí. Việc tiếp tục sản xuất thêm trong khi biết điều kiện nhập khẩu chưa được đáp ứng có thể làm phát sinh tranh luận về tổn thất đáng lẽ tránh được. Yêu cầu bồi thường theo Luật Thương mại vẫn phải có vi phạm, thiệt hại và quan hệ nhân quả, cùng chứng cứ về mức tổn thất.

Thay vì gửi ngay yêu cầu trả toàn bộ tiền hàng hoặc tuyên bố mất cọc, nên xác định nghĩa vụ nào đã đến hạn và nghĩa vụ nào còn phụ thuộc điều kiện. Justix hỗ trợ rà soát tiến trình phối hợp, xây dựng thư yêu cầu khắc phục và đại diện làm việc với đối tác để bảo vệ phương án tiếp tục hoặc kết thúc hợp đồng có căn cứ.